Nhảy tới nội dung

Giới thiệu

Chương này giới thiệu giải pháp BPO ERP - Phân hệ Quản lý bán hàng: tổng quát về phân hệ, đối tượng sử dụng, những tính năng cơ bản, sự tác động và ảnh hưởng lẫn nhau giữa phân hệ Quản lý bán hàng với các phân hệ khác của toàn bộ giải pháp và lập luận trong phân hệ

  • Đối tượng sử dụng phân hệ Quản lý bán hàng.
  • Những tính năng cơ bản của hệ thống ứng dụng BPO ERP - Phân hệ Quản lý bán hàng.
  • Tương tác với các phân hệ khác của ứng dụng BPO ERP .

Đối tượng sử dụng tài liệu

Tài liệu này được xây dựng để hỗ trợ khách hàng nắm được cách thức sử dụng chương trình, qua đó có thể thực hiện tốt các công việc được giao trong các bước của quy trình Quản lý bán hàng trong hệ thống BPO ERP .

  • Phòng kế toán: khi hạch toán sổ cái.
  • Phòng tiêu thụ: khi định giá hàng bán, tiếp nhận và xử lý đơn hàng.
  • Phòng vật tư: khi cân đối và lên kế hoạch nhập hàng.

Ngoài ra, phân hệ này còn cung cấp các báo cáo quản trị phục vụ cho mục đích quản lý chặt chẽ và chính xác các thông tin về hàng hóa.

Những tính năng cơ bản của phân hệ Quản lý bán hàng​

Phân hệ quản lý bán hàng tự động hoá toàn bộ quy trình bán hàng của doanh nghiệp: từ khi tiếp nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng và xuất hoá đơn. Người sử dụng có thể thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình hoặc tự khai báo các bước thực hiện tắt theo đặc thù riêng. Hoạt động bán hàng có hiệu quả hơn do việc giảm thiểu các công đoạn và thao tác xử lý trực tiếp khi xuất hàng và đòi tiền. Việc thực hiện đơn hàng nhanh chóng và đúng thời hạn sẽ làm khách hàng hài lòng đồng thời giảm bớt việc phải sửa chữa, chỉnh sửa đơn hàng.
Phân hệ này còn có nhiều chức năng quản lý hàng bán bị trả lại, hàng thay thế và điều chỉnh công nợ. Việc tính giá và chiết khấu cũng được thực hiện theo nhiều cách nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý giá khác nhau.

Những tính năng chung của hệ thống​

(Xem hướng dẫn sử dụng phần hệ thống).

Những tính năng cơ bản của phân hệ​

Danh mục khách hàng

  • Không giới hạn số lượng khách hàng được quản lý
  • Lưu giữ các thông tin quan trọng về khách hàng như địa chỉ, số điện thoại, số fax, người liên hệ, điều khoản tín dụng, hạn mức tín dụng…
  • Cho phép phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: theo vùng địa lý, theo loại hình doanh nghiệp, theo quy mô doanh nghiệp

Chiết khấu

  •   Quản lý chiết khấu linh hoạt, cho phép khai báo và thực hiện nhiều phương thức chiết khấu. Trong BPO ERP - phân hệ quản lý bán hàng, có thể tính tiền chiết khấu theo khách hàng, nhóm khách hàng, vật tư, nhóm vật tư, kho hàng, thậm chí có thể tổ hợp các chỉ tiêu trên để có nhiều phương thức chiết khấu linh hoạt hơn
  •   Cho phép áp dụng nhiều phương thức chiết khấu trong cùng một giao dịch (trong trường hợp một khách hàng có thể được hưởng nhiều phương thức chiết khấu trong cùng một giao dịch)

Giá bán

  • Cho phép khai báo nhiều mức giá bán hoặc chiết khấu tùy theo số lượng đặt hàng
  • Cho phép khai báo nhiều phương án giá bán theo sản phẩm, loại sản phẩm hoặc khách hàng
  • Quản lý giá bán theo nhiều đồng tiền ngoại tệ khác nhau và theo dõi hạn hiệu lực của chúng

