Phiếu giao hàng

Quy trình giao hàng

Bước giao hàng là bước kế tiếp sau bước xuất kho bán hàng. Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, sẽ có quy trình bán hàng khác nhau. Theo đó, phiếu giao hàng có thể được lập trước hoặc sau hóa đơn bán hàng. Bước trước Lập lệnh xuất hàng (hoặc xuất hóa đơn nếu trường hợp xuất hóa đơn trước khi giao hàng)

Bước sau Xuất kho (hoặc xuất hóa đơn nếu xuất hóa đơn sau khi giao hàng)

Bộ phận lập Bộ phận giao hàng

Mô tả trạng thái của phiếu giao hàng

Lập ctừ

Trạng thái đang lập chứng từ. Đây là trạng thái ngầm định khi tạo mới chứng từ.

Giao hàng

Trạng thái cho biết các vật tư trong chứng từ đã sẵn sàng giao cho khách hàng.

Mô tả các trường thông tin chung - phần trên

Mã khách Mã khách hàng, lấy từ Danh mục khách hàng (bắt buộc khai báo).

Ghi chú: khi rê chuột vào trường mã khách, cho phép hiện số dư tức thời và địa chỉ của khách hàng trên màn hình. Người nhận Người nhận hàng phía khách hàng. Diễn giải Nêu lý do giao hàng. Mã giao dịch Mã giao dịch- hiện tại chỉ có 1 mã ngầm định là 1 – “Phiếu giao hàng”. Số chứng từ Số phiếu giao hàng, người sử dụng có thể tự nhập hoặc chương trình đánh số tăng tự động tuỳ theo khai báo trong hệ thống. Ngày lập Ngày lập phiếu giao hàng Trạng thái Trạng thái của phiếu giao hàng. Phiếu giao hàng có 03 trạng thái: “Lập chứng từ”, “Giao hàng” và “Hoàn thành”. Xử lý Tùy chọn xử lý phiếu giao hàng. Tuỳ vào tùy chọn xử lý của người sử dụng, trạng thái của phiếu giao hàng sẽ thay đổi tương ứng.

Mô tả các trường ngăn Chi tiết

Mã hàng Mã vật tư trong phiếu giao hàng, được nhập trực tiếp trên màn hình từ “Danh mục vật tư” hoặc được lấy từ các bước quy trình trước như “Hóa đơn” hoặc “Đơn hàng”. Đvt Đơn vị tính của vật tư nhập mua, lấy ngầm định trong Danh mục vật tư Mã kho Kho xuất hàng trong phiếu giao hàng, được nhập trực tiếp trên màn hình từ “Danh mục kho” hoặc được lấy từ các bước quy trình trước như “Hóa đơn” hoặc “Phiếu xuất”. Mã vị trí Vị trí xuất hàng trong kho, lấy từ Danh mục vị trí hoặc được lấy từ các bước quy trình trước như “Hóa đơn” hoặc “Phiếu xuất”, được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi vật tư theo vị trí kho. Mã lô Số lô của hàng hóa, lấy từ Danh mục lô hàng hoặc được lấy từ các bước quy trình trước như “Hóa đơn” hoặc “Phiếu xuất”, được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi vật tư theo lô. Khai báo về lô hàng được thực hiện ở phân hệ hàng tồn kho. Số lượng Số lượng hàng hóa từng loại được chia chi tiết theo từng phương tiện vận chuyển và từng chuyến trên phiếu giao hàng, được lấy từ việc phân bổ số lượng vận chuyển trong khi chọn hóa đơn / phiếu xuất. Số phiếu Số chuyến hàng vận chuyển cho phiếu giao hàng này trong trường hợp không thể giao hàng trong 1 chuyến. Số này chương trình tự sinh. Ngày giao Ngày giao của từng chuyến của phiếu giao hàng này, được nhập trực tiếp khi lập phiếu hoặc được trả về từ bước xác nhận giao hàng. Loại v.chuyển Loại hình vận chuyển, được nhập từ danh mục loại hìnhvận chuyển. Phương tiện Phương tiện vận chuyển, được nhập từ danh mục phương tiện. Ghi chú Phần diễn giải thêm về việc giao hàng. Xác nhận Xác nhận hàng đã được chuyển đi, dùng trong trường hợp khi phân bổ số lượng có thể xác nhận lượng hàng đã được chuyển đi mà không cần phải có một bước khác thực hiện. Hóa đơn / Dòng/ Phiếu xuất/ Dòng Số đơn hàng, số phiếu xuất và số dòng của vật tư trong phiếu xuất, hóa đơn(nếu thông tin phiếu giao hàng được lấy từ phiếu xuất hoặc hóa đơn). Vụ việc Vụ việc có liên quan đến giao hàng.

Một số thao tác cơ bản khi lập phiếu giao hàng

Tạo phiếu giao hàng từ số liệu hóa đơn Tạo mới phiếu giao hàng, nhấn phải chuột vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ hóa đơn” (hoặc nhấn phím F5). Sau khi chọn được hóa đơn cần giao, nhấn nút - “Chọn” để vào màn hình phân bổ số lượng vận chuyển cho hóa đơn. Lưu ý là phải phân bổ hết các hàng hóa và số lượng trong hóa đơn cho các chuyến.
Nhấn nút - “Lưu” để chương trình tự động cập nhật vào phiếu giao hàng những dòng hàng hóa đã phân bổ. Tạo phiếu giao hàng từ số liệu phiếu xuất Tạo mới phiếu giao hàng, nhấn phải chuột vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ phiếu xuất” (hoặc nhấn phím F6). Màn hình chọn phiếu xuất chỉ hiện những phiếu xuất có trạng thái là “Đã xuất kho”. Sau khi chọn được phiếu xuất cần giao, nhấn nút - “Chọn” để vào màn hình phân bổ chuyến cho phiếu xuất. Lưu ý là phải phân bổ hết các hàng hóa và số lượng trong phiếu xuất cho các chuyến xe.
Nhấn nút - “Lưu” để chương trình tự động cập nhật vào phiếu giao hàng những dòng hàng hóa đã phân bổ.

Những thao tác sau đây đề nghị tham khảo trong phần giới thiệu các thao tác chung (cập nhật số liệu): Tạo mới một phiếu Thêm hoặc xóa một dòng chi tiết Hiệu chỉnh một phiếu Thoát khỏi phần nhập liệu và lưu Xem thông tin người sử dụng Xem các chứng từ bị xoá Di chuyển con trỏ giữa các chứng từ