Hoá đơn bán hàng

Màn hình cập nhật hóa đơn bán hàng

Mô tả các trường phần thông tin chung

Mã khách Chọn từ danh mục khách hàng. Mã khách hàng không được thay đổi trong khi hiệu chỉnh chứng từ mà chỉ được nhập lần đầu tiên khi lập chứng từ. Nếu muốn thay đổi, phải xóa các thông tin ở phần nhập chi tiết.

Ghi chú: khi rê chuột vào trường mã khách, cho phép hiện số dư tức thời và địa chỉ của khách hàng trên màn hình. Người mua Người nhận hàng hoá, được lấy ngầm định từ danh mục khách hàng,nhưng có thể sửa lại. Diễn giải Thông tin thêm cho phần bán hàng. Tài khoản nợ Tài khoản ghi nợ trong hạch toán doanh thu hóa đơn. Mã giao dịch Mã giao dịch của chứng từ. Mã giao dịch không được thay đổi trong khi hiệu chỉnh chứng từ mà chỉ được nhập lần đầu tiên khi lập chứng từ. Nếu muốn thay đổi, phải xóa chứng từ và nhập lại mã giao dịch.
Hoá đơn mới có những mã giao dịch sau:

• 1 - “Chứng từ phải thu”: Khai báo mã gd là 1 đối với các hoá đơn xuất trực tiếp (vật tư bán không có đơn hàng và phiếu xuất kho).
• 2 - “Hoá đơn kiêm phiếu xuất”: Khai báo mã gd là 2 đối với các hoá đơn có đơn hàng và chưa có phiếu xuất kho.
• 3 - “Hoá đơn”: Khai báo mã gd là 3 đối với các hoá đơn đã có phiếu xuất kho.
• 4 - “Hoá đơn chi phí công ty”: Khai báo mã gd là 4 đối với các hoá đơn xuất ghi nhận vào chi phí công ty.

Lưu ý đối với mã giao dịch 4: Hóa đơn chi phí công ty

• Khi nhập chứng từ với mã giao dịch 4:
  • Giá bán = Giá vốn
  • Giá đích danh = 1
  • Khuyến mại = 1
• Hạch toán
  • Nợ tk công nợ (tt chung)/ Có tk kho: Tiền bán (Bằng tiền vốn)
  • Nợ tk công nợ (tt chung)/ Có tk thuế: Tiền thuế

Tùy thuộc vào quy trình thực tế tại mỗi doanh nghiệp, việc thiết lập quy trình nhập liệu sẽ rất khác nhau.
Chương trình được thiết kế để phù hợp nhiều mức sử dụng của doanh nghiệp; vì tùy thuộc vào quy trình thực tế tại mỗi doanh nghiệp, việc thiết lập quy trình nhập liệu sẽ rất khác nhau. Để chọn đúng mã giao dịch, trước tiên phải trả lời các câu hỏi sau:

• Có quy trình lập phiếu xuất trước khi viết hóa đơn hay không?

• Hóa đơn do bộ phận nào lập? Bán hàng hay kế toán?

Giả sử doanh nghiệp có quy trình lập phiếu xuất trước khi viết hóa đơn, kế toán sẽ lập hóa đơn từ phiếu xuất của bán hàng, ta sẽ thiết lập quy trình như sau:

• Bán hàng-phiếu xuất

• Kế toán-Hóa đơn giao dịch số 3-hóa đơn.

Giả sử doanh nghiệp không có quy trình lập phiếu xuất trước khi viết hóa đơn (Immediated Invoicing), ta sẽ thiết lập quy trình như sau:

Kế toán-Hóa đơn giao dịch số 1-chứng từ phải thu.

Việc khai báo mã giao dịch của chứng từ là việc thiết lập quy trình quản lý ban đầu của phần mềm sau khi khảo sát doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho quá trình đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ.
Với kế toán tài chính, việc khai báo mã gd chỉ nhằm mục đích lên báo cáo, không ảnh hưởng đến quy trình hạch toán; vì cả 3 loại giao dịch này chỉ ảnh hưởng tới số liệu của phần quản lý tồn kho theo sổ sách chứng từ và thực tế mà thôi. Số tham chiếu Số tham chiếu dùng để doanh nghiệp quản lý số chứng từ nội bộ. Số tham chiếu được nhập thủ công hoặc tự động tăng theo mã quyển. Khi lập hóa đơn, chỉ được chọn những mã quyển không nhập trường “Ký hiệu hóa đơn”.
Trường này dùng để lọc số liệu trong các báo cáo công nợ phải thu, phải trả và các báo cáo vật tư. Nhóm hàng Tên hàng hoá dịch vụ thể hiện trong bảng kê thuế GTGT đầu ra. Trường hợp không nhập tại trường này thì chương trình tự động lấy tên mặt hàng có doanh số bán lớn nhất. Mã thanh toán Mã thanh toán được ngầm định lấy từ danh mục khách hàng, nhưng được phép sửa lại. Số hoá đơn / số seri Số hoá đơn, số seri của hoá đơn xuất cho khách hàng.

Chú ý:

• Nếu hóa đơn sử dụng quyển chứng từ và trong quyển chứng từ có cập nhật trường "Ký hiệu mẫu hóa đơn", chương trình sẽ ngầm định để kết xuất lên báo cáo thuế.

• Nếu hóa đơn sử dụng quyển chứng từ và trong quyển chứng từ không cập nhật trường "Ký hiệu mẫu hóa đơn" hoặc hóa đơn không sử dụng quyển, chương trình sẽ ngầm định dùng tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu ra ngầm định" trong tham số tùy chọn.

• Nếu tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu ra ngầm định" trong tham số tùy chọn không khai báo, chương trình sẽ không thể hiện trên báo cáo. Ngày lập / ngày hạch toán Ngày lập và ngày các hạch toán trên hóa đơn được chuyển vào sổ cái. Nếu chuyển từ đơn hàng thì ngày hoá đơn không được sửa Tỷ giá Tỷ giá giao dịch trong trường hợp xuất hóa đơn bằng ngoại tệ. Chọn mã ngoại tệ và nhập tỷ giá.

  Lưu ý: Trường hợp khi xuất hóa đơn ngoại tệ mong muốn xuất cùng 1 hóa đơn nhưng nhiều tỷ giá thì khi chọn mã ngoại tệ tích vào nút "Nhiều tỷ giá" để nhập tỷ giá theo từng dòng hàng dưới chi tiết.

Mô tả các trường phần thông tin chi tiết

Mã hàng Mã vật tư trong hóa đơn, được nhập trực tiếp trên màn hình từ “Danh mục vật tư” hoặc được lấy từ các bước quy trình trước như “Phiếu xuất” hoặc “Đơn hàng”. Đvt Đơn vị tính của vật tư hàng hóa, có thể được lấy mặc nhiên như trong danh mục vật tư nhưng cũng có thể thay đổi qua đơn vị tính quy đổi trong những trường hợp đặc biệt. Mã kho Kho xuất hàng trong hóa đơn, được nhập trực tiếp trên màn hình từ “Danh mục kho” hoặc được lấy từ các bước quy trình trước như “Phiếu xuất” hoặc “Đơn hàng”. Khuyến mãi Trường hợp bán hàng có kèm theo hàng khuyến mãi thì chon 1 vào cột này. Cột này có thể được khai báo ẩn (hiện) tại mục “Hệ thống/ Danh mục/ Khai báo các tham số tuỳ chọn”.

Lưu ý: trường hợp hàng khuyến mãi được xuất hoá đơn riêng biệt với hàng bán thì sử dụng Hóa đơn bán hàng mã giao dịch 4 - Hóa đơn chi phí công ty để xuất.

Mã vị trí Vị trí xuất hàng trong kho, lấy từ Danh mục vị trí, được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi vật tư theo vị trí kho.

Chú ý:
Nếu loại chứng từ là 1,3 thì trường mã vị trí sẽ ảnh hưởng trong khai báo tham số "Kế toán theo dõi thông tin vị trí kho" - Chọn “Không”: trường “Vị trí” sẽ không có. Mã lô Số lô của hàng hóa, được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi vật tư theo lô. Khai báo về lô hàng được thực hiện ở phân hệ hàng tồn kho.

