Tổng hợp các phím tắt khi sử dụng phần mềm

Tại các màn hình báo cáo có một số các thao tác chung như sau:

Nhập thông tin cho điều kiện lọc

Những thông tin điều kiện lọc có thể là:

• Ngày tháng: Thường được định dạng trước trong Control Panel là “dd/mm/yyyy”;
• Danh mục: gõ trực tiếp hoặc nhấn phím F5 để tra cứu trong danh sách. Sau khi danh sách hiện ra thì thực hiện các thao tác lọc tìm như trong hướng dẫn phần thao tác danh mục; với các danh mục cho phép lọc theo điểu kiện tương đối thì chương trình không hỗ trợ tìm kiếm nhanh khi gõ;
• Tùy chọn Có/Không hoặc chọn trong dãy các giá trị có sẵn: nhấn phím trắng (Space bar). Đối với một số tùy chọn khác có thể là dùng chuột a để chọn đánh dấu;
• Với các trường đơn vị cơ sở có thể nhấn phím F5 để tra cứu trong danh sách hoặc chọn dánh sách bằng cách nhập trực tiếp giá trị cách nhau bởi dấu phẩy (ví dụ: “ABC, XYZ, 123”);
• Chọn mẫu in thích hợp; trong chương trình thông thường có 2 giá trị là mẫu chuẩn theo đồng tiền hạch toán và mẫu theo ngoại tệ; tùy từng báo cáo mà có thể có nhiều hơn 2 mẫu báo cáo;
• Sửa đổi tiêu đề báo cáo nếu có nhu cầu (chương trình vẫn giữ nguyên tiêu đề chuẩn cho lần báo cáo sau).

Lập các điều kiện mẫu

Trong trường hợp cần thiết báo cáo thường xuyên với các điều kiện lọc phức tạp, có thể lưu lại tham số để phục vụ lần báo cáo sau. Quy trình:

• Nhập thông tin cho điều kiện lọc;
• Chọn ngăn “Điều kiện mẫu”;
• Nhập tên điều kiện, chọn chỉ sử dụng theo người dùng hiện tại hay cho tất cả các người dùng khác;
• Nhấn chuột phải, chọn lưu.

Xem chi tiết phát sinh của một dòng số liệu tổng hợp (Drill down)

Để xem chi tiết chứng từ phát sinh của một dòng số liệu tổng hợp ngay trên số liệu báo cáo (tổng hợp), tại màn hình duyệt xem số liệu, chọn dòng cần xem chi tiết, nhấn nút - “Xem chi tiết”.

Hiệu chỉnh chứng từ trên báo cáo

Để hiệu chỉnh chứng từ ngay trên số liệu báo cáo, tại màn hình duyệt xem số liệu, chọn chứng từ cần sửa, nhấn nút - “Sửa chứng từ”.

Làm tươi dữ liệu trên báo cáo

Trong một số trường hợp cần thiết phải cập nhật những thông tin thay đổi do cập nhật số liệu (nếu có) trở lại báo cáo đang xem, nhấn nút - “Làm tươi dữ liệu”

Tính tổng một trường giá trị

Để tính tổng một trường giá trị trên bảng dữ liệu báo cáo, nhấn biểu tượng .

Kết xuất dữ liệu trên báo cáo ra Excel

Để kết xuất dữ liệu trên bảng dữ liệu báo cáo ra Excel, nhấn “Ctrl+E”.

Xem (preview) báo cáo

Để xem báo cáo theo mẫu định dạng (preview), tại màn hình duyệt xem số liệu, nhấn nút - “Xem”.

Thoát khỏi màn hình báo cáo

Nhấn nút - “Thoát khỏi màn hình báo cáo” để đóng màn hình báo cáo.

Di chuyển giữa các trang in preview

Để di chuyển giữa các trang in báo cáo, nhấn các nút - “Đầu tiên”, - “Trước”, - “Sau”, - “Cuối” hoặc dùng phím Page Up, Page Down để lên, xuống 1 trang in so với trang in hiện tại.

Đến một trang bất kỳ

Trong một báo cáo có thể gồm nhiều trang. Để đi đến một trang bất kỳ trên trang in preview một cách nhanh chóng thì nhấn nút - Go to page sau đó nhập số trang cần tìm.

Xem trang in preview theo tỷ lệ mong muốn

Thao tác này cho phép xem trang in với tỷ lệ tùy thích: 100%, 200% … để xem được thì nhấn nút - Zoom và chọn tỷ lệ thích hợp hoặc có thể thay đổi tỷ lệ trang in bằng cách nhấn nút (+) nếu muốn tăng tỷ lệ, hoặc (-) nếu muốn giảm tỷ lệ trang in.

Tìm kiếm thông tin trên trang in preview

Để tìm kiếm một chuỗi ký tự trên trang in preview, nhấn nút - “Tìm kiếm” sau đó nhập chuỗi ký tự cần tìm.

Kết xuất dữ liệu

Để kết xuất dữ liệu trên trang in preview, nhấn nút - “Kết xuất”. Có thể kết xuất dữ liệu theo một trong những tập tin có định dạng sau:

• “*.Rpt”- Crystal Report;
• “*.Pdf”- Adobe Acrobat;
• “*.Xls”- Microsoft Excel;
• “*.Doc”- Microsoft Word;
• “*.Rtf”- Rich text format.

Tiện ích báo cáo động trong phần bán hàng

Ngoài việc xem và in báo cáo theo các mẫu chuẩn, người dùng có thể:

• Tự tạo và in theo các mẫu tùy chỉnh (tiện ích "Mẫu in");
• Xem (màn hình browse), sau đó có thể xuất báo cáo ra dạng tệp bảng tính (excel) với các kiểu mẫu chuẩn (hoặc mẫu ngoại tệ, mẫu in chỉ có số lượng,...) và mẫu do người dùng tự định nghĩa (tiện ích "Kiểu xem").
  Cách thiết lập khai báo mẫu báo cáo tùy chỉnh như sau:

Ngăn chi tiết

Hiển thị danh sách các cột có trên mẫu chuẩn.

Chọn

Cho phép chọn để hiển thị cột lên mẫu in hay không? Chỉ khi cột nào đã được chọn, người dùng mới có thể thao tác trên các cột khác của dòng.
Biểu tượng mũi tên lên xuống bên trái dùng để di chuyển và sắp xếp lại thứ tự các cột khi hiển thị trên mẫu in.

Độ rộng (Chuẩn)

Có 2 cột độ rộng (Chuẩn): Cột hiển thị 3 số lẻ có đơn vị tính xen ti mét (cm), cột không có số lẻ ở cuối có đơn vị tính quy đổi ra ảnh điểm (pixel) tương ứng.

Độ rộng

Cho phép người dùng thiết lập lại độ rộng mong muốn hiển thị. Khi cập nhật xen ti mét (cm), chương trình sẽ tự động quy đổi ra ảnh điểm (pixel) tương ứng và ngược lại.

Lưu ý: để khôi phục độ rộng chuẩn ta có thể nhấn phím tắt F11.

Cột tùy chỉnh

Cột này dùng để nhận biết là cột chuẩn của chương trình hay cột do người dùng tự tạo.

Giữ nguyên độ rộng

Khi xem mẫu in, nếu số cột mà người dùng chọn hiển thị nhiều, tổng độ rộng các cột lớn hơn độ rộng của mẫu in, chương trình sẽ tự co giãn các cột cho phù hợp để lên mẫu in. Nếu muốn cột nào không tự co giãn độ rộng khi in mà giữ nguyên độ rộng như khai báo thì chọn vào cột này.

Lưu ý: chỉ nên chọn giữ nguyên độ rộng một số cột nhất định, vì nếu chọn giữ nguyên độ rộng quá nhiều cột và chọn khổ giấy in có độ rộng nhỏ thì khi xem sẽ không hiển thị hết toàn bộ các cột.

Tính tổng cộng

Chọn cột này nếu muốn hiển thị dòng tổng cộng ở cuối báo cáo và tính tổng cho cột đó.

Lưu ý: chỉ chọn các cột có định dạng là số, nếu chọn tính tổng các cột dữ liệu ký tự thì khi xem mẫu in sẽ văng lỗi.

Thêm cột công thức tùy chỉnh

Tại ngăn chi tiết, người dùng có thể thực hiện ba thao tác sau:

1. F4 – Thêm cột : nhấp phải vào chi tiết hoặc nhấn F4 để thêm mới một cột tùy chỉnh.

• Tên cột, Tên cột 2: Tiêu đề cột, tên tiếng anh của cột;

• Định dạng: chọn kiểu định dạng cho cột tùy chỉnh;

• Công thức: hiển thị công thức tính toán dữ liệu cho cột tùy chỉnh do người dùng định nghĩa. Người dùng nhấp đôi chuột vào các cột bên dưới phần thông tin để thêm cột muốn xử lý vào công thức. Có thể nhập liệu công thức xử lý dữ liệu theo dạng:
  IF THEN ELSE ;
IF OR AND THEN ( ) ELSE ( )

  Ví dụ:

  A/B thì khai báo dạng: IF B = 0 THEN 0 ELSE A/B

2. F3 – Sửa công thức: chọn cột tùy chỉnh đã tạo và nhấn F3 để sửa lại công thức cột tùy chỉnh.
3. F8 – Xóa : chọn cột tùy chỉnh và nhấn F8 để xóa cột tùy chỉnh đã khai báo.

Ngăn phân nhóm

Dùng để khai báo gom nhóm dữ liệu khi hiển thị lên mẫu in.

Chọn

Cột dữ liệu nào có chọn thì khi xem mẫu in sẽ được gom nhóm dữ liệu theo cột đó. Có thể gom nhóm theo nhiều chỉ tiêu bằng cách chọn nhiều cột. Sử dụng biểu tượng mũi tên lên/xuống để ưu tiên gom nhóm theo chỉ tiêu nào trước, chỉ tiêu nào sau.

Giảm dần

Nếu người dùng không chọn, chương trình mặc định gom nhóm theo thứ tự tăng dần của dữ liệu, nếu có chọn thì sẽ gom nhóm theo thứ tự giảm dần.

Hiện tổng cộng đầu nhóm

Tùy chọn này ảnh hưởng nếu ngăn chi tiết có dòng dữ liệu chọn tính tổng cộng. Khi đó, xem mẫu in sẽ hiển thị dòng tổng cộng ở đầu mỗi nhóm và tính tổng cho từng nhóm theo các cột được chọn tính tổng bên ngăn chi tiết.

Hiện tổng cộng cuối nhóm

Tương tự hiện tổng đầu nhóm, khi xem mẫu in sẽ hiện dòng tổng cộng ở cuối mỗi nhóm có chọn và tính tổng cho nhóm đó.

Ngăn lựa chọn

Khổ giấy in

Khi chọn "Tự động", chương trình sẽ tự tính toán kích thước khổ giấy in ra phù hợp, nếu kích thước nhỏ thì mặc định chọn khổ A4. Người dùng cũng có thể chọn các loại khổ giấy khác như A4 – Dọc, A4 – Ngang, Letter – Dọc, Letter – Ngang, A3 – Dọc, A3 – Ngang.

Hiển thị dòng tổng cộng

Tùy chọn có thể hiện dòng tổng cộng hay không? Nếu không chọn vào đây thì dù có chọn hiện tổng cộng đầu nhóm, cuối nhóm (phân nhóm) và tính tổng cộng (chi tiết), chương trình cũng sẽ không hiển thị dòng tổng.

Hiển thị thông tin người lập phiếu

Hiển thị một số thông tin người lập phiếu ở cuối mẫu in như: người lập, thủ kho, thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc. Chọn các thông tin muốn hiển thị tương ứng ở phần bên dưới. Có thể thực hiện biểu tượng mũi tên lên xuống để quy định thông tin nào xuất hiện trước, ưu tiên hiển thị từ trái sang phải.

Ngăn khác

Quy định chiều cao thanh tiêu đề các cột dữ liệu của mẫu in.

