Giấy báo giá

Quy trình lập giấy báo giá

Giấy báo giá được xem như là bước đầu tiên trong quy trình bán hàng. Tuy nhiên, để lập giấy báo giá không chỉ đơn thuần là “Báo giá cho khách hàng”, cũng phải chuẩn bị rất kỹ một số những thông tin có liên quan như chính sách về giá chuẩn, chính sách chiết khấu…Thông tin của phiếu báo giá sẽ được kế thừa để lập các đơn hàng bán.

Bước trước

Không

Bước sau

Lập đơn hàng

Bộ phận lập

Bộ phận kinh doanh- báo giá

Mô tả trạng thái của giấy báo giá

Lập chứng từ

Trạng thái đang lập giấy báo giá. Đây là trạng thái ngầm định khi tạo mới giấy báo giá. Trạng thái này được xác lập ngay trên phiếu báo giá. Ở trạng thái này, phiếu báo giá được phép hiệu chỉnh.

Báo giá

Sau khi đã lập báo giá, người lập sẽ chuyển trạng thái phiếu báo giá sang trạng thái “Báo giá” để cho biết đã gửi báo giá cho khách hàng. Trạng thái này được xác lập ngay trên phiếu báo giá, và được phép hiệu chỉnh.

Chuyển đơn hàng

Báo giá sẽ tự động chuyển về trạng thái này sau khi bộ phận xử lý đơn hàng đã lập đơn hàng từ số liệu báo giá. Trạng thái này có thể được xác lập khi bộ phận xử lý đơn hàng thực hiện đóng những đơn hàng có số liệu được lập từ báo giá này. Ở trạng thái này, phiếu báo giá không được phép hiệu chỉnh bất cứ thông tin gì. Nhưng lưu ý rằng giấy báo giá sẽ không chuyển trạng thái khi lập hợp đồng (mã giao dịch 2) từ giấy báo giá vì đơn hàng sẽ được lập từ hợp đồng (hợp đồng chỉ là những khung thỏa thuận hoặc những giao ước, ghi nhớ chung trước khi thực hiện).

Đóng

Trạng thái kết thúc của giấy báo giá. Trạng thái này có thể được xác lập ngay trên phiếu báo giá. Ở trạng thái này, phiếu báo giá không được phép hiệu chỉnh bất cứ thông tin gì.

Mô tả các trường thông tin chung - phần trên

Mã khách

Mã khách hàng cần báo giá, được lấy từ Danh mục khách hàng, trường này bắt buộc phải khai báo.

Ghi chú: khi rê chuột vào trường mã khách, cho phép hiện số dư tức thời và địa chỉ của khách hàng trên màn hình.

Người liên hệ

Người yêu cầu báo giá phía khách hàng, cũng có thể là người lập đề nghị báo giá của doanh nghiệp, trường này được nhập tự do và tùy chọn, không bắt buộc.

Diễn giải

Giải thích lý do, mục đích… hỏi giá vật tư.

Ngày hết hạn hl

Thời gian hết hạn báo giá do khách hàng yêu cầu trong đề nghị báo giá.

Mã thanh toán

Mã thanh toán, cho biết hạn thanh toán được áp dụng trong báo giá, được lấy từ danh mục thanh toán.

Số chứng từ

Số giấy báo giá, người sử dụng có thể tự gõ hoặc chương trình tự đánh số tăng tự động, số tăng tự động tuỳ theo khai báo trong hệ thống danh mục chứng từ.

Ngày lập

Ngày lập giấy báo giá.

Tỷ giá

Tỷ giá giao dịch trong trường hợp cung cấp giấy báo giá cho khách hàng bằng ngoại tệ. Chọn mã ngoại tệ và nhập tỷ giá. Tỷ giá được lấy mặc nhiên theo từng loại ngoại tệ có trong danh mục tỷ giá quy đổi theo ngày gần nhất.

Trạng thái

Trạng thái của giấy báo giá, cho biết trạng thái hiện tại. Giấy báo giá có 3 trạng thái: “Lập chứng từ”, “Báo giá” và “Đóng”.

Xử lý

Tùy chọn xử lý giấy báo giá. Giấy báo giá có 3 xử lý: “Lập chứng từ”, “Báo giá” và “Đóng”. Tuỳ thuộc tùy chọn xử lý của người sử dụng, trạng thái của giấy báo giá sẽ thay đổi tương ứng.

Mô tả các trường ngăn Chi tiết

Mã hàng

Mã vật tư đề nghị báo giá, được lấy từ Danh mục vật tư, trường này bắt buộc phải khai báo.

Đvt

Đơn vị tính của vật tư hàng hóa, có thể được lấy mặc nhiên như trong danh mục vật tư nhưng cũng có thể thay đổi qua đơn vị tính quy đổi trong những trường hợp đặc biệt.

Mã kho

Các ghi chú khác liên quan đến vật tư đề nghị báo giá

Số lượng

Số lượng vật tư báo giá cho khách hàng, trường này bắt buộc phải khai báo.

Giá chuẩn USD

Là mức giá chuẩn khai báo trong “Cập nhật giá bán” theo đồng tiền ngoại tệ và không được phép sửa.