Chú ý:
Nếu loại chứng từ là 1,3 thì trường mã lô sẽ ảnh hưởng trong khai báo tham số "Kế toán theo dõi thông tin lô vật tư" - Chọn “Không”: trường “Lô” sẽ không có. Tồn kho Hiện số tồn kho tức thời của vật tư. Số liệu tồn kho này được tính toán dựa vào các dữ liệu nhập, xuất mà người dùng đã cập nhật vào chương trình tính đến thời điểm nhập liệu, không phụ thuộc vào ngày của phiếu nhập, phiếu xuất. Có 2 tuỳ chọn về cách lên số liệu ở cột này: lên theo số liệu tồn kho hoá đơn (tức tồn kho kế toán) và lên theo số liệu tồn kho thực tế. Tuỳ chọn này được khai báo tại mục “Hệ thống/ Danh mục/ Khai báo các màn hình nhập chứng từ”.
Cột này có thể được khai báo ẩn (hiện) tại mục “Hệ thống/ Danh mục/ Khai báo các tham số tuỳ chọn”. Số lượng Số lượng hàng hóa từng loại trên hoá đơn, có thể tự nhập hoặc lấy giá trị ngầm định từ trường số lượng trong đơn hàng / phiếu xuất. Giá đích danh Nếu kích chọn vào mục này thì người dùng phải tự xác định giá vốn hàng bán và nhập vào chương trình. Trường hợp không kích chọn thì chương trình sẽ tự động tính toán giá vốn theo phương pháp tính giá mà hàng bán đã chọn khi khai báo danh mục hàng hoá, vật tư. Giá chuẩn Đơn giá bán của sản phẩm theo đồng tiền hạch toán. Đơn giá này được ngầm định lấy từ phần “Cập nhật giá bán” và không được phép sửa.

Lưu ý chương trình xử lý cập nhật giá bán như sau:

• Trường hợp đvt chuẩn có giá, đvt qui đổi không có giá: nếu hóa đơn nhập theo đvt qui đổi thì ngầm định tính và hiện giá theo hệ số qui đổi;
• Trường hợp đvt chuẩn không có giá, đvt qui đổi cũng không có giá: chương trình sẽ không thể hiện gì (không dựa đvt qui đổi khác qui ra giá). Giá bán Giá bán của sản phẩm theo đồng tiền hạch toán. Nếu là một chứng từ phải thu thì giá bán sẽ lấy theo giá chuẩn. Nếu lấy thông tin từ đơn hàng hoặc phiếu xuất thì giá bán sẽ lấy theo giá bán trong đơn hàng hoặc phiếu xuất.
  Trường hợp phát sinh bán hàng thuộc diện được chiết khấu mà mã chiết khấu này được khai báo là không “Tính trên tiền hàng” thì giá bán sẽ bằng giá chuẩn trừ đi tiền chiết khấu. Chiết khấu Tiền chiết khấu trong trường hợp phát sinh bán hàng thuộc diện được chiết khấu mà mã chiết khấu này được khai báo là “Tính trên tiền hàng”. Tỷ giá Trường hợp hóa đơn có nhiều tỷ giá, khi tích nhiều tỷ giá ở thông tin chung thì chương trình sẽ lấy tỷ giá dưới chi tiết được nhập ở đây để nhân với tiền nguyên tệ. Tk d.thu / Tk ch.khấu / Tk kho / Tk giá vốn Tài khoản doanh thu, chiết khấu, tài khoản vật tư và tài khoản giá vốn của hàng hóa được hạch toán trong hóa đơn. Những tài khoản này được khai báo trước trong danh mục vật tư hàng hóa. Đơn hàng / Dòng/ Phiếu xuất/ Dòng Số đơn hàng, số phiếu xuất và số dòng của vật tư trong đơn hàng, phiếu xuất (nếu lấy thông tin từ đơn hàng hoặc phiếu xuất). Mã thuế Chọn mã thuế (thuế suất) cho các mặt hàng bán. Tài khoản thuế Chương trình ngầm định lấy từ “Danh mục thuế suất” . Người dùng được phép sửa lại (nếu cần). Cục thuế Cục thuế (hoặc chi cục thuế) liên quan đến việc tính thuế của hàng bán theo qui định của Luật thuế giá trị gia tăng. Tuỳ vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cập nhật hoặc không cập nhật tại trường này.
  Các mã “Cục thuế” được khai báo tại “Danh mục khách hàng (nhà cung cấp)”.