• Chức năng mẫu in dùng cho tất cả các báo cáo bán hàng (trừ báo cáo động, báo cáo dạng 2 cửa sổ).
• Việc khai báo mẫu phải đúng về mặt ý nghĩa, nếu không chương trình sẽ văng lỗi. Xin liên hệ nhân viên tư vấn để được hướng dẫn chi tiết.

Lập luận về quản lý dữ liệu theo năm tài chính

BPO ERP cho phép quản lý dữ liệu theo năm tài chính, nghĩa là không phụ thuộc vào ngày dương lịch. Quản lý dữ liệu theo năm tài chính liên quan tới chức năng sau:

Khóa số liệu và Tính số liệu theo kỳ

Việc khóa số liệu và tính số liệu theo kỳ giúp chương trình tính toán theo kỳ nhanh hơn. Thông thường, quản trị hệ thống sẽ thiết lập tác vụ tự động để chương trình tự tính số liệu kỳ (vào thời điểm không hoặc ít sử dụng, thường vào ban đêm), tuy nhiên trong một số trường hợp như khi điều chỉnh số dư, cũng cần phải thực hiện thủ công tác vụ này.

Điều chỉnh số dư

Khi điều chỉnh số dư, cần phải khóa số liệu và tính số liệu theo kỳ.

Các chức năng chuyển số dư sang năm sau

Các chức năng chuyển số dư sang năm sau trong các phân hệ tương ứng (tài khoản kế toán, công nợ, vật tư, khế ước, vụ việc...) sẽ không còn tồn tại.

Quản lý dữ liệu theo năm tài chính có tác dụng với các đối tượng dữ liệu sau:

• Cân đối Tài khoản;
• Cân đối công nợ ;
• Cân đối Vụ việc;
• Số dư theo Sản phẩm
• Tồn kho;
• Số dư theo Bộ phận;
• Số dư theo Lệnh sản xuất;
• Số dư theo Hợp đồng;
• Số dư theo Khế ước.

Cách xác định tháng/năm dương lịch từ kỳ/năm tài chính

Đối với năm tài chính

Xác định là [Tháng của “ngày bắt đầu năm tài chính” (thuộc năm nhập vào) + 12 tháng tới];

Ví dụ
ngày bắt đầu năm tài chính là 01/10, nhập vào năm 2012=> ngày/tháng/năm dương lịch=01/10/2012 -> 30/09/2013.

Đối với kỳ/năm tài chính

Xác định là [Tháng dương lịch đầu tiên của năm tài chính + Số kỳ nhập – 1 tháng].

Ví dụ

• Ngày bắt đầu năm tài chính là 01/10, nhập vào kỳ/năm tài chính=01/2012=> ngày/tháng/năm dương lịch=01/10/2012 -> 31/10/2012 (10/2012 + 1 - 1=10/2012)
• Nhập vào kỳ/năm tài chính=02/2012=> ngày/tháng/năm dương lịch=01/11/2012 -> 30/11/2012 (10/2012 + 2 - 1=11/2012).
• Nhập vào kỳ/năm tài chính=06/2012=> ngày/tháng/năm dương lịch=01/03/2013 -> 31/03/2013 (10/2012 + 6 - 1=03/2013).

Nguyên tắc thể hiện tháng/năm dương lịch bên cạnh kỳ/năm tài chính trên màn hình lọc

• Nếu chỉ nhập “Năm”: hiện bên cạnh trường “Năm” -> “Từ ngày ... đến ngày ...”;
• Nếu nhập “Kỳ” (thực chất là “kỳ/năm” do năm nhập ở ngoài): hiện bên cạnh trường “Kỳ” -> “Từ ngày ... đến ngày ...”;
• Nếu nhập “Kỳ/năm”: hiện bên cạnh trường “Năm” -> “Từ ngày ... đến ngày ...”;
• Nếu nhập “Từ kỳ/đến kỳ/năm”: hiện bên cạnh trường “Năm” -> “Từ ngày ... đến ngày ...”;
• Nếu nhập “Từ kỳ/năm đến kỳ/năm”: hiện bên cạnh trường “Năm” -> “Từ ngày ... đến ngày ...”;