Đơn hàng

Phân hệ Quản lý bán hàng trong hệ thống BPO ERP quản lý các đơn hàng bán theo 03 mã giao dịch:

• Mã giao dịch 1 – Đơn hàng
• Mã giao dịch 2 - Hợp đồng
• Mã giao dịch 3 – Đơn hàng xuất hoá đơn ngay

Khái niệm giao dịch hợp đồng trong hệ thống BPO ERP dùng để chỉ những đơn hàng khung - những thoả thuận mua bán giữa khách hàng và khách hàng không liên quan đến việc trực tiếp nhập/ xuất hàng hoá. Mọi trường hợp liên quan đến việc trực tiếp nhập/ xuất hàng hoá đều thông qua mã giao dịch 1 – đơn hàng.
Khái niệm đơn hàng xuất hoá đơn ngay dùng trong trường hợp bộ phận bán hàng/ cửa hàng của công ty bán hàng trực tiếp không qua đơn hàng tuy nhiên bộ phận bán hàng vẫn muốn ghi nhận để tiện theo dõi và quản lý. Do vậy, khi lập đơn hàng xuất hoá đơn ngay thì việc bán hàng và thanh toán tiền hàng đã diễn ra xong xuôi, bộ phận bán hàng chỉ ghi nhận lại doanh thu, xuất hoá đơn và chuyển số liệu hoá đơn sang bộ phận kế toán để hạch toán.
Quá trình lập đơn hàng/ hợp đồng được hỗ trợ bằng nhiều cách:

• Lập trực tiếp đơn hàng/ hợp đồng mới;
• Lấy số liệu từ giấy báo giá đã báo: một đơn hàng/ hợp đồng có thể lấy số liệu từ nhiều giấy báo giá, ngược lại một giấy báo giá có thể được lập thành nhiều hợp đồng nhưng một giấy báo giá chỉ có thể chuyển thành một đơn hàng;
• Lấy số liệu từ hợp đồng: chức năng dành riêng cho mã giao dịch 1 – đơn hàng, một đơn hàng chỉ được lấy số liệu từ một hợp đồng (ngược lại, một hợp đồng có thể tách thành nhiều đơn hàng).

Chú ý:

• Khi lập đơn hàng lấy số liệu từ giấy báo giá: trường hợp trong ngăn chi tiết chưa có dòng nào thì lấy các thông tin: mã ngoại tệ, tỷ giá, mã thanh toán, thông tin ở ngăn chi phí và ngăn thông tin giao hàng.
• Trường hợp đơn hàng lấy số liệu từ nhiều giấy báo giá thì không lấy thêm các thông tin trên.

Quy trình lập đơn hàng

Lập đơn hàng là bước tiếp sau Giấy báo giá trong quy trình bán hàng. Thông tin của hợp đồng sẽ được kế thừa để lập các đơn hàng bán, thông tin của đơn hàng sẽ được kế thừa để lập hóa đơn bán hàng.

Bước trước

Giấy báo giá

Bước sau

Lập đơn hàng từ hợp đồng, hóa đơn

Bộ phận lập

Bộ phận xử lý đơn hàng

Mô tả trạng thái mã giao dịch 1 - đơn hàng và mã giao dịch 2 - hợp đồng

Lập chứng từ

Trạng thái đang lập đơn hàng. Trạng thái này được xác lập ngay trên đơn hàng. Ở trạng thái này, đơn hàng được phép hiệu chỉnh.

Chờ duyệt

Trạng thái khi đơn hàng đã được lập và đang chờ duyệt. Trạng thái này có thể được xác lập ngay trên đơn hàng hoặc sau khi chọn "Bỏ duyệt" tại bước “Duyệt đơn hàng” hoặc chọn "Bỏ duyệt" trong chức năng “Xử lý đơn hàng treo” . Ở trạng thái này, đơn hàng vẫn được phép hiệu chỉnh.

