Phiếu nhập kho

Màn hình Phiếu nhập kho

Giải thích các trường thông tin chung

Mã khách

Mã đối tượng nhập xuất vật tư. Thông thường mã khách hàng, nhà cung cấp được dùng để theo dõi công nợ, trong trường hợp phiếu nhập kho có liên quan tới các nghiệp vụ công nợ như mượn vật tư của đơn vị khác. Tuy nhiên, trong một số trường hợp không liên quan công nợ, thông tin này được dùng theo dõi các đối tượng nội bộ như dây chuyền, xưởng…Thông tin được chọn nhập từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp.

Người giao

Thông tin về người giao vật tư. Thông tin người giao vật tư được trả về từ trường “Đối tác” trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp và có thể được nhập lại.

Mã giao dịch

Mã giao dịch dùng để phân biệt phạm vi sử dụng của phiếu nhập.
Hiện tại, tồn tại 3 mã gd là “Nhập nội bộ”, “Nhập thành phẩm” và ”Nhập khác”. Chọn mã giao dịch chỉ nhằm mục đích phân loại, thống kê sau này. Về xử lý dữ liệu khi lưu, các mã giao dịch có xử lý như nhau.
Tuy nhiên, lưu ý phải chọn mã giao dịch đúng, nhất là mã giao dịch nhập kho thành phẩm phải chọn loại 4 thì chương trình tính giá thành mới thực hiện đúng.

Diễn giải

Diễn giải thêm trong chứng từ.

Số phiếu nhập/ Ngày lập / Ngày hạch toán

Thông tin về số chứng từ, ngày lập, ngày hạch toán. Số chứng từ có thể do hệ thống tự tạo (định dạng số) hoặc do người sử dụng chủ động nhập vào. Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán có thể khác nhau.

Tỷ giá

Sử dụng trong trường hợp theo dõi nhập theo ngoại tệ. Tỷ giá được lấy từ danh mục tỷ giá quy đổi gần nhất trước ngày lập chứng từ.

Giải thích các trường thông tin chi tiết

Mã hàng

Mã hàng sẽ được nhập. Tuỳ thuộc vào cách khai báo trong danh mục vật tư, sẽ ảnh hưởng đến cách nhập của các trường khác trong chứng từ. Khi tìm kiếm có thể cập nhật lại danh mục vật tư.

Mã kho

Mặc nhiên sẽ được trả về từ danh mục vật tư, nếu kho mặc nhiên không thuộc đơn vị hiện hành, chương trình sẽ để trống. Tìm kiếm danh mục kho chỉ cho phép trong đơn vị hiện hành.

Mã vị trí

Nếu doanh nghiệp theo dõi tồn kho theo vị trí kho thì phải nhập thêm thông tin về vị trí kho sẽ nhập vật tư.

Ràng buộc nhập liệu Mã vị trí tùy thuộc vào khai báo của tham số "Kế toán theo dõi thông tin vị trí kho". Mã lô

Số lô của hàng hóa, được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi vật tư theo lô. Khai báo về lô hàng được thực hiện ở phân hệ hàng tồn kho.
Nếu vật tư nào có chọn “Theo dõi lô” và có tùy chọn “Tự động tạo mã lô” (khai báo trong Dmvt) thì không thể tìm kiếm và chọn mã lô (vì sẽ được tạo khi nhập chứng từ) Nhấn phím “F9 – Cập nhật danh mục lô” để xuất hiện lên màn hình “Cập nhật danh mục lô” để cập nhật thông tin về lô, bao gồm:

• Mã vật tư: mang từ lưới chi tiết sang;
• Mã lô: khi nhập vào nếu thông tin mã lô đã tồn tại trong danh mục lô rồi thì tự động mang ra các thông tin: tên lô, tên 2, ngày nhập, ngày sx, hạn sử dụng, ngày bảo hành, mã phụ, ghi chú, trạng thái (cập nhật lên các thông tin cũ);
• Ngày nhập: ngầm định lần đầu khi thêm mới, lấy từ ngày lập chứng từ và cho phép sửa lại;
• Tên lô/ Tên 2/ Ghi chú: thông tin diễn giải thêm về tên lô, tên lô bằng tiếng Anh và các ghi chú khác.
• Ngày sản xuất: thông tin diễn giải thêm về ngày sản xuất của hàng hóa vật tư.
• Hạn sử dụng: hạn dùng của vật tư hàng hóa. Nếu khai báo về lô trong danh mục vật tư là “Tính theo ngày nhập” thì hạn dùng sẽ tự động được tính từ ngày nhập cộng thêm số ngày “Vòng đời sp”.
• Ngày bảo hành: ngày bảo hành của vật tư hàng hóa. Ngày bảo hành sẽ tự động được tính từ ngày nhập cộng thêm số ngày “Thời gian bảo hành”.
• Trạng thái: thông tin cho biết lô còn được dùng trong nhập liệu không, gồm 2 tùy chọn là 1 – “Còn sử dụng” và 0 – “Không còn sử dụng”.

Sau khi khai báo xong màn hình “Cập nhật danh mục lô”, nhấp nút “Đóng” thì tự động chuyển “Mã lô” sang lưới chi tiết tương ứng cho các dòng vật tư. Với vật tư có “Kiểu lô”=2 – Theo ngày sử dụng thì việc tạo lô ngay khi nhập liệu sẽ gán trắng tại cột “Hạn sử dụng”.

Ràng buộc nhập liệu Mã lô tùy thuộc vào khai báo của tham số "Kế toán theo dõi thông tin lô vật tư".

Số lượng

Số lượng vật tư cần nhập. Nếu vật tư tính theo giá trung bình, có thể sử dụng để nhập chi phí để tính giá bằng cách nhập số lượng 0. Nếu vật tư tính theo giá NTXT, thì chương trình không cho phép nhập số lượng 0.

Giá tb

Giá nhập kho theo giá trung bình trong trường hợp vật tư được tính theo phương pháp trung bình tháng.
Trong một số trường hợp nhập lại kho do sản xuất thừa (hoặc những trường hợp khác) từ phiếu xuất trong tháng và cần phải lấy giá nhập theo đúng giá trung bình tính được thì phải chọn tùy chọn này.

Giá

Giá nhập của mặt hàng. Trong trường hợp dùng Mã giao dịch 4, thì giá thành tính được sẽ cập nhật vào trường này.

Tiền

Bằng Số lượng*giá nhưng cho phép sửa lại.

Mã nx / tk nợ / tk có

Thông tin về hình thức nhập hàng và hạch toán của phiếu nhập.
Mã nhập xuất mô tả lý do nhập xuất, được chọn nhập từ “Danh mục lý do”.
Tài khoản nợ được lấy tự động từ tài khoản vật tư được nhập. Tài khoản nợ có thể nhập lại nếu mã vật tư này được khai báo cho phép sửa tài khoản vật tư. Tài khoản có được lấy tự động từ trường tài khoản trong mã nhập xuất đã chọn. Tài khoản này có thể nhập lại. Phiếu nhập

Số chứng từ phiếu nhập kho thực tế, được cập nhật khi lấy số liệu từ phiếu nhập kho. Dòng

Số thứ tự của dòng vật tư được lấy bên phiếu nhập kho thực tế. Vụ việc

Nếu phiếu nhập có liên quan tới các sự vụ, vụ việc cần theo dõi thì cần phải chọn nhập từ “Danh mục vụ việc”.

Một số thao tác cơ bản khi lập phiếu

Lưu ý một số thao tác trong khi nhập phiếu nhập: Lấy số liệu từ phiếu nhập kho thực tế Nhấn phải chuột vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ phiếu nhập kho” (hoặc nhấn phím F6) để lấy số liệu từ phiếu nhập kho. Màn hình chọn phiếu nhập chỉ hiện những phiếu có trạng thái là “Nhập kho” của mã khách đã khai báo.
Nhập số lượng kế toán, chọn xử lý cập nhật sau đó thoát khỏi màn hình danh sách phiếu nhập kho. Chương trình sẽ tự động cập nhật vào phiếu nhập kho những dòng hàng hóa đã chọn trong danh sách trên.

Chi tiết các thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ”