Nhảy tới nội dung

Những hướng dẫn chung về nhập liệu các chứng từ

Phần này sẽ cung cấp những hướng dẫn chi tiết trong khi thao tác các màn hình nhập chứng từ. Nội dung của phần này tập trung vào từng màn hình cụ thể. Trong mỗi màn hình, sẽ có hướng dẫn theo các mục bao gồm:

  • Giải thích các trường trong chứng từ.
  • Các thao tác thông thường nhất khi lập chứng từ này.

Tuy nhiên, do một số hướng dẫn có thể được dùng chung cho các chứng từ - để tránh lập lại - những hướng dẫn này sẽ được giới thiệu trước. Những phần này bao gồm:

Duyệt xem một số phiếu gần nhất

Khi vào một số màn hình thì chương trình sẽ hiện ra màn hình xem liệt kê các chứng từ có ngày cập nhật mới nhất (số lượng chứng từ liệt kê tại màn hình này được xác định trong danh mục chứng từ). Mục đích của màn hình này là hỗ trợ người dùng xem nhanh những phiếu mới lập. Thoát ra khỏi màn hình xem để trở về màn hình chứng từ bằng cách nhấn phím ESC.

Tạo mới một phiếu

Tại màn hình nhập liệu, nhấn nút "Mới" để lập phiếu mới. Thông tin cần nhập phụ thuộc vào từng loại chứng từ cụ thể và sẽ được giới thiệu riêng cho từng màn hình.

Lọc những chứng từ đã nhập trước đây

Trong trường hợp cần phải lọc các chứng từ đã nhập trước đó để hiệu chỉnh thì chọn nút lệnh "Tìm" và nhập các thông tin điều kiện lọc, có thể cập nhật bằng cách nhập 1 vài ký tự đầu - dạng "like" hoặc nhấn F5-Tra cứu.
Ngoài chức năng lọc theo màn hình thông thường, có thể thực hiện lọc theo chức năng nâng cao, các điều kiện sẽ có quan hệ “Và” (AND).

Hiệu chỉnh một phiếu

Trong màn hình chi tiết, nhấn F4 nếu muốn thêm dòng chi tiết. Nếu không dùng F4 để thêm thì trước khi chuyển sang dòng mới chương trình sẽ hỏi: “Có tiếp tục không?”, chọn “Có”, chương trình sẽ tự động thêm sẵn một dòng mới.
Nhấn F8 nếu muốn xóa dòng chi tiết. Khi đó, chương trình sẽ hỏi: “Có chắc chắn xóa không?”, chọn “Có”.
Nếu muốn xoá cả chứng từ hiện tại thì nhấn nút "Xoá". Nếu muốn sửa các thông tin của chứng từ hiện tại thì nhấn nút "Sửa".
Sau khi sửa xong thì chọn hình thức xử lý chứng từ trước khi nhấn nút "Lưu" để lưu số liệu vào chương trình.

In chứng từ

Để in chứng từ trực tiếp từ chương trình, chọn nút "In". Trước khi in có thể nhập các thông tin về tiêu đề của phiếu, số liên in ra và xem (preview) trước khi in. Tiêu đề và số liên ngầm định được khai báo trong phần khai báo danh mục chứng từ.
Tùy chọn “In nhiều chứng từ” để người dùng có thể chọn tùy ý các chứng từ cần in: áp dụng cho chức năng “In” trong “Phiếu thu”, “Phiếu chi”, “Giấy báo có”, “Giấy báo nợ”,“Phiếu kế toán tổng hợp”, “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”, “Phiếu xuất kho điều chuyển”

Thoát khỏi phần nhập liệu và lưu

Để thoát khỏi khu vực nhập liệu, nhấn tổ hợp CTRL+TAB, con trỏ sẽ chỉ vào nút "Lưu".

Di chuyển con trỏ giữa các chứng từ

Để di chuyển về 1 chứng từ kế cận trước chứng từ hiện tại, nhấn nút hoặc nhấn phím “Page Up”. Để di chuyển về 1 chứng từ kế cận sau nhấn nút hoặc nhấn phím “Page Down”. Để di chuyển về chứng từ đầu tiên, nhấn nút - “Đầu tiên”, để di chuyển về chứng từ cuối cùng, nhấn nút - “Cuối”.

Kiểm tra nhanh

Có thể kiểm tra nhanh thông tin của phiếu hiện tại bằng cách nhấn vào biểu tượng phía phải, bên dưới chứng từ:

  • Xem thông tin người sử dụng
  • Xem các chứng từ bị xoá
  • Xem tệp sổ cái
  • Thuế GTGT đầu ra
  • Thanh toán
  • Thuế GTGT đầu vào
  • Thanh toán
  • Thẻ kho

Sao chép chứng từ

Để sao chép một chứng từ thành chứng từ khác với nội dung giống nhau, nhấn tổ hợp SHIFT+F5 để sao chép. Lưu ý hạn chế dùng trong các chứng từ theo quy trình (ví dụ đơn hàng) vì thường chứa các thông tin ẩn được xử lý tự động mà người dùng không thể can thiệp được.

Lấy dữ liệu từ excel vào lưới nhập liệu

Để lấy dữ liệu từ bảng tính vào lưới nhập liệu, thao tác như sau:

  • Chọn vùng dữ liệu cần lấy từ bảng tính;
  • Nhấn tổ hợp CTRL+C để sao chép;
  • Sang lưới nhập liệu của chương trình nhấn tổ hợp CTRL+V để dán.

Lưu ý:

  • Nếu dữ liệu các trường mã danh mục không có trong danh mục của chương trình thì chương trình sẽ kiểm tra và người dùng phải chọn cho đúng.
  • Các dòng thêm mới trong excel phải theo định dạng tương ứng các cột trong lưới nhập liệu và các cột số tiền phải có dữ liệu số, nếu bằng 0 thì không được để rỗng.

Trong một số màn hình, khi lấy số liệu từ các quy trình trước đó, chú ý việc chọn các xử lý cập nhật vào chứng từ như sau:

Thêm vào chi tiết

Các dòng thông tin được chọn sẽ thêm vào chứng từ cùng với những dòng có sẵn trong chứng từ.

Xóa hết chi tiết và thêm mới

Các dòng thông tin có sẵn trong chứng từ sẽ mất đi và được thay thế bằng các dòng thông tin được chọn.

Thao tác kế thừa số liệu

Chương trình cho phép kế thừa số liệu tại các màn hình liên quan quy trình bằng cách sử dụng phím F11 tại trường số cần kế thừa.
Các chứng từ có kế thừa số liệu bao gồm (phần bán hàng và phải thu):

  • Hóa đơn bán hàng: lấy số liệu từ đơn hàng, lấy số liệu từ phiếu xuất bán;
  • Phiếu nhập hàng bán bị trả lại: lấy số liệu từ hóa đơn, lấy số liệu từ phiếu xuất bán;
  • Phiếu xuất bán: lấy số liệu từ đơn hàng, lấy số liệu từ hóa đơn bán hàng;

Các chứng từ có kế thừa số liệu bao gồm (phần mua hàng và phải trả):

  • Hóa đơn mua hàng trong nước: lấy số liệu từ đơn hàng, lấy số liệu từ phiếu nhập mua;
  • Hóa đơn mua hàng nhập khẩu: lấy số liệu từ đơn hàng, lấy số liệu từ phiếu nhập mua;
  • Phiếu nhập mua – xuất thẳng: lấy số liệu từ đơn hàng, lấy số liệu từ phiếu nhập mua;
  • Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp: lấy số liệu từ hóa đơn, lấy số liệu từ phiếu nhập mua, lấy số liệu từ phiếu kiểm định;
  • Đơn hàng mua trong nước: lấy số liệu từ phiếu nhu cầu, lấy số liệu từ hợp đồng;
  • Đơn hàng mua nhập khẩu: lấy số liệu từ phiếu nhu cầu, lấy số liệu từ hợp đồng;
  • Tờ khai hải quan: lấy số liệu từ đơn hàng;
  • Phiếu nhập mua: lấy số liệu từ đơn hàng.

Các chứng từ có kế thừa số liệu bao gồm (phần quản lý kho):

  • Phiếu nhập kho: lấy số liệu từ Phiếu nhập kho thực tế;
  • Phiếu xuất kho: lấy số liệu từ Phiếu xuất kho thực tế;
  • Phiếu xuất điều chuyển: lấy số liệu từ Phiếu xuất điều chuyển thực tế.

Khi lấy số liệu từ các phiếu còn có thêm tiện ích cho phép "Phân bổ vị trí, lô hàng cho vật tư". Phân bổ số lượng cho nhiều vị trí và nhiều lô khác nhau trước khi mang dữ liệu ra màn hình chi tiết của phiếu (thao tác bằng phím tắt F12).

Ghi chú: Chỉ áp dụng cho trường hợp tham số tùy chọn "Kế toán theo dõi thông tin vị trí kho và lô vật tư" chọn "Không"

Áp dụng cho các phiếu xuất:

  • Phiếu xuất bán (bán hàng): lấy số liệu từ đơn hàng, lệnh xuất, hóa đơn bán hàng;
  • Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp (mua hàng): lấy số liệu từ hóa đơn, hóa đơn xuất trả lại nhà cung cấp;
  • Phiếu xuất kho thực tế: lấy số liệu từ phiếu yêu cầu;
  • Phiếu xuất điều chuyển thực tế: lấy số liệu từ phiếu yêu cầu.

Có 2 cách phân bổ số lượng: phân bổ bằng tay và phân bổ tự động.

  • Phân bổ bằng tay: người dùng phải cập nhật số lượng cần phân bổ vào;
  • Phân bổ tự động: phân bổ từ dòng trên đến các dòng dưới và cho phép sắp xếp lại thứ tự các dòng (tăng dần hoặc giảm dần);

Với cả hai loại phân bổ:

  • Phần thông tin chung của màn hình phân bổ thể hiện những dòng vật tư đã được phân bổ;
  • Phần thông tin chi tiết hiện lên các dòng: mã kho/vị trí/lô của vật tư còn tồn > 0 (tồn tức thời > 0). Các dòng này được sắp xếp như sau: trường hợp vật tư chỉ theo dõi theo vị trí (không theo lô) thì sắp xếp theo các vị trí có số lượng tồn tức thời tăng dần. Trường hợp vật tư có theo dõi theo lô thì căn cứ vào “Kiểu lô” (theo ngày nhập hay theo hạn sử dụng) trong danh mục vật tư để sắp xếp các lô có ngày nhập hoặc hạn sử dụng tăng dần.

Những lưu ý khi phân bổ:

  • Sau khi phân bổ phải nhấn nút LƯU để lưu lại số lượng được phân bổ. Muốn xóa tất cả nội dung đã phân bổ thì nhấn XÓA;
  • Các dòng không thỏa điều kiện phân bổ (mã kho không theo dõi vị trí kho hoặc mã vật tư không theo dõi lô) hoặc không thực hiện phân bổ, vẫn được lấy dữ liệu ra màn hình chi tiết của phiếu;
  • Nếu tồn tức thời bé hơn 0 thì thể hiện lên cả màn hình phân bổ trắng;
  • Các trường vị trí, lô ở màn hình chi tiết của phiếu sẽ được cập nhật như sau:
    • Nếu phân bổ: lấy theo màn hình phân bổ
    • Nếu không phân bổ: người dùng tự nhập vào hoặc được cập nhật khi phiếu trước có theo dõi lô, vị trí

Ngoài ra, trên màn hình nhập liệu còn có thể mở các chức năng khác nhanh chóng, danh sách chức năng cụ thể tùy thuộc vào từng chứng từ (có thể khai báo lại được). Trong quá trình nhập liệu có thể có những việc cụ thể như:

  • Khai báo danh mục quyển chứng từ (khi hết số);
  • Kiểm tra lại ngày hiệu lực của quyển chứng từ;
  • Tra cứu dữ liệu làm căn cứ lập chứng từ;
  • Báo cáo thử;
  • Khai báo giới hạn thời gian nhập liệu (tránh nhầm lẫn kỳ kế toán)
  • …

Những việc này có thể khai báo ở nhánh nghiệp vụ khác, tuy nhiên việc trở về màn hình gốc và chọn nhánh sẽ dễ gây nhàm chán hơn là thực hiện tại từng chứng từ. Để thực hiện nhấn chuột phải vào khu vực thanh tiêu đề chứng từ (caption) sau đó chọn chức năng được xổ ra.