Nhảy tới nội dung

Phiếu xuất bán

Phiếu xuất bán được dùng trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng theo quy trình xuất kho trước sau đó mới xuất hóa đơn sau hoặc cho các đối tượng khách hàng vãng lai. Trong trường hợp này, các phiếu xuất được lập trước sau đó mới lập hóa đơn bán hàng.

Quy trình xuất bán hàng hoá

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, sẽ có quy trình bán hàng khác nhau. Theo đó, phiếu xuất hàng hoặc hóa đơn bán hàng sẽ được lập trước.

Bước trước

Lập đơn hàng, lệnh xuất hàng (hoặc xuất hóa đơn nếu trường hợp xuất hóa đơn trước khi xuất)

Bước sau

Giao hàng (hoặc xuất hóa đơn nếu xuất hóa đơn sau khi xuất)

Bộ phận lập

Bộ phận kho hàng

Phiếu xuất bán có thể được lập bằng 02 cách: Lập trực tiếp hoặc lấy số liệu từ các phiếu:

  • Lấy số liệu từ đơn hàng;
  • Lấy số liệu từ hóa đơn;
  • Lấy số liệu từ lệnh xuất hàng.

Mô tả các trạng thái của phiếu xuất bán​

Lập ctừ

Trạng thái đang lập Lệnh xuất kho. Đây là trạng thái ngầm định khi tạo mới Lệnh xuất kho.

Xuất

Trạng thái cho biết các vật tư trong phiếu xuất đã được xuất kho.

Hoàn thành

Trạng thái cho biết Lệnh xuất kho đã được thực hiện xong. Nếu số lượng thực xuất bằng số lượng đề nghị xuất thì Lệnh xuất kho tự động đổi sang trạng thái “Hoàn thành”.

Mô tả các trường thông tin chung - phần trên​

Mã giao dịch

Có 1 mã giao dịch là “Phiếu xuất”.

Mã khách

Mã khách hàng, lấy từ “Danh mục khách hàng” (bắt buộc khai báo).

Ghi chú: khi rê chuột vào trường mã khách, cho phép hiện số dư tức thời và địa chỉ của khách hàng trên màn hình.

Người nhận

Người nhận hàng phía khách hàng, gõ tự do.

Diễn giải

Nêu lý do xuất hàng.

Số chứng từ

Số phiếu xuất, người sử dụng có thể tự nhập hoặc chương trình đánh số tăng tự động tuỳ theo khai báo trong hệ thống.

Ngày lập

Ngày lập phiếu xuất

Trạng thái

Trạng thái của phiếu xuất. Phiếu xuất có 03 trạng thái: “Lập chứng từ”, “Xuất” và “Hoàn thành” Xử lý Tùy chọn xử lý phiếu xuất. Tuỳ vào tùy chọn xử lý của người sử dụng, trạng thái của phiếu xuất sẽ thay đổi tương ứng

Mô tả các trường ngăn Chi tiết​

Mã hàng Mã vật tư trong phiếu xuất, được nhập trực tiếp trên màn hình từ “Danh mục vật tư” hoặc được lấy từ các bước quy trình trước như “Hóa đơn” hoặc “Đơn hàng”. Đvt Đơn vị tính của vật tư xuất bán, lấy ngầm định trong “Danh mục vật tư”. Mã kho Kho xuất hàng trong phiếu xuất, được nhập trực tiếp trên màn hình từ “Danh mục kho” hoặc được lấy từ các bước quy trình trước như “Hóa đơn” hoặc “Đơn hàng”. Vị trí Vị trí xuất hàng trong kho, lấy từ “Danh mục vị trí”, được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi vật tư theo vị trí kho. Lô Số lô của hàng hóa, được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi vật tư theo lô. Khai báo về lô hàng được thực hiện ở phân hệ hàng tồn kho. Số lượng Số lượng hàng hóa từng loại trên hoá đơn, có thể tự nhập hoặc lấy giá trị ngầm định từ trường số lượng trong đơn hàng / phiếu xuất. Số đh/ Dòng/ Số hđ/ Dòng Số đơn hàng, số hóa đơn và số dòng của vật tư trong đơn hàng, hóa đơn (nếu lấy thông tin từ đơn hàng hoặc hóa đơn). Sl hóa đơn Số lượng đã xuất hoá đơn của đơn hàng này. Sl giao Số lượng thực sự đã giao cho khách hàng. Vụ việc Mã vụ việc dùngđể theo dõi một quá trình bán hàng.

Mô tả các trường ngăn thông tin khác​

Số lệnh xuất và ngày lệnh xuất Trong trường hợp phiếu xuất hàng được lấy số liệu từ lệnh xuất hàng thì thông tin này được tự động trả về.
Số lệnh xuất và ngày lệnh xuất chỉ dùng tham khảo, không nhập liệu hoặc chỉnh sửa được.

Một số thao tác cơ bản khi lập phiếu xuất​

Lưu ý một số thao tác trong khi nhập phiếu xuất: Tạo phiếu xuất từ số liệu lệnh xuất hàng (cho quy trình đơn hàng→ lệnh xuất hàng→ phiếu xuất→ xuất hóa đơn) Tạo mới phiếu xuất bán, nhấn phải chuột vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ lệnh xuất hàng” (hoặc nhấn phím F5). Màn hình chọn lệnh xuất hàng chỉ hiện những lệnh xuất có trạng thái là “Đề nghị” của mã khách đã khai báo.
Nhập số lượng xuất, chọn xử lý cập nhật sau đó thoát khỏi màn hình danh sách lệnh xuất hàng. Chương trình sẽ tự động cập nhật vào phiếu xuất bán những dòng hàng hóa đã chọn trong danh sách trên. Tạo phiếu xuất hàng từ số liệu đơn hàng (cho quy trình đơn hàng→ phiếu xuất→ xuất hóa đơn) Tạo mới phiếu xuất bán, nhấn phải chuột vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ đơn hàng” (hoặc nhấn phím F6). Màn hình chọn đơn hàng chỉ hiện những đơn hàng của khách hàng đã chọn ở trạng thái “Đã duyệt” hoặc “Đang xuất hàng”.
Nhập số lượng xuất, chọn xử lý cập nhật sau đó thoát khỏi màn hình danh sách đơn hàng. Chương trình sẽ tự động cập nhật vào phiếu xuất bán những dòng hàng hóa đã chọn trong danh sách trên. Tạo phiếu xuất hàng từ số liệu hóa đơn (cho quy trình đơn hàng→ xuất hóa đơn→ lệnh xuất hàng→ phiếu xuất) Tạo mới phiếu xuất bán, nhấn phải chuột vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ hóa đơn” (hoặc nhấn phím F7). Màn hình chọn hóa đơn hiện những hóa đơn ở trạng thái “Chuyển KTTH” và “Chuyển vào SC”.