Nhảy tới nội dung

Phiếu nhập kho thực tế

Màn hình Phiếu nhập kho thực tế​

Giải thích các trường thông tin chung​

Mã khách

Mã đối tượng nhập xuất vật tư. Thông thường mã khách hàng, nhà cung cấp được dùng để theo dõi công nợ, trong trường hợp phiếu nhập kho có liên quan tới các nghiệp vụ công nợ như mượn vật tư của đơn vị khác. Tuy nhiên, trong một số trường hợp không liên quan công nợ, thông tin này được dùng theo dõi các đối tượng nội bộ như dây chuyền, xưởng…Thông tin được chọn nhập từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp.

Người giao

Thông tin về người giao vật tư. Thông tin người giao vật tư được trả về từ trường “Đối tác” trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp và có thể được nhập lại.

Mã giao dịch

Mã giao dịch dùng để phân biệt phạm vi sử dụng của phiếu nhập.
Hiện tại, tồn tại 3 mã gd là “Nhập nội bộ”, “Nhập thành phẩm” và ”Nhập khác”. Chọn mã giao dịch chỉ nhằm mục đích phân loại, thống kê sau này. Về xử lý dữ liệu khi lưu, các mã giao dịch có xử lý như nhau.
Tuy nhiên, lưu ý phải chọn mã giao dịch đúng, nhất là mã giao dịch nhập kho thành phẩm phải chọn loại 4 thì chương trình tính giá thành mới thực hiện đúng.

Diễn giải

Diễn giải thêm trong chứng từ.

Số phiếu nhập/ Ngày lập

Thông tin về số chứng từ, ngày lập. Số chứng từ có thể do hệ thống tự tạo (định dạng số) hoặc do người sử dụng chủ động nhập vào.

Tỷ giá

Sử dụng trong trường hợp theo dõi nhập theo ngoại tệ. Tỷ giá được lấy từ danh mục tỷ giá quy đổi gần nhất trước ngày lập chứng từ.

Giải thích các trường thông tin chi tiết​

Mã hàng

Mã hàng sẽ được nhập. Tuỳ thuộc vào cách khai báo trong danh mục vật tư, sẽ ảnh hưởng đến cách nhập của các trường khác trong chứng từ. Khi tìm kiếm có thể cập nhật lại danh mục vật tư.

Mã kho

Mặc nhiên sẽ được trả về từ danh mục vật tư, nếu kho mặc nhiên không thuộc đơn vị hiện hành, chương trình sẽ để trống. Tìm kiếm danh mục kho chỉ cho phép trong đơn vị hiện hành.

Mã vị trí

Nếu doanh nghiệp theo dõi tồn kho theo vị trí kho thì phải nhập thêm thông tin về vị trí kho sẽ nhập vật tư.

Mã lô

Số lô của hàng hóa, được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi vật tư theo lô. Khai báo về lô hàng được thực hiện ở phân hệ hàng tồn kho.
Nếu vật tư nào có chọn “Theo dõi lô” và có tùy chọn “Tự động tạo mã lô” (khai báo trong Dmvt) thì không thể tìm kiếm và chọn mã lô (vì sẽ được tạo khi nhập chứng từ) Nhấn phím “F9 – Cập nhật danh mục lô” để xuất hiện lên màn hình “Cập nhật danh mục lô” để cập nhật thông tin về lô, bao gồm:

  • Mã vật tư: mang từ lưới chi tiết sang;
  • Mã lô: khi nhập vào nếu thông tin mã lô đã tồn tại trong danh mục lô rồi thì tự động mang ra các thông tin: tên lô, tên 2, ngày nhập, ngày sx, hạn sử dụng, ngày bảo hành, mã phụ, ghi chú, trạng thái (cập nhật lên các thông tin cũ);
  • Ngày nhập: ngầm định lần đầu khi thêm mới, lấy từ ngày lập chứng từ và cho phép sửa lại;
  • Tên lô/ Tên 2/ Ghi chú: thông tin diễn giải thêm về tên lô, tên lô bằng tiếng Anh và các ghi chú khác.
  • Ngày sản xuất: thông tin diễn giải thêm về ngày sản xuất của hàng hóa vật tư.
  • Hạn sử dụng: hạn dùng của vật tư hàng hóa. Nếu khai báo về lô trong danh mục vật tư là “Tính theo ngày nhập” thì hạn dùng sẽ tự động được tính từ ngày nhập cộng thêm số ngày “Vòng đời sp”.
  • Ngày bảo hành: ngày bảo hành của vật tư hàng hóa. Ngày bảo hành sẽ tự động được tính từ ngày nhập cộng thêm số ngày “Thời gian bảo hành”.
  • Trạng thái: thông tin cho biết lô còn được dùng trong nhập liệu không, gồm 2 tùy chọn là 1 – “Còn sử dụng” và 0 – “Không còn sử dụng”.

Sau khi khai báo xong màn hình “Cập nhật danh mục lô”, nhấp nút “Đóng” thì tự động chuyển “Mã lô” sang lưới chi tiết tương ứng cho các dòng vật tư. Với vật tư có “Kiểu lô”=2 – Theo ngày sử dụng thì việc tạo lô ngay khi nhập liệu sẽ gán trắng tại cột “Hạn sử dụng”.

Số lượng

Số lượng vật tư cần nhập. Nếu vật tư tính theo giá trung bình, có thể sử dụng để nhập chi phí để tính giá bằng cách nhập số lượng 0. Nếu vật tư tính theo giá NTXT, thì chương trình không cho phép nhập số lượng 0.

Giá

Giá nhập của mặt hàng. Trong trường hợp dùng Mã giao dịch 4, thì giá thành tính được sẽ cập nhật vào trường này.

Tiền

Bằng Số lượng * giá nhưng cho phép sửa lại.

Mã nx

Thông tin về hình thức nhập hàng và hạch toán của phiếu nhập.
Mã nhập xuất mô tả lý do nhập xuất, được chọn nhập từ “Danh mục lý do”. Sl kế toán Sau khi kế toán lấy số liệu từ phiếu nhập kho thực tế, chương trình sẽ tự động cập nhật lại số lượng tương đương tại trường sl kế toán. Qui tắc cập nhật lại phiếu nhập này như sau:

  • Số lượng tăng khi phiếu nhập kho có trạng thái “1. Nhập kho”, “2. Chuyển KTTH”, “3. Chuyển số cái”.
  • Số lượng giảm khi xóa chứng từ phiếu nhập kho hoặc chứng từ trở về trạng thái “0. Lập chứng từ”

Chú ý:
Phiếu nhập kho thực tế đã được kế toán lấy số liệu (phiếu nhập kho có trạng thái “Chuyển vào sổ cái” hoặc “Chuyển KTTH”) thì không được phép “Sửa”/”Xóa” phiếu nhập kho thực tế. Vụ việc

Nếu phiếu nhập có liên quan tới các sự vụ, vụ việc cần theo dõi thì cần phải chọn nhập từ “Danh mục vụ việc”.

Chi tiết các thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ”