Danh mục quyển chứng từ
Đường dẫn: Hệ thống → Danh mục → Danh mục quyển chứng từ
Giải thích các trường
Mã quyển
Mã quyển do người dùng định nghĩa, dùng để tổ hợp với mã chứng từ trong danh mục chứng từ để áp dụng quy luật tăng số
Mã chứng từ
Mã chứng từ quy định quyển chứng từ này áp dụng cho chứng từ nào, Mã chứng từ do hệ thống chương trình quy định, NSD chọn trọng danh mục tương ứng
Người sử dụng
Là thông tin để phân quyền quyển chứng từ này ai được sử dụng khi nhập chứng từ liên quan, nếu để trống thì tất cả các user đều được sử dụng
Loại hóa đơn
Khai báo dùng để nhập liệu và báo cáo “Tình hình sử dụng hóa đơn”. Xem thêm mục “Quản lý hóa đơn” thuộc phân hệ thuế GTGT Tuy không bắt buộc nhập nhưng để thực hiện chức năng “Quản lý hóa đơn”, phải nhập mã loại được trích xuất từ “Danh mục loại hóa đơn” (danh mục được thiết kế mặc định)
Ký hiệu mẫu hóa đơn
Ký hiệu mẫu của hóa đơn trong trường hợp sử dụng hóa đơn tự in, trường này được kết xuất từ danh mục “Danh mục ký hiệu mẫu số hóa đơn”, không bắt buộc nhập.
Ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn trong trường hợp sử dụng hóa đơn tự in. Ví dụ có thể nhập: C22THN.
Số bắt đầu
Số bắt đầu của một quyển chứng từ sẽ quy định quy tắc tăng số chứng từ của quyển chứng từ đó.
Khi muốn số chứng từ thể hiện: “PT01”, PT01/09/22.. Có thể khai báo số chứng từ theo ngày, tháng, năm, tên của chứng từ. Và không được để trống, số bắt đầu phải khai báo đồng nhất với số kết thúc, số hiện tại.
Để khai báo số chứng từ theo tháng năm, thì giữa số chứng từ, tháng và năm phải có dấu “/” hay “_”. Chương trình sẽ tự động tăng lên đối với chuỗi số nào dài hơn, nếu các chuỗi bằng nhau thì chương trình tự động tăng chuỗi đầu tiên.
Ví dụ
PT01/09/22- phiếu thu số 1, tháng 9 năm 2022, chương trình sẽ tự động tăng lên PT02/09/22. Nếu PT01/09/2022, lúc này chương trình sẽ tăng là PT01/09/2023
Số kết thúc
Số kết thúc để khai báo một quyển có bao nhiêu chứng từ, khi cập nhật chứng từ có sử dụng quyển, chương trình sẽ cảnh báo “quyển chứng từ đã sử dụng hết” nếu số kết thúc đã được sử dụng, phải khai báo đồng nhất với số bắt đầu và số hiện tại
Nếu số bắt đầu có n chữ số, chương trình sẽ tự nhảy số kết thúc đến số lớn nhất có n chữ số. Tuy nhiên, vẫn có thể sửa lại theo người dùng.
Số hiện tại
Số hiện tại cho biết số chứng từ mà quyển đã dùng đến. Chương trình sẽ tự động nhảy sau khi đã gõ số bắt đầu, số hiện tại là số nhỏ hơn số bắt đầu một đơn vị.
Kiểm tra trùng số chứng từ
Kiểm tra trùng số chứng từ có các tùy chọn sau:
0- Không kiểm tra;
1- Theo ngày: Tồn tại số chứng từ trong ngày;
2- Tháng: Tồn tại số chứng từ trong tháng;
3- Qúy: Tồn tại số chứng từ trong quý;
4- Năm: Tồn tại số chứng từ trong năm;
5-Tất: Tồn tại số chứng từ trong hệ thống;
Trường hợp không dùng quyển chứng từ, khi kiểm tra trùng số chứng từ theo “Mã chứng từ mẹ” thì chương trình kiểm tra riêng cho từng đvcs.
Tuỳ chọn “Chỉ cảnh báo”
Nếu chọn kiểm tra trùng số chứng từ và không chọn chỉ cảnh báo thì khi lập chứng từ bị trùng số chương trình sẽ cảnh báo và không cho lưu chứng từ. Trường hợp có kiểm tra trùng số chứng từ và có chọn vào tùy chọn chỉ cảnh báo thì khi trùng số chứng từ chương trình chỉ cảnh báo trùng và vẫn cho phép người sử dụng lưu trùng số chứng từ.
Ngày phát hành
Ngày phát sinh của quyển chứng từ trong trường hợp sử dụng hóa đơn tự in.
Ngày hiệu lực từ/đến
Ngày hiệu lực từ/đến là giới hạn để kiểm tra và không cho lưu các chứng từ có khai báo dùng quyển, có ngày lập chứng từ không nằm trong khoảng thời gian “Ngày hiệu lực từ/đến” của mã quyển được chọn
Khai báo còn ảnh hưởng nhập liệu và báo cáo “Tình hình sử dụng hóa đơn”. Xem thêm mục “Quản lý hóa đơn” thuộc phân hệ thuế GTGT.
Chú ý:
- Chương trình chỉ lưu lại số chứng từ hiện thời khi thêm mới mà thôi, khi chỉnh sửa lại chứng từ thì sẽ không lưu lại... Tránh trường hợp khi số chứng từ đang là 99, nhưng sửa lại thành 1, nếu lưu lại thì các lần thêm mới sau đều tăng lại từ 1;
- Xét quyền khi vào danh mục quyển chứng từ: khi vào danh mục quyển chứng từ chỉ hiện các mã quyển thuộc các đvcs mà người dùng có quyền “Xem”.