Khai báo các màn hình nhập chứng từ

Chức năng này dùng để khai báo các thông số mặc định riêng cho các chứng từ khác nhau. Các thông số mặc định này sẽ được áp dụng trong các chứng từ cụ thể khi cập nhập chứng từ, in chứng từ, lên báo cáo. Ngoài ra, còn cho phép khai báo thông tin về việc sử dụng các trường tự do sao cho phù hợp với điều kiện doanh nghiệp.

Màn hình khai báo các màn hình nhập chứng từ

Các thông tin về chứng từ

Mã chứng từ

Mã của chứng từ trong chương trình. Mã này là duy nhất trong danh mục, mỗi chứng từ có một mã được chương trình qui định sẵn và không cho phép sửa đổi. Mã chứng từ được dùng để hệ thống thực thi những xử lý riêng của từng nghiệp vụ trong chứng từ. Về mặt sử dụng, mã chứng từ được dùng để lọc số liệu trong khai thác báo cáo.

Tên chứng từ / Tên 2

Tên và tên tiếng Anh của chứng từ. Có thể chỉnh sửa tên chứng từ nhưng không được để trống.

Mã chứng từ mẹ

Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một chứng từ mới thì chương trình tự động đánh số tăng thêm 1 đơn vị. Trong trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã ctừ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động.
Mã chứng từ mẹ phải là mã chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ.

Số chứng từ hiện thời

Trường này cho biết chứng từ hiện thời đã được đánh đến số bao nhiêu. Nếu ta phải thay đổi lại việc đánh số, ví dụ cần phải đánh số lại khi bắt đầu một tháng mới, thì ta chỉ việc sửa lại số chứng từ này.
Khi vào chứng từ mới thì chương trình sẽ lấy số chứng từ hiện thời cộng 1 để đánh số cho chứng từ mới. Khi lưu chứng từ thì chương trình sẽ cập nhật số chứng từ mới vào trường này. Chức năng này có thể bị thay thế bằng hệ thống đánh số phức tạp hơn nếu người dùng sử dụng danh mục quyển sổ.

Kiểm tra trùng số chứng từ

Thông tin này cho phép hay không cho phép một chứng từ được đánh trùng số. Việc kiểm tra có thể được thực hiện trong một khoảng thời gian tùy chọn: ngày, tháng, quý, năm hoặc liên năm (toàn bộ cơ sở dữ liệu). Chương trình cho phép tuỳ chọn cảnh báo không cho lưu nếu xảy ra trùng số chứng từ, hoặc cảnh báo nhưng vẫn cho phép lưu. Việc kiểm tra thực hiện trên các tùy chọn sau:

• 0- “Không kiểm tra”: chương trình không kiểm tra và cho phép lưu chứng từ trùng số;
• 1/2/3/4- “Trong cùng ngày/ tháng/ quý/ năm”: chương trình kiểm tra và cảnh báo các chứng từ trùng số trong một ngày / tháng/ quý/ năm;
• 5- “Tất”: chương trình kiểm tra và cảnh báo các chứng từ trùng số trong nhiều năm (toàn bộ cơ sở dữ liệu).

Chú ý: Trường hợp không dùng quyển chứng từ, khi kiểm tra trùng số chứng từ theo “Mã chứng từ mẹ”, chương trình kiểm tra riêng cho từng đvcs.

Tiêu đề / Tiêu đề 2

Tiêu đề ngầm định và tiêu đề tiếng Anh của chứng từ khi in trong giao diện tiếng Anh.

Số liên khi in

Số liên ngầm định của chứng từ khi in, dùng trong trường hợp phải in nhiều liên cho nhiều bộ phận liên quan.

Mã chứng từ khi in

Mã của chứng từ khi in các báo cáo. Mã chứng từ được dùng trong trường hợp doanh nghiệp muốn định nghĩa trước hệ thống ký hiệu của một loại chứng từ trên các báo cáo.

Stt khi in bảng kê

Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các chứng từ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các chứng từ có stt bé hơn sẽ được sắp xếp trước các chứng từ có stt lớn hơn.

Ngoại tệ ngầm định

Mã loại tiền tệ ngầm định cho chứng từ. Mã loại tiền tệ được chọn trong danh mục tiền tệ. Khi nhập một chứng từ mới thì chương trình sẽ lấy mã loại tiền tệ này làm mã tiền tệ giao dịch ngầm định.

Mã giao dịch ngầm định

Mã giao dịch ngầm định của chứng từ. Mã giao dịch ngầm định dùng trong trường hợp lập mới một chứng từ có nhiều mã giao dịch khác nhau thì mã giao dịch nào sẽ mặc nhiên.

Loại chứng từ ngầm định

Loại chứng từ ngầm định. Loại chứng từ ngầm định dùng trong trường hợp lập mới một chứng từ có nhiều loại chứng từ khác nhau.

