Nhảy tới nội dung

Phiếu kế toán tổng hợp

Màn hình phiếu kế toán tổng hợp​

Giải thích các trường dữ liệu​

Các trường thông tin chi tiết

Phát sinh nợ / Phát sinh có ngoại tệ

Số phát sinh nợ / có theo đồng tiền giao dịch. Trong cùng một dòng, nếu số phát sinh nợ ngoại tệ khác 0 thì số phát sinh có ngoại tệ bằng 0. Nếu có sự thay đổi giá trị phát sinh nợ ngoại tệ thì sẽ tính toán lại giá trị phát sinh nợ=phát sinh nợ ngoại tệ * tỷ giá. Có thể nhập số âm.

Phát sinh nợ / Phát sinh có

Số phát sinh nợ / có theo đồng tiền hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì không hiện trường này. Trường này bằng số phát sinh nợ ngoại tệ nhân với tỷ giá quy đổi nhưng được phép sửa.

Diễn giải

Diễn giải về nội dung phát sinh. (Xem kết hợp thêm ví dụ trong phần diễn giải chung)

Lưu ý:
Để ghi chú diễn giải trong các báo cáo sổ cái, hiện tại đang dùng diễn giải của tài khoản cho tài khoản đối ứng và ngược lại. Vì vậy, để lưu diễn giải theo đúng tài khoản, khi nhập liệu phải chú ý đảo lại diễn giải.
Cách khác để dòng ghi chú nào gắn liền với tài khoản trong phiếu thì phải chọn lại tham số "Chuyển diễn giải trong phiếu kế toán tổng hợp vào sổ theo tài khoản đối ứng" với giá trị "Không"

Ví dụ:
Ta có quan hệ đối ứng như sau:
Có 3348: Chi phí lương tháng 11 năm 2011: 600
Nợ 6421-BP 1: Chi phí lương tháng 11 năm 2011- Bộ phận 1: 200
Nợ 6421-BP 2: Chi phí lương tháng 11 năm 2011- Bộ phận 2: 400

Trường hợp đảo dòng, trên sổ cái 3348 sẽ ghi:
TK đối ứng 6421-BP 1: Chi phí lương tháng 11 năm 2011- Bộ phận 1: 200
TK đối ứng 6421-BP 2: Chi phí lương tháng 11 năm 2011- Bộ phận 2: 400
Khi đó, trên sổ cái 6421 sẽ ghi:
TK đối ứng 3348: Chi phí lương tháng 11 năm 2011: 200
TK đối ứng 3348: Chi phí lương tháng 11 năm 2011: 400

Trường hợp đúng dòng, trên sổ cái 3348 sẽ ghi:
TK đối ứng 6421-BP 1: Chi phí lương tháng 11 năm 2011: 200
TK đối ứng 6421-BP 2: Chi phí lương tháng 11 năm 2011: 400
Khi đó, trên sổ cái 6421 sẽ ghi:
TK đối ứng 3348: Chi phí lương tháng 11 năm 2011- Bộ phận 1: 200
TK đối ứng 3348: Chi phí lương tháng 11 năm 2011- Bộ phận 2: 400

Mã thanh toán / Số hoá đơn / Ngày hoá đơn

Các trường thông tin này chỉ hiện ra khi có khai báo tuỳ chọn “Theo dõi thanh toán trong phiếu kế toán tổng hợp” trong phần “Hệ thống/ Danh mục/ Khai báo các tham số tuỳ chọn”. Trường hợp để trống tại các trường số hoá đơn, ngày hoá đơn thì chương trình sẽ lấy thông tin số chứng từ, ngày hạch toán để lưu vào tệp theo dõi hoá đơn.

Nhóm định khoản

Trường này được sử dụng trong trường hợp hạch toán nhiều nợ và nhiều có trong 1 chứng từ. Người sử dụng phải tách thành các nhóm định khoản 1 nợ / nhiều có hoặc nhiều nợ / 1 có. Mục đích của việc tách nhóm này là để có thể lên các báo cáo liên quan đến tài khoản đối ứng của một tài khoản. Để phân biệt các nhóm định khoản người sử dụng phải đánh số từng nhóm. Phương án đơn giản là đánh số nhóm tăng dần 1, 2, 3…

Tạo các nhóm định khoản khác nhau trong phiếu
Nhập tài khoản nợ và có trong cùng một trường, tùy vào trường phát sinh sẽ cho biết tài khoản nợ hay có. Trong nhóm định khoản chỉ được phép đối ứng 1-1 hoặc 1- nhiều, tổng phát sinh nợ và có trong nhóm định khoản phải bằng nhau.

Một số thao tác cơ bản

Sao chép chứng từ

Chương trình cho phép sao chép thông tin từ một chứng từ có sẵn rồi sửa đổi các thông tin trên chứng từ được sao chép. Để thực hiện sao chép chứng từ trước tiên ta chuyển đến chứng từ sẽ sao chép và sau đó nhấn phím F5 để sao chép.

Tạo các nhóm định khoản khác nhau trong phiếu

Nhập tài khoản nợ và có trong cùng một trường, tùy vào trường phát sinh sẽ cho biết tài khoản nợ hay có. Trong nhóm định khoản chỉ được phép đối ứng 1-1 hoặc 1- nhiều, tổng phát sinh nợ và có trong nhóm định khoản phải bằng nhau.

Chi tiết các thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ”