Phiếu nhu cầu vật tư

Quy trình của phiếu nhu cầu vật tư

Bước lập phiếu nhu cầu vật tư là bước đầu tiên trong quy trình quản lý mua hàng. Tuy nhiên, có thể không được dùng trong quy trình nếu doanh nghiệp chỉ quản lý từ bước mua hàng mà không có nhu cầu quản lý từ bước lập phiếu nhu cầu.

Bước trước

Không

Bước sau

Duyệt phiếu nhu cầu (hoặc lập đơn hàng mua)

Bộ phận lập

Bộ phận yêu cầu vật tư

Màn hình cập nhật phiếu nhu cầu vật tư

Mô tả thông tin chung

Các trạng thái của phiếu nhu cầu

Lập chứng từ

Trạng thái đang lập phiếu, chưa hoàn thành để chuyển sang bước duyệt. Đây là trạng thái ngầm định khi tạo mới phiếu nhu cầu.
Trạng thái này được xác lập ngay trên phiếu nhu cầu. Ở trạng thái này, phiếu nhu cầu được phép hiệu chỉnh.

Chờ duyệt

Sau khi đã lập xong phiếu nhu cầu thì người lập phiếu sẽ chuyển phiếu sang trạng thái này để chờ duyệt ở bước tiếp theo.
Trạng thái này được xác lập ngay trên phiếu nhu cầu. Ở trạng thái này, được hiệu chỉnh phiếu nhu cầu.

Đã duyệt

Phiếu nhu cầu đã được duyệt và sẵn sàng chờ làm báo giá và đặt hàng. Khi lập đơn hàng, chương trình sẽ lọc những nhu cầu ở trạng thái “Đã duyệt”
Trạng thái này được xác lập ở bước duyệt phiếu nhu cầu thuộc chức năng “Duyệt phiếu nhu cầu”. Nó cũng có thể được xác lập ngay trên phiếu nhu cầu nếu người dùng được quyền duyệt nhu cầu. Ở trạng thái này, phiếu nhu cầu không được phép hiệu chỉnh nếu người dùng không được quyền duyệt.

Đã đặt hàng

Vật tư trong phiếu nhu cầu đã được đặt hàng và sẵn sàng cho bước nhập hàng.
Trạng thái này được xác lập ở bước duyệt đơn hàng khi có ít nhất 1 vật tư trong phiếu nhu cầu đã được lập đơn hàng và đơn hàng đó được duyệt. Ở trạng thái này, phiếu nhu cầu không được phép hiệu chỉnh.

Hoàn thành

Là trạng thái khi tất cả các vật tư trong phiếu nhu cầu đã được đặt hàng.
Trạng thái này được xác lập khi đơn hàng được duyệt. Ở trạng thái này, phiếu nhu cầu không được phép hiệu chỉnh.

Đóng

Là trạng thái kết thúc, phiếu nhu cầu sẽ không được tiếp tục đặt hàng nữa. Khi lập đơn hàng, sẽ không xuất hiện phiếu nhu cầu này trong danh sách những phiếu nhu cầu cần đặt hàng.
Trạng thái này được xác lập ở bước duyệt nhu cầu hoặc bước đóng nhu cầu. Ở trạng thái này, phiếu nhu cầu không được phép hiệu chỉnh.

Mô tả thông tin Ngăn Chi tiết

Mô tả trạng thái của các dòng chi tiết

Chưa duyệt

Là trạng thái vật tư yêu cầu chưa được duyệt. Đây là trạng thái ngầm định của dòng chi tiết khi tạo mới phiếu nhu cầu.
Trạng thái này còn được xác lập cho những dòng vật tư có trong yêu cầu nhưng không được duyệt ở bước duyệt nhu cầu.

Đã duyệt

Là trạng thái vật tư yêu cầu đã được duyệt.
Trạng thái này được xác lập ở bước duyệt nhu cầu.
Trạng thái này còn có thể xác lập ở bước lập nhu cầu nếu người dùng được quyền duyệt nhu cầu

Đã đặt hàng

Là trạng thái mà vật tư yêu cầu đã được đặt hàng (đơn hàng đó đã được duyệt) và sẵn sàng cho bước nhập hàng.
Trạng thái này được xác lập ở bước duyệt đơn hàng khi vật tư đã được lập đơn hàng và đơn hàng đó được duyệt.

Không được duyệt

Là trạng thái vật tư yêu cầu không được duyệt.
Trạng thái này được xác lập ở bước duyệt nhu cầu nếu chọn hủy ở bước duyệt nhu cầu hoặc ở bước đóng nhu cầu.

Mô tả thông tin Ngăn khác

Người duyệt

Tên người sử dụng nào có khai báo quyền duyệt “Phiếu nhu cầu” trong chức năng “Khai báo người duyệt” mới được lấy lên trường này (không quan tâm số tiền duyệt).
Khi lưu phiếu nhu cầu ở trạng thái "Chờ duyệt", chương trình sẽ tự động gởi thư đến “Người duyệt” đã khai báo để yêu cầu duyệt (lúc lưu, chương trình kiểm tra lại quyền duyệt của người này, nếu không thỏa sẽ không cho lưu).
Ngoài ra, nếu có khai báo số điện thoại di động của người duyệt, chương trình cũng sẽ gửi tin nhắn SMS đến người duyệt. Người duyệt có thể duyệt hoặc hủy trực tuyến cho yêu cầu đề nghị.

Lưu ý: Địa chỉ thư điện tử và số diện thoại di động của "Người duyệt" phải được cập nhật tại trường "Email" trong chức năng “Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập”.

Lý do hủy

Được tự động lấy dữ liệu từ cột “Lý do hủy” ở chức năng "Duyệt phiếu nhu cầu"

Hướng dẫn sử dụng chức năng duyệt qua điện thoại di động

Để dùng được chức năng này, cần đăng ký dịch vụ 3G và thiết bị USB 3G. Các cấu hình liên quan đề nghị tham khảo nhân viên tư vấn trong quá trình triển khai thực hiện.
Cách dùng:
Chọn mức độ của nhu cầu là 1-Khẩn cấp, trạng thái "Chờ duyệt", nhập mã người duyệt và lưu phiếu yêu cầu. Chương trình sẽ gửi yêu cầu duyệt tới điện thoại di động của người duyệt với nội dung tóm tắt gồm số phiếu yêu cầu, giá trị bằng tiền, mã lệnh duyệt và mã lệnh hủy. Người duyệt chỉ cần trả lời tin nhắn bằng mã duyệt hoặc mã hủy, hệ thống sẽ chuyển nhu cầu sang tình trạng tương ứng "Đã Duyệt" hoặc "Đóng".