Nhảy tới nội dung

Đơn hàng mua trong nước

Bước lập đơn hàng là bước tiếp sau bước chọn nhà cung cấp.
Trong phân hệ Quản lý mua hàng, BPO ERP quản lý đơn hàng mua theo hai loại:

  • Đơn hàng mua trong nước
  • Đơn hàng nhập khẩu

Hai loại đơn hàng này được cập nhật trên hai màn hình riêng tương ứng với tên gọi. Quy trình thực hiện, mô tả trạng thái và xử lý trạng thái của hai màn hình này hoàn toàn giống nhau. Riêng đối với đơn hàng nhập khẩu, chương trình có thêm chức năng khai báo tờ khai hải quan trong một màn hình riêng biệt để hỗ trợ việc tính toán các chi phí phát sinh khi nhập khẩu cũng như tính thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu.
Trong các màn hình đơn hàng, chương trình cho phép lập theo 02 mã giao dịch:

  • Mã giao dịch 1 – đơn hàng
  • Mã giao dịch 2 - hợp đồng

Khái niệm giao dịch hợp đồng trong hệ thống BPO ERP dùng để chỉ những đơn hàng khung - những thoả thuận mua bán giữa khách hàng và nhà cung cấp không liên quan đến việc trực tiếp nhập/ xuất hàng hoá. Mọi trường hợp liên quan đến việc trực tiếp nhập/ xuất hàng hoá đều thông qua mã giao dịch 1 – đơn hàng.
Quá trình lập đơn hàng/ hợp đồng được hỗ trợ bằng nhiều cách:

  • Lập trực tiếp đơn hàng/ hợp đồng mới.
  • Sao chép từ đơn hàng/ hợp đồng cũ.
  • Lấy số liệu từ phiếu nhu cầu đã duyệt: một đơn hàng/ hợp đồng có thể lấy số liệu từ nhiều phiếu nhu cầu (và ngược lại, một phiếu nhu cầu có thể được lập thành nhiều đơn hàng/ hợp đồng)
  • Lấy số liệu đã đặt hàng cho nhà cung cấp đã chọn: một đơn hàng/ hợp đồng chỉ được lấy số liệu đã đặt hàng cho một nhà cung cấp đã chọn.
  • Lấy số liệu từ hợp đồng: chức năng dành riêng cho mã giao dịch 1 – đơn hàng, một đơn hàng chỉ được lấy số liệu từ một hợp đồng (ngược lại, một hợp đồng có thể tách thành nhiều đơn hàng).

Quy trình của đơn hàng​

Bước trước: Duyệt phiếu nhu cầu hoặc chọn nhà cung cấp (nếu lập đơn hàng dựa trên thông tin chọn nhà cung cấp), duyệt hợp đồng (nếu quy trình lập đơn hàng được thực hiện từ những hợp đồng ký kết)
Bước sau: Duyệt đơn hàng (hoặc lập tờ khai hải quan)
Bộ phận lập: Bộ phận lập đơn hàng

Mô tả các trạng thái của đơn hàng​

Lập chứng từ Trạng thái đang lập đơn hàng. Đây là trạng thái ngầm định khi tạo mới đơn hàng.
Trạng thái này được xác lập ở bước lập đơn hàng.
Ở trạng thái này, đơn hàng được phép hiệu chỉnh. Chờ duyệt Sau khi đã lập xong đơn hàng, người lập sẽ chuyển đơn hàng sang trạng thái này để chờ duyệt ở bước tiếp theo. Trạng thái này có thể được xác lập ở bước lập đơn hàng. Ở trạng thái này, đơn hàng được phép hiệu chỉnh. Đã duyệt Trạng thái khi đơn hàng đã được duyệt và có thể gửi đơn hàng cho nhà cung cấp.
Trạng thái này có thể được xác lập ở bước lập đơn hàng (nếu người dùng có quyền duyệt đơn hàng) hoặc có thể được xác lập ở bước duyệt đơn hàng.
Ở trạng thái này, đơn hàng không được phép hiệu chỉnh. Nếu muốn hiệu chỉnh phải thực hiện bỏ trạng thái đã duyệt. Đang nhận hàng Trạng thái cho biết một số vật tư và một phần trong số lượng đặt hàng đã được nhận hàng.
Trạng thái này được xác lập ở bước nhận hàng. Ngoài ra còn có thể được xác lập ở bước xuất trả lại nhà cung cấp - trong trường hợp đã nhận hàng đủ nhưng có một số vật tư qua kiểm định không đạt chất lượng phải trả lại nhà cung cấp (từ trạng thái hoàn thành chuyển sang trạng thái đang nhận hàng).
Ở trạng thái này, đơn hàng không được phép hiệu chỉnh. Hoàn thành Trạng thái cho biết tất cả các vật tư trong đơn hàng đã được nhận hàng và số lượng đặt hàng các vật tư đã nhận đủ. Lưu ý là đơn hàng có thể hoàn thành mà không phụ thuộc vào việc nhập kho đủ hay không (đã qua kiểm định) mà chỉ phụ thuộc vào việc nhận hàng đủ hay không (nhận hàng nhưng chưa qua kiểm định).
Ở trạng thái này, đơn hàng không được phép hiệu chỉnh. Đóng Trạng thái cho biết các vật tư và số lượng đặt hàng sẽ không được tiếp tục nhận nữa.
Trạng thái này được xác lập ở bước đóng đơn hàng
Ở trạng thái này, đơn hàng không được phép hiệu chỉnh.

Màn hình cập nhật đơn hàng nhập mua trong nước​

Mô tả các trường thông tin chung - phần trên​

Mã giao dịch Chọn 01 trong 02 loại: 1 – Đơn hàng (mã ngầm định) và 2 - Hợp đồng (bắt buộc khai báo) Mã ncc Mã nhà cung cấp, lấy từ Danh mục nhà cung cấp (bắt buộc khai báo). Nếu lập đơn hàng từ thông tin chọn nhà cung cấp thì mã NCC sẽ được lấy từ nhà cung cấp được chọn cho nhu cầu.

Ghi chú: khi rê chuột vào trường mã khách, cho phép hiện số dư tức thời và địa chỉ của khách hàng trên màn hình. Tỷ lệ giảm giá Tỷ lệ giảm giá của đơn hàng/ hợp đồng. Trường này có tác dụng trừ phần giảm giá vào giá nhập trong khi nhập hàng. Số hợp đồng Số hợp đồng, trường này chỉ có giá trị trong trường hợp lập đơn hàng từ hợp đồng. Nếu không có bước lập hợp đồng, trường này để trống. Ngày hiệu lực Ngày hiệu lực của hợp đồng, chỉ cập nhật giá trị trường này nếu mã giao dịch là 2 - Hợp đồng Trạng thái Trạng thái của đơn hàng/ hợp đồng (chương trình tự xử lý). Đơn hàng/ hợp đồng có 06 trạng thái: “Lập chứng từ”, “Chờ duyệt”, “Đã duyệt”, “Đang nhận hàng”, “Hoàn thành” và “Đóng”. (Xem thêm trong mục “Quy trình đơn hàng”) Xử lý Tùy chọn xử lý đơn hàng/ hợp đồng. Đơn hàng/ hợp đồng có 03 cách xử lý: “Lập chứng từ”, “Chờ duyệt” và “Duyệt”. ứng với mỗi tùy chọn xử lý của người sử dụng, trạng thái của đơn hàng/ hợp đồng sẽ thay đổi tương ứng

Mô tả các trường Ngăn Chi tiết​

Mã hàng Mã vật tư đặt hàng, lấy từ Danh mục vật tư (bắt buộc khai báo) Đvt Đơn vị tính của vật tư hàng hóa, có thể được lấy mặc nhiên như trong danh mục vật tư nhưng cũng có thể thay đổi qua đơn vị tính quy đổi trong những trường hợp đặc biệt. Số lượng Số lượng vật tư đặt hàng (bắt buộc khai báo) Giá (USD) Đơn giá mua của vật tư theo đồng ngoại tệ khai báo, trường này chỉ hiện lên nếu trong phần thông tin chung chọn trường tiền là ngoại tệ, không phải VND Tiền (USD) Số tiền phát sinh theo đồng tiền ngoại tệ Mã thuế Mã thuế GTGT của vật tư, lấy từ Danh mục thuế Thuế suấtThuế suất GTGT của vật tư Thuế (USD) Tiền thuế GTGT của vật tư theo đồng ngoại tệ khai báo, trường này chỉ hiện lên nếu trong phần thông tin chung chọn trường tiền là ngoại tệ, không phải VND Ngày giao Ngày giao hàng Giá Đơn giá mua của vật tư theo VND, trường này sẽ thay vị trí trường Giá (USD) nếu phần thông tin chung chọn trường tiền là VND Tiền Số tiền phát sinh theo đồng tiền hạch toán Thuế Tiền thuế GTGT của vật tư theo VND, trường này sẽ thay vị trí trường Thuế (USD) nếu phần thông tin chung chọn trường tiền là VND Sl nhập Số lượng vật tư đã nhập kho Sl hoá đơn Số lượng vật tư đã cập nhật hoá đơn Vụ việc Vụ việc, dự án, công trình… liên quan đến yêu cầu về vật tư

Mô tả các trường Ngăn Thông tin giao hàng

Nơi nhận Nơi nhận hàng, lấy từ Danh mục địa chỉ Kho nhận Kho nhận hàng, ngầm định theo Danh mục địa chỉ H.thức vận chuyển Hình thức vận chuyển hàng hoá, lấy từ Danh mục hình thức vận chuyển

​

Mô tả các trường Ngăn Thông tin nhà cung cấp

Tên ncc Tên nhà cung cấp Địa chỉ Địa chỉ nhà cung cấp Số điện thoại Số điện thoại của nhà cung cấp Fax Số fax của nhà cung cấp

​

Mô tả các trường Ngăn Thông tin khác

Ngày lập h.đồng Ngày lập hợp đồng, trường này chỉ hiện giá trị trong trường hợp lập đơn hàng từ hợp đồng Ngày hiệu lực Ngày hiệu lực của hợp đồng, trường này chỉ hiện giá trị trong trường hợp lập đơn hàng từ hợp đồng. Trạng thái Trạng thái của hợp đồng, trường này chỉ hiện giá trị trong trường hợp lập đơn hàng từ hợp đồng Nv mua hàng Mã nhân viên phụ trách đơn hàng/ hợp đồng, lấy từ Danh mục nhân viên mua hàng Người duyệt

Tên người sử dụng nào có khai báo quyền duyệt “Đơn hàng” trong chức năng “Khai báo người duyệt” mới được lấy lên trường này.
Khi lưu đơn hàng ở trạng thái "Chờ duyệt", chương trình sẽ tự động gởi thư đến “Người duyệt” đã khai báo để yêu cầu duyệt (lúc lưu, chương trình kiểm tra lại quyền duyệt của người này, nếu không thỏa sẽ không cho lưu).
Ngoài ra, nếu có khai báo số điện thoại di động của người duyệt, chương trình cũng sẽ gửi tin nhắn SMS đến người duyệt. Người duyệt có thể duyệt hoặc hủy trực tuyến cho đơn hàng đề nghị.

Lưu ý: Địa chỉ thư điện tử của "Người duyệt" phải được cập nhật tại trường "Email" trong chức năng “Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập”.

Lý do hủy Được tự động lấy dữ liệu từ cột “Lý do hủy” ở chức năng “Duyệt đơn hàng”.

Các thao tác cơ bản khi lập đơn hàng​

Cần nắm rõ những thao tác đặc biệt sau đây trong khi lập đơn hàng: Cập nhật các thông tin trong đơn hàng Thông tin trong phần chi tiết của một đơn hàng/ hợp đồng bao gồm:

  • Ngăn 1 - Chi tiết: cập nhật các thông tin chi tiết về vật tư. Các thông tin của ngăn này bắt buộc phải được nhập.
    Ngoài ra màn hình chi tiết sẽ cho phép người dùng chỉnh sửa thông tin thay đổi đơn hàng (chỉ có ngăn này cho sửa thông tin)
  • Ngăn 2 - Thông tin giao hàng: sau khi cập nhật ở  Ngăn 1 ta chuyển sang cập nhật thông tin giao hàng ở ngăn này.
  • Ngăn 3 - Thông tin nhà cung cấp: ngăn này dùng để xem các thông tin liên quan đến nhà cung cấp đang được tạo đơn đặt hàng.
  • Ngăn 4 - Thông tin thay đổi: để xem chi tiết các lần chỉnh sửa thông tin đơn hàng, các thông tin cũ và các lần thay đổi sẽ được liệt kê.
  • Ngăn 5 - Thông tin khác: ngăn này dùng để cập nhật các thông tin khác liên quan đến đơn hàng. Ngăn này có thể nhập hoặc không.

Chỉnh sửa đơn hàng đã duyệt Chọn vùng thông tin chung nhấn phím F10- “Cập nhật thông tin thay đổi đơn hàng”. Màn hình chi tiết sẽ cho phép người dùng chỉnh sửa (chỉ có ngăn này cho sửa thông tin). Để xem chi tiết các lần chỉnh sửa, chọn ngăn (tab) “Thông tin thay đổi”, các thông tin cũ và các lần thay đổi sẽ được liệt kê. Trường “Lần thay đổi” dùng để lưu các lần thay đổi. Lưu ý: thông tin của đơn hàng gốc được mang sang của lần thay đổi đầu tiên là 0. Trường “Lý do thay đổi” để nhập các diễn giải cho việc thay đổi.

Chú ý
Người dùng truy cập phải thỏa quyền duyệt được khai báo ở chức năng “Khai báo người duyệt”. Lập đơn hàng/ hợp đồng từ số liệu trên phiếu nhu cầu Nhấn nút <>, click chuột trái vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ phiếu nhu cầu” hoặc nhấn phím F7, màn hình chọn phiếu nhu cầu sẽ chỉ hiện những phiếu nhu cầu ở trạng thái “Đã duyệt” hoặc “Đã đặt hàng”.

Chọn phiếu yêu cầu cần tạo, nhập số lượng đặt hàng sau đó trở về màn hình đơn hàng, chọn tùy chọn cập nhật (thêm vào chi tiết hoặc xóa hết chi tiết và thêm mới), nhấn phím ESC, những vật tư trong yêu cầu sẽ được cập nhật tự động vào đơn hàng. Lập đơn hàng/ hợp đồng từ số liệu đã phân bổ cho nhà cung cấp trong phần chọn nhà cung cấp trước đó Nhấn nút <>, click chuột trái vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Đặt hàng cho nhà cung cấp đã chọn” hoặc nhấn phím F9, chọn nhà cung cấp đã chọn trước, chọn tùy chọn cập nhật (thêm vào chi tiết hoặc xóa hết chi tiết và thêm mới), nhấn phím ESC, những vật tư trong danh sách chọn nhà cung cấp sẽ được cập nhật tự động vào đơn hàng. Lập đơn hàng từ hợp đồng đối với mã giao dịch 1 – “Đơn hàng” Nhấn <>, chọn mã giao dịch 1, click chuột trái vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ hợp đồng” hoặc nhấn phím F6. Màn hình chọn hợp đồng sẽ thể hiện những hợp đồng ở trạng thái “Đã duyệt” hoặc “Đã nhận hàng”. Sau khi chọn hợp đồng cần chọn, chọn tùy chọn cập nhật (thêm vào chi tiết hoặc xóa hết chi tiết và thêm mới), nhấn phím ESC, những vật tư trong hợp đồng sẽ được cập nhật tự động vào đơn hàng.

Lưu ý:
Tùy chọn cập nhật vào chứng từ đề nghị tham khảo trong phần hướng dẫn chung.

Duyệt qua điện thoại di động

Để dùng được chức năng này, cần đăng ký dịch vụ 3G và thiết bị USB 3G. Các cấu hình liên quan đề nghị tham khảo nhân viên tư vấn trong quá trình triển khai thực hiện.
Cách dùng:
Chọn mức độ của nhu cầu là 1-Khẩn cấp, trạng thái "Chờ duyệt", nhập mã người duyệt và lưu phiếu yêu cầu. Chương trình sẽ gửi yêu cầu duyệt tới điện thoại di động của người duyệt với nội dung tóm tắt gồm số phiếu yêu cầu, giá trị bằng tiền, mã lệnh duyệt và mã lệnh hủy. Người duyệt chỉ cần trả lời tin nhắn bằng mã duyệt hoặc mã hủy, hệ thống sẽ chuyển nhu cầu sang tình trạng tương ứng "Đã Duyệt" hoặc "Đóng".