Xử lý ngầm định khi lưu

Xử lý ngầm định khi lưu chứng từ. Xử lý này chỉ giới hạn ở mức chuyển hay không chuyển vào sổ cái. Tùy chọn này gồm: 0- “Chưa chuyển vào sổ cái”, 1- “Chuyển vào sổ cái”.

Kiểu số liệu tồn kho

Tuỳ chọn dựa vào số liệu kế toán hay số liệu thực tế để hiện số lượng tồn kho tức thời trên các màn hình nhập liệu liên quan đến vật tư, hoặc làm căn cứ cho chức năng cảnh báo xuất âm kho, cảnh báo hàng tồn kho vượt mức tối đa (tối thiểu) cho phép.

Số dòng khi in chứng từ

Khai báo số dòng chi tiết khi in chứng từ.

In tên người lập phiếu

Trường này chỉ được phép nhập đối với các mã chứng từ=PT1, PC1, PND, PXA. Các mã chứng từ khác thì sẽ mờ trường này (read only);
Xử lý: nếu tùy chọn là “1 – Có in” thì tự động gán tên người dùng tạo phiếu vào phần “Người lập phiếu” trên tất cả các mẫu in liên quan đến phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho..

Trường người giao dịch

Thông tin này cho phép cập nhật hay không cập nhật trường tên người giao dịch trên chứng từ (người nhận tiền, người giao hàng, người mua…). Tùy chọn này gồm: 1- Có sử dụng, 0- Không sử dụng. Nếu chọn 0 thì trên chứng từ sẽ không nhập liệu vào trường này được.

Lọc theo NSD

Thông tin này thông báo cho chương trình biết là có cho phép hay không cho phép lọc chứng từ theo người sử dụng trong các màn hình cập nhật chứng từ. Tùy chọn này gồm: 0- “Không lọc” và 1- “Lọc theo người sử dụng”. Nếu khai báo bằng 1 thì chỉ được lọc các chứng từ, mà những chứng từ này do chính người dùng đang truy nhập hệ thống hiện tại đã cập nhật trước đó. Ngược lại thì cho phép lọc cả chứng từ do người sử dụng khác cập nhật.

Số lượng chứng từ lọc sẵn

Thông tin này thông báo cho chương trình biết là phải lọc ra bao nhiêu chứng từ được cập nhật sau cùng mỗi khi vào màn hình cập nhật chứng từ. Nếu chọn là 0 thì khi mở màn hình nhập liệu chứng từ, chương trình sẽ chuyển thẳng vào màn hình cập nhật chính. Số chứng từ xuất hiện tối đa là 9.

Chức năng định dạng các trường

Khi kích hoạt chức năng “Định dạng các trường“, chương trình sẽ cho phép người dùng tự định dạng tất cả những tiêu đề hoặc nhãn cũng như độ rộng của các trường. Cũng có thể chọn ẩn hiện, hoặc mặc nhiên giá trị trong dòng tiếp sau, hoặc bắt buộc phải nhập tại một trường thông tin nào đó.

Sử dụng các trường tự do

Ngoài những trường thông tin cơ bản, chương trình còn hỗ trợ thêm một số trường tự do. Với những trường này, người sử dụng tự do định nghĩa theo mục đích sử dụng. Khi kích hoạt chức năng “Thông tin trường tự do“, chương trình sẽ cho phép chọn sử dụng trong phần chung hay phần chi tiết.
Tuy nhiên, việc sử dụng hay không và sử dụng những trường này như thế nào còn phụ thuộc rất nhiều vào thực tế mỗi doanh nghiệp. Để sử dụng tối đa hiệu quả của những trường này, phải qua khảo sát khi triển khai hệ thống.

Lưu ý:

• Khi chọn sử dụng trường nào đó, nên chọn “nhóm khi lưu vào sổ cái”, nhất là các chứng từ tự động như phiếu nhập/xuất thẳng, phiếu nhập thành phẩm.
• Khi thêm trường trong phần thông tin chung mà không có trong danh sách trên, cần vào chức năng "Thêm bớt trường trong chứng từ" đồng thời chọn "Sử dụng trường tự do ở phần thông tin chung" trong phần "Thông tin trường tự do".
• Việc chọn "Sử dụng trường tự do ở phần thông tin chung" sẽ tạo ra một ngăn “Thông tin chung” gồm các trường đã chọn hoặc đã khai báo thêm bớt, nằm ngoài cùng bên phải màn hình nhập liệu (thuộc phần chi tiết), nếu tham số ẩn “Hiện thông tin trường tự do dạng ngăn” là “Có”; nếu tham số là “Không” các thông tin được chọn sẽ thể hiện thêm vào màn hình thông tin chung trên chứng từ.