Giá báo USD

Giá được báo theo những điều kiện cụ thể do khách hàng đề nghị theo đồng tiền ngoại tệ.

Tiền USD

Tiền phát sinh theo đồng tiền ngoại tệ.

Chiết khấu USD

Là chiết khấu cho khách hàng khi mua mặt hàng này theo đồng tiền ngoại tệ.

Mã thuế / Thuế suất

Mã thuế và thuế suất tương ứng của vật tư, giá trị được trả về từ danh mục vật tư.

Ngày giao

Ngày giao hàng do khách hàng yêu cầu.

Giá chuẩn

Là mức giá chuẩn khai báo trong “Cập nhật giá bán” theo đồng tiền hạch toán và không được phép sửa.

Lưu ý chương trình xử lý cập nhật giá bán như sau:

• Trường hợp đvt chuẩn có giá, đvt qui đổi không có giá: nếu giấy báo giá nhập theo đvt qui đổi thì ngầm định tính và hiện giá theo hệ số qui đổi;
• Trường hợp đvt chuẩn không có giá, đvt qui đổi cũng không có giá: chương trình sẽ không thể hiện gì (không dựa đvt qui đổi khác qui ra giá). Giá báo

Giá được báo theo những điều kiện cụ thể do khách hàng đề nghị. Giá báo sẽ được lấy mặc định bằng với Giá chuẩn nếu có khai báo “Cập nhật giá bán”.
Trong trường hợp giấy báo giá thuộc diện được chiết khấu mà mã chiết khấu này khai báo là không “Tính trên tiền hàng” thì giá sẽ bằng giá chuẩn sau khi trừ đi tiền chiết khấu.

Tiền

Tiền phát sinh theo đồng tiền hạch toán.

Chiết khấu

Là tiền chiết khấu giấy báo giá thuộc diện được chiết khấu mà mã chiết khấu được khai báo là “Tính trên tiền hàng”.

Vụ việc

Mã vụ việc dùng để theo dõi một quá trình bán hàng xuất phát từ báo giá này. Nếu các bước sau được lập từ số liệu báo giá này, vụ việc sẽ tự động kèm theo.

Mô tả các trường ngăn Chi phí

Tab chi phí trong giấy báo giá được khai báo để làm thông tin tham khảo thêm, dùng để khai báo các khoản chi phí dự kiến có thể phát sinh. Hiện tại chưa có mối liên kết thông tin này với các bước quy trình sau.

Mã chi phí

Mã chi phí được kèm theo báo giá, được lấy từ Danh mục chi phí, trường này không bắt buộc phải khai báo nếu không phát sinh.

Tiền

Tiền chi phí liên quan đến việc bán hàng nếu đơn hàng được thực hiện. Các khoản theo từng mã chi phí sẽ được phân bổ cho từng vật tư trong báo giá theo tiêu thức phân bổ đặc trưng của từng mã chi phí. Tiêu thức phân bổ phụ thuộc vào việc lập danh mục chi phí.

Mô tả các trường ngăn Thông tin giao hàng

Nơi giao

Nơi giao hàng cho khách hàng, được lấy từ Danh mục địa chỉ khách hàng, trường này không bắt buộc phải khai báo.

Hình thức vận chuyển

Hình thức vận chuyển hàng, được lấy từ Danh mục hình thức vận chuyển, trường này không bắt buộc phải khai báo.

Một số thao tác cơ bản khi lập giấy báo giá

Lưu ý một số thao tác trong khi nhập giấy báo giá:

Phân bổ chi phí cho các mặt hàng

Chọn ngăn (tab) “Chi phí”, sau khi khai báo các mã và tiền chi phí, nhấn phím F9- “Phân bổ”.

Xem và sửa kết quả phân bổ chi phí cho các mặt hàng

Chương trình cho phép sửa lại giá trị đã được phân bổ cho các mặt hàng. Để xem và sửa, nhấn phím F3- “Sửa phân bổ”, một màn hình chứa thông tin phân bổ chi tiết sẽ xuất hiện. Trong màn hình này, chỉ được sửa số tiền phân bổ chi tiết, các thông tin khác như số tiền các loại chi phí, các tiêu thức tính toán như thể tích, khối lượng, số lượng…do hệ thống tính toán.
Lưu ý là tổng số tiền theo các loại chi phí đã được phân bổ vừa đủ cho các chi tiết theo mặc nhiên. Trong trường hợp sửa lại, cũng phải bảo đảm yêu cầu này, nếu không chương trình sẽ thông báo “Tiền chi phí không đúng hoặc chưa phân bổ”.

Thêm mới / Xóa chi phí

Nhấn phím F4 hoặc F8 để thêm mới hoặc xóa một loại chi phí trong ngăn chi phí.

Chọn xử lý chứng từ trước khi lưu

Thông thường, trạng thái sau khi lập giấy báo giá sẽ là “Lập ct”. Nhưng có thể chọn mức trạng thái chỉ là “Chờ duyệt” hoặc “Duyệt” luôn, việc này phụ thuộc vào quy trình cụ thể của từng doanh nghiệp. (Xem thêm phần “Mô tả trạng thái của giấy báo giá” để hiễu rõ hơn về các trường hợp xử lý cụ thể).