Quản lý bán hàng

  • Theo dõi công nợ chi tiết theo hóa đơn, hợp đồng, thời hạn và chiết khấu thanh toán
  • Linh hoạt trong quy trình mua hàng: xuất hóa đơn sau khi đã xuất kho/ Xuất hóa đơn ngay/ Xuất hóa đơn độc lập hoặc lập hóa đơn bán hàng trước khi lập phiếu xuất bán
  • Treo đơn hàng của những khách hàng vượt hạn mức tín dụng hoặc có nợ quá hạn chưa thanh toán hoặc có séc bị trả lại vì không đủ tiền trong tài khoản
  • Phân quyền chặt chẽ theo các bộ phận nghiệp vụ

Đọc số liệu từ tệp Excel Đây là một chức năng thuận tiện giúp người dùng có thể tạo số liệu trong một tệp Excel bất kỳ theo một định dạng lập trước. Sau đó số liệu tệp Excel được chuyển vào chương trình và chuyển vào sổ cái Báo cáo

  • Hệ thống báo cáo hoàn chỉnh, được thiết kế theo hướng quản lý theo từng khách hàng, theo từng mặt hàng…
  • Các báo cáo bán hàng phân tích theo thời gian giúp người dùng có thể đánh giá được mức độ giao dịch với khách hàng
  • Theo dõi được tình hình tiêu thụ hàng hóa cũng như hàng trả lại từ khách hàng
  • Nắm bắt mức doanh số bán hàng đạt được theo từng khách hàng, theo từng mặt hàng…

Kết nối với các phân hệ khác Liên kết với các phân hệ quản lý hàng tồn kho, kế toán công nợ phải thu, kế toán vốn bằng tiền, kế toán tổng hợp. Tương tác với các phân hệ khác trong BPO ERP Phân hệ Quản lý bán hàng có sự ảnh hưởng qua lại với các phân hệ khác trong BPO ERP – một số liên hệ là bắt buộc, một số khác có thể tùy chọn có hoặc không. Hệ thống Phần hệ thống có liên quan đến phân hệ Quản lý bán hàng ở danh mục bộ phận Bán hàng tùy theo từng phòng ban, cho nên cần phải khai báo danh sách các bộ phận trong danh mục này. Kế toán tổng hợp Phân hệ kế toán tổng hợp đóng vai trò là trung tâm tiếp nhận thông tin có liên quan đến hạch toán kế toán từ tất cả các phân hệ. Trong BPO ERP , phân hệ Quản lý bán hàng có mối liên hệ tương tác với phân hệ kế toán tổng hợp qua các quan hệ sau:

  • Danh mục tài khoản
    Trong một số màn hình khai báo danh mục hoặc cập nhật số liệu thuộc phân hệ Quản lý bán hàng, có sử dụng tài khoản đã được khai báo ở phân hệ kế toán tổng hợp như tài khoản công nợ, tài khoản vật tư hàng hóa, tài khoản mã nhập xuất, lý do, tài khoản thuế…Tùy thuộc vào tổ chức hệ thống tài khoản kế toán của kế toán tổng hợp, phân hệ Quản lý bán hàng sẽ được khai báo phù hợp để phục vụ cho việc phân tích cả hệ thống;
  • Hạch toán các chứng từ
    Một số chứng từ trong phân hệ Quản lý bán hàng như hóa đơn, chứng từ phải thu, phiếu nhập hàng bán bị trả lại… sau khi được lưu sẽ được tiếp tục xử lý hoặc chuyển trực tiếp vào sổ cái ở phân hệ kế toán tổng hợp tùy thuộc vào các trạng thái khác nhau khi lưu. Kế toán tổng hợp có thể can thiệp vào những chứng từ gốc ở phân hệ Quản lý bán hàng nếu được phân quyền hiệu chỉnh chứng từ.

Quản lý hàng tồn kho Một trong những đối tượng quản trị chính yếu trong phân hệ Quản lý bán hàng là kho hàng và hàng hóa vì vậy mối liên hệ tương tác giữa phân hệ Quản lý bán hàng và phân hệ quản lý kho hàng là không thể thiếu. Mối quan hệ này được thể hiện qua các điểm chính như sau:

  • Hệ thống danh mục tồn kho: Phân hệ quản lý kho hàng cung cấp hệ thống danh mục kho hàng như kho bãi, khay kệ, vị trí, vật tư hàng hóa, danh sách lô hàng… để dựa vào đó, phân hệ Quản lý bán hàng sẽ kế thừa các danh mục này.
  • Chuyển sổ tồn kho các chứng từ: Một số chứng từ trong phân hệ Quản lý bán hàng nhưphiếu nhập kho, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.. sau khi được lưu sẽ chuyển vào các sổ chi tiết trong quản lý kho hàng.

Kế toán công nợ phải thu Phân hệ Quản lý bán hàng sẽ cung cấp những thông tin có liên quan đến quản trị thông tin công nợ phải thu như các khoản bán hàng bằng công nợ, hạn thanh toán… thông qua những chứng từ được lập. Số liệu xuất hàng của phân hệ Quản lý bán hàng sẽ là thông tin chuyển tiếp để lập các hóa đơn bán hàng và sau đó là hàng loạt những quy trình quản lý công nợ chi tiết dựa trên thông tin này.
Quan trọng hơn, tùy thuộc vào quy trình thực tế tại mỗi doanh nghiệp, việc thiết lập quy trình nhập liệu sẽ rất khác nhau.
Chương trình được thiết kế để phù hợp nhiều mức sử dụng của doanh nghiệp; vì tùy thuộc vào quy trình thực tế tại mỗi doanh nghiệp, việc thiết lập quy trình nhập liệu sẽ rất khác nhau. Để chọn đúng mã giao dịch, trước tiên phải trả lời các câu hỏi sau:

  • Có quy trình lập phiếu xuất trước khi viết hóa đơn hay không?
  • Hóa đơn do bộ phận nào lập? Bán hàng hay kế toán?

Giả sử doanh nghiệp có quy trình lập phiếu xuất trước khi viết hóa đơn, kế toán sẽ lập hóa đơn từ phiếu xuất của bán hàng, ta sẽ thiết lập quy trình như sau:

  • Bán hàng-phiếu xuất
  • Kế toán-Hóa đơn giao dịch số 3-hóa đơn.

Giả sử doanh nghiệp không có quy trình lập phiếu xuất trước khi viết hóa đơn (Immediated Invoicing), ta sẽ thiết lập quy trình như sau:

  • Kế toán-Hóa đơn giao dịch số 1-chứng từ phải thu.

...

Kế toán chi phí giá thành Tương tác giữa phân hệ Quản lý bán hàng và phân hệ kế toán chi phí giá thành là việc thiết lập nhu cầu vật tư dùng để sản xuất dựa trên số lượng tiêu thụ theo từng lệnh sản xuất của đơn hàng. Kế toán tiền mặt tiền gửi Trong một số quy trình thanh toán, việc xác định số tiền thanh toán không những chỉ được theo dõi chi tiết tại phân hệ kế toán công nợ phải thu mà còn được xác định và phân bổ tại lúc lập chứng từ thu tiền công nợ phải thu. Trong trường hợp này, phiếu thu tiền hoặc báo có của ngân hàng sẽ cho phép lọc những hóa đơn hoặc những chứng từ phải thu đã được lập trước đó tại phân hệ bán hàng. Như vậy, tương tác giữa phân hệ Quản lý bán hàng và phân hệ kế toán tiền mặt tiền gửi là việc thanh toán chi tiết theo hóa đơn. Giải thích quy trình