Lưu ý: trường hợp tài khoản thuế là tài khoản công nợ thì mã “Cục thuế” được xem như một đối tượng công nợ và bắt buộc phải cập nhật.

Mô tả các trường ngăn Chi phí

Tab chi phí trong hóa đơn được khai báo để làm thông tin tham khảo thêm, dùng để khai báo các khoản chi phí phát sinh trong khi bán hàng. Hiện tại chưa có mối liên kết thông tin này với các bước quy trình trước. Mã chi phí Mã chi phí được kèm theo hóa đơn, được lấy từ Danh mục chi phí. Tiền Tiền chi phí liên quan đến việc bán hàng. Các khoản theo từng mã chi phí sẽ được phân bổ cho từng vật tư trong hóa đơn theo tiêu thức phân bổ đặc trưng của từng mã chi phí. Tiêu thức phân bổ phụ thuộc vào việc lập danh mục chi phí.

Một số thao tác cơ bản khi lập hóa đơn

Lấy số liệu từ phiếu xuất bán Nhấn phải chuột vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ phiếu xuất” (hoặc nhấn phím F6) để lấy số liệu từ phiếu xuất bán.
Nhập số lượng hóa đơn, chọn xử lý cập nhật sau đó thoát khỏi màn hình danh sách phiếu xuất bán. Chương trình sẽ tự động cập nhật vào hóa đơn những dòng hàng hóa đã chọn trong danh sách trên.

Chú ý:
Hóa đơn bán hàng có “Loại chứng từ” = 2 – Hóa đơn kiêm phiếu xuất không được lấy số liệu từ “Phiếu xuất bán” Lấy số liệu từ đơn hàng Nhấn phải chuột vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ đơn hàng” (hoặc nhấn phím F5) để lấy số liệu từ đơn hàng.
Nhập số lượng hóa đơn, chọn xử lý cập nhật sau đó thoát khỏi màn hình danh sách đơn hàng. Chương trình sẽ tự động cập nhật vào hóa đơn những dòng hàng hóa đã chọn trong danh sách trên. Phân bổ chi phí cho các mặt hàng Chọn ngăn (tab) “Chi phí”, sau khi khai báo các mã và tiền chi phí, nhấn phím F9 - “Phân bổ”. Xem và sửa kết quả phân bổ chi phí cho các mặt hàng Chương trình cho phép sửa lại giá trị đã được phân bổ cho các mặt hàng. Để xem và sửa, nhấn phím F3 - “Sửa phân bổ”, một màn hình chứa thông tin phân bổ chi tiết sẽ xuất hiện. Trong màn hình này, chỉ được sửa số tiền phân bổ chi tiết, các thông tin khác như số tiền các loại phí, các tiêu thức tính toán như thể tích, khối lượng, số lượng…do hệ thống tính toán.

Lưu ý là tổng số tiền theo các loại phí đã được phân bổ vừa đủ cho các chi tiết theo mặc nhiên. Trong trường hợp sửa lại, cũng phải bảo đảm yêu cầu này, nếu không chương trình sẽ thông báo “Tiền chi phí không đúng hoặc chưa phân bổ”.

Thêm mới / Xóa chi phí Nhấn phím F4 hoặc F8 để thêm mới hoặc xóa một loại chi phí trong ngăn chi phí. Chọn xử lý chứng từ trước khi lưu Thông thường, trạng thái sau khi lập hóa đơn sẽ là “Lập ct”. Nhưng có thể chọn mức trạng thái chỉ là “Chuyển KTTH” hoặc “Chuyển sổ cái”, việc này phụ thuộc vào quy trình cụ thể của từng doanh nghiệp.