Duyệt

Trạng thái khi đơn hàng đã được duyệt và sẵn sàng xuất kho. Trạng thái này được xác lập ngay trên đơn hàng hoặc sau khi “Xử lý đơn hàng treo” trạng thái sẽ chuyển về “Duyệt”. Ở trạng thái này, đơn hàng không được phép hiệu chỉnh bất cứ thông tin gì. Nếu muốn hiệu chỉnh, phải chuyển về trạng thái “Chờ duyệt”.
Muốn chọn trạng thái “Duyệt”, người dùng phải thỏa quyền duyệt khai báo ở chức năng “Khai báo người duyệt”.

Treo

Trạng thái của đơn hàng đang ngừng xử lý (treo vì tranh chấp, nợ quá hạn…). Trạng thái này được xác lập ngay trên đơn hàng. Ở trạng thái này, đơn hàng không được phép hiệu chỉnh bất cứ thông tin gì. Nếu muốn hiệu chỉnh, phải bỏ trạng thái treo trong bước “Xử lý đơn hàng treo”.
Muốn chọn trạng thái “Treo”, người dùng phải thỏa quyền duyệt khai báo ở chức năng “Khai báo người duyệt”.

Chú ý:

• Chương trình dựa trên công nợ của khách hàng tại thời điểm lập đơn hàng. Nếu tổng số dư công nợ và doanh số đặt hàng của đơn hàng hiện tại (đã trừ chiết khấu) lớn hơn hạn mức nợ trong danh mục khách hàng thì chương trình tự động chuyển trạng thái treo đơn hàng;
• Giảm công nợ chỉ được thực hiện qua chi tiết hóa đơn, khi thu tiền bàn hàng phải dùng phiếu thu loại 1. Phải sử dụng quy trình lấy dữ liệu từ đơn hàng cho hóa đơn;
• Nếu đơn hàng để trống mã thanh toán thì chương trình hiểu là đơn hàng thanh toán ngay, vì vậy khi lập hóa đơn từ đơn hàng, phải chọn tài khoản khử trùng.

Đang xuất

Trạng thái cho biết một số vật tư và một phần sl đặt hàng đã được xuất kho. Ở trạng thái này, đơn hàng không được phép hiệu chỉnh bất cứ thông tin gì.

Hoàn thành

Trạng thái cho biết tất cả các vật tư và số lượng đặt hàng đã được xuất kho. Ở trạng thái này, đơn hàng không được phép hiệu chỉnh bất cứ thông tin gì.

Đóng

Trạng thái cho biết các vật tư và sl đặt hàng sẽ không được tiếp tục xuất nữa. Trạng thái này được xác lập khi đóng đơn hàng. Ở trạng thái này, đơn hàng không được phép hiệu chỉnh bất cứ thông tin gì.

Mô tả các trường thông tin chung - phần trên

Mã giao dịch

Chọn 01 trong 03 giao dịch sau: 1 – Đơn hàng (mã ngầm định), 2 - Hợp đồng và 3 - Xuất hóa đơn ngay, trường này bắt buộc phải khai báo.
Tùy thuộc quy trình bán hàng sẽ có những chọn lựa sử dụng mã giao dịch tương ứng. Ở những doanh nghiệp chỉ bán hàng theo đơn hàng thì chỉ cần “Đơn hàng” hoặc “Hợp đồng”. Ngược lại, có những doanh nghiệp bán lẻ thì việc nhập số liệu hàng đã bán vào một đơn hàng là cần thiết (để theo dõi doanh số bán của phòng kinh doanh)- BPO ERP quy định những đơn hàng như vậy là “Đơn hàng xuất hóa đơn ngay”.
Mã giao dịch không được thay đổi trong khi hiệu chỉnh chứng từ mà chỉ được nhập lần đầu tiên khi lập chứng từ. Nếu muốn thay đổi, phải xóa chứng từ và nhập lại mã giao dịch.

Với đơn hàng "3 - Xuất hóa đơn ngay", do việc bán hàng nghiễm nhiên đã xảy ra, nên tồn kho thực tế đã bị giảm.

Mã khách

Mã khách hàng, lấy từ Danh mục khách hàng, trường này bắt buộc phải khai báo.
Mã khách hàng không được thay đổi trong khi hiệu chỉnh chứng từ mà chỉ được nhập lần đầu tiên khi lập chứng từ. Nếu muốn thay đổi, phải xóa các dòng chi tiết và nhập lại mã khách hàng.

Ghi chú: khi rê chuột vào trường mã khách, cho phép hiện số dư tức thời và địa chỉ của khách hàng trên màn hình.

Hạn thanh toán

Hạn thanh toán của đơn hàng dùng để kế thừa các bước sau và dùng trong việc xác định đơn hàng công nợ.

Chú ý:
Hạn thanh toán nếu để trống thì đơn hàng được xem như trả tiền ngay và không tham gia vào tính toán giới hạn công nợ khi xét duyệt các đơn hàng tiếp sau.

Số hợp đồng

Số hợp đồng, trường này chỉ hiện giá trị trong trường hợp lập đơn hàng từ hợp đồng.

Ngày hiệu lực

Ngày hiệu lực của hợp đồng, chỉ cập nhật giá trị trường này nếu mã giao dịch là 2 - Hợp đồng.

Trạng thái

Trạng thái của đơn hàng/ hợp đồng. Đơn hàng/ hợp đồng có 07 trạng thái: “Lập chứng từ”, “Chờ duyệt”, “Duyệt”, “Treo”, “Đang xuất hàng”, “Hoàn thành” và “Đóng”.

Mô tả các trường ngăn Chi tiết

Mã hàng

Được nhập trực tiếp từ danh mục vật tư (với đơn hàng xuất hóa đơn ngay) hoặc lấy từ báo giá.

Mã kho

Được nhập trực tiếp từ danh mục kho (với đơn hàng xuất hóa đơn ngay) hoặc lấy từ báo giá.

Tồn kho

Hiện số tồn kho tức thời của vật tư. Số liệu tồn kho này được tính toán dựa vào các dữ liệu nhập, xuất mà người dùng đã cập nhật vào chương trình tính đến thời điểm nhập liệu, không phụ thuộc vào ngày của đơn hàng.
Cột này có thể được khai báo ẩn (hiện) tại mục “Hệ thống/ Danh mục/ Khai báo các tham số tuỳ chọn”.

Chiết khấu

Tiền chiết khấu trong trường hợp giao dịch đơn hàng thuộc diện được chiết khấu mà mã chiết khấu này được khai báo là “Tính trên tiền hàng”.

Mô tả các trường ngăn Chi phí

Tab chi phí trong hợp đồng được khai báo để làm thông tin tham khảo thêm, dùng để khai báo các khoản chi phí sẽ phát sinh theo hợp đồng. Hiện tại chưa có mối liên kết thông tin này với các bước quy trình sau.

Mã chi phí

Mã chi phí được kèm theo hợp đồng, được lấy từ Danh mục chi phí, trường này không bắt buộc phải khai báo nếu không phát sinh.

Tiền

Tiền chi phí liên quan đến việc bán hàng nếu đơn hàng được thực hiện. Các khoản theo từng mã chi phí sẽ được phân bổ cho từng vật tư trong hợp đồng theo tiêu thức phân bổ đặc trưng của từng mã chi phí. Tiêu thức phân bổ phụ thuộc vào việc lập danh mục chi phí.

Mô tả các trường ngăn Thông tin khác

Ngày hợp đồng

Ngày lập hợp đồng, trường này chỉ hiện giá trị trong trường hợp lập đơn hàng từ hợp đồng.

Ngày hiệu lực

Ngày hiệu lực của hợp đồng, trường này chỉ hiện giá trị trong trường hợp lập đơn hàng từ hợp đồng.

Trạng thái

Trạng thái của hợp đồng, trường này chỉ hiện giá trị trong trường hợp lập đơn hàng từ hợp đồng.

Số hóa đơn/ Ngày hóa đơn

Dùng để bộ phận bán hàng nhập số và ngày hóa đơn trong trươờng hợp phòng tiêu thụ xuất hóa đơn nhưng không hạch toán được.

Người duyệt

Tên người sử dụng nào có khai báo quyền duyệt “Đơn hàng” trong chức năng “Khai báo người duyệt” mới được lấy lên trường này.
Khi lưu đơn hàng ở trạng thái "Chờ duyệt", chương trình sẽ tự động gởi thư đến “Người duyệt” đã khai báo để yêu cầu duyệt (lúc lưu, chương trình kiểm tra lại quyền duyệt của người này, nếu không thỏa sẽ không cho lưu).
Ngoài ra, nếu có khai báo số điện thoại di động của người duyệt, chương trình cũng sẽ gửi tin nhắn SMS đến người duyệt. Người duyệt có thể duyệt hoặc hủy trực tuyến cho đơn hàng đề nghị.

Lưu ý: Địa chỉ thư điện tử của "Người duyệt" phải được cập nhật tại trường "Email" trong chức năng “Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập”.

Lý do hủy

Được tự động lấy dữ liệu từ cột “Lý do hủy” ở chức năng “Duyệt đơn hàng” và “Xử lý đơn hàng treo”.

Một số thao tác cơ bản khi lập đơn hàng

Lưu ý một số thao tác trong khi nhập đơn hàng:

Chỉnh sửa đơn hàng đã duyệt

Chọn vùng thông tin chung nhấn phím F10- “Cập nhật thông tin thay đổi đơn hàng”. Màn hình chi tiết sẽ cho phép người dùng chỉnh sửa (chỉ có ngăn này cho sửa thông tin). Để xem chi tiết các lần chỉnh sửa, chọn ngăn (tab) “Thông tin thay đổi”, các thông tin cũ và các lần thay đổi sẽ được liệt kê. Trường “Lần thay đổi” dùng để lưu các lần thay đổi. Lưu ý: thông tin của đơn hàng gốc được mang sang của lần thay đổi đầu tiên là 0. Trường “Lý do thay đổi” để nhập các diễn giải cho việc thay đổi.

Chú ý

• Người dùng truy cập phải thỏa quyền duyệt được khai báo ở chức năng “Khai báo người duyệt”;
• Chức năng này chỉ có tác dụng đối với các đơn hàng có mã giao dịch = 1 – “Đơn hàng”.

Phân bổ chi phí cho các mặt hàng

Chọn ngăn (tab) “Chi phí”, sau khi khai báo các mã và tiền chi phí, nhấn phím F9- “Phân bổ”.

Xem và sửa kết quả phân bổ chi phí cho các mặt hàng

Chương trình cho phép sửa lại giá trị đã được phân bổ cho các mặt hàng. Để xem và sửa, nhấn phím F3- “Sửa phân bổ”, một màn hình chứa thông tin phân bổ chi tiết sẽ xuất hiện. Trong màn hình này, chỉ được sửa số tiền phân bổ chi tiết, các thông tin khác như số tiền các loại chi phí, các tiêu thức tính toán như thể tích, khối lượng, số lượng…do hệ thống tính toán.
Lưu ý là tổng số tiền theo các loại chi phí đã được phân bổ vừa đủ cho các chi tiết theo mặc nhiên. Trong trường hợp sửa lại, cũng phải bảo đảm yêu cầu này, nếu không chương trình sẽ thông báo “Tiền chi phí không đúng hoặc chưa phân bổ”.

Thêm mới / Xóa chi phí

Nhấn phím F4 hoặc F8 để thêm mới hoặc xóa một loại chi phí trong ngăn chi phí.

Chọn xử lý chứng từ trước khi lưu

Thông thường, trạng thái sau khi lập đơn hàng sẽ là “Lập ct”. Nhưng có thể chọn mức trạng thái chỉ là “Chờ duyệt” hoặc “Duyệt” luôn, việc này phụ thuộc vào quy trình cụ thể của từng doanh nghiệp. (Xem thêm phần “Mô tả trạng thái của đơn hàng” để hiễu rõ hơn về các trường hợp xử lý cụ thể).