Nhảy tới nội dung

Danh mục vật tư

Giải thích các trường thông tin chính​

Đvt

Đơn vị tính - là đơn vị tính sẽ được thể hiện trong các báo cáo tồn kho mặc dù nguồn nhập có thể là một đơn vị tính khác.

Nhiều đvt

Khai báo cho biết có theo dõi nhiều đơn vị tính hay không. Đánh dấu chọn nghĩa là có theo dõi nhiều đơn vị tính cho vật tư này. Nếu khai báo danh sách quy đổi đơn vị tính cho vật tư thì khi nhập liệu chứng từ chương trình sẽ cho phép chọn đơn vị tính theo thực tế và tự động chuyển đổi số lượng nhập theo đơn vị tính gốc khi lưu giao dịch vào hệ thống.

Theo dõi tồn kho

Khai báo cho biết có theo dõi tồn kho hay không. Một vật tư “Không theo dõi tồn kho” sẽ không được thể hiện trong các báo cáo tồn kho vật tư cho dù có nhập chứng từ. Đánh dấu þ nghĩa là có theo dõi tồn kho cho vật tư này. Thông thường các vật tư phải theo dõi tồn kho, chỉ trừ một số vật tư- có thể do không còn theo dõi hoặc là mã dịch vụ được ghi chung trong hóa đơn xuất bán hàng hóa nhưng phải nhập để in chứng từ- sẽ được khai báo “Không theo dõi tồn kho”.

Có theo dõi Lô

Khai báo cho biết có theo dõi theo lô hay không. Một vật tư “Theo dõi lô” sẽ buộc phải nhập thông tin về lô nhập của hàng hóa vật tư trong các chứng từ nhập xuất.
Nếu vật tư có chọn “Theo dõi lô” và có chọn “Tự động tạo mã lô” thì không cần khai báo trước về lô trong màn hình “Danh mục lô”, lô sẽ được khai báo khi nhập các phiếu nhập.

Theo dõi kiểm kê

Khai báo cho biết có theo dõi kiểm kê hay không. Một vật tư “Không theo dõi kiểm kê” sẽ không được thể hiện trong các báo cáo kiểm kê vật tư cuối kỳ. Tuy nhiên, thông tin này hiện tại cũng chỉ để tham khảo thêm, phiên bản này chưa có báo cáo nào về kiểm kê vật tư.

Cách tính giá hàng tồn kho

Cách tính giá hàng tồn kho của một đối tượng vật tư. Các vật tư có thể được khai báo một trong các phương pháp tính giá hàng tồn kho sau: 1 – TB tháng, 2 – Đích danh, 3 – NTXT, 4 – TB di động.
Để chọn được các các tính giá hàng tồn kho trên thì phải khai báo ở Hệ thông/ Tiện ích/ Khai báo phương pháp tính giá hàng tồn kho với trạng thái sử dụng là 1 – Còn sử dụng.
Xem chi tiết lập luận tính giá: Lập luận về giá trung bình tháng

Loại vật tư

Loại của vật tư hàng hóa. Trường này cho phép nhập 1 trong 5 tùy chọn sau:

21- Vật tư;
31- CCLĐ;
41- Bán thành phẩm;
51- Thành phẩm;
61- Hàng hóa.

Hiện tại, sẽ dùng mã 51, 41 để nhận biết các đối tượng tính giá thành trong chức năng tính giá thành sản phẩm.
Ngoài ra Loại vật tư còn được dùng để nhóm hàng hóa vật tư hàng hóa khi lên các báo cáo tồn kho.

Nhóm vật tư

Nhóm vật tư dùng để phân loại thống kê trong các báo cáo. Thông tin nhập vào trường này được lấy từ danh mục nhóm vật tư.

Nhóm giá vật tư

Khai báo nhóm giá vật tư để chương trình tự động tính chiết khấu trong các giao dịch trong phân hệ bán hàng. Thông tin nhập vào trường này được lấy từ danh mục nhóm giá thuộc phân hệ quản lý bán hàng.

Mã kho ngầm định

Mã kho ngầm định khi nhập liệu các màn hình liên quan đến vật tư chương trình sẽ hiện lên mã kho để nhập hoặc xuất vật tư. Thông tin nhập vào trường này được lấy từ danh mục kho.

Mã vị trí ngầm định

Mã vị trí ngầm định tương ứng với mã kho ngầm định, khi nhập liệu liên quan đến nhập xuất vật tư chương trình sẽ ngầm định sẵn mã vị trí của kho. Thông tin nhập vào trường này được lấy từ danh mục vị trí.

Mã thuế ngầm định

Mã thuế suất GTGT ngầm định trong các màn hình liên quan đến mua bán vật tư, hàng hóa có thuế giá trị gia tăng, chương trình sẽ ngầm định sẵn thuế suất cho các vật tư, hàng hóa đó. Thông tin nhập vào trường này được lấy từ danh mục mã thuế suất GTGT.

Mã thuế nhập khẩu ngầm định.

Mã thuế nhập khẩu ngầm định trong hóa đơn mua hàng nhập khẩu. Thông tin nhập vào trường này được lấy từ danh mục thuế nhập khẩu. Có thể để trống, không khai báo.

Giải thích các trường thông tin ngăn tài khoản​

Tài khoản vật tư

Là tài khoản loại tồn kho đã khai báo trước trong danh mục tài khoản.Tài khoản này được dùng để tự động tạo ra bút toán trong các định khoản nhập xuất vật tư hàng hóa. Trong từng chứng từ cụ thể, tài khoản này sẽ có tài khoản đối ứng tương ứng. Ví dụ: trong phiếu nhập thì tài khoản này sẽ ghi “Nợ”, tài khoản có đối ứng sẽ là tiền mặt hoặc công nợ…. Trong phiếu xuất, thì tài khoản này sẽ ghi “Có”, tài khoản có đối ứng sẽ là chi phí nguyên liệu, chi phí chung hoặc chi phí khác. Trong hóa đơn bán hàng, thì tài khoản này sẽ ghi “Có”, tài khoản có đối ứng sẽ là giá vốn…

Sửa tài khoản vật tư

Trong đa số trường hợp, hạch toán của tài khoản tồn kho vật tư không thay đổi. Tuy nhiên trong một số ít trường hợp, nội dung hạch toán có thể thay đổi, phải chọn tùy chọn này để có thể thay đổi tài khoản.

Tài khoản giá vốn

Là tài khoản loại chi phí đã khai báo trước trong danh mục tài khoản. Tài khoản này được dùng để tự động tạo ra bút toán trong các hóa đơn bán vật tư hàng hóa. Trong hóa đơn bán hàng, thì tài khoản này sẽ ghi “Nợ”, trong phiếu nhập hàng bán bị trả lại, thì tài khoản này sẽ ghi “Có”, tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản tồn kho của vật tư hàng hóa. Tài khoản này chỉ khai báo mặc nhiên, có thể thay đổi trên chứng từ.

Tài khoản doanh thu

Là tài khoản loại doanh thu đã khai báo trước trong danh mục tài khoản. Tài khoản này được dùng để tự động tạo ra bút toán trong các định khoản doanh thu bán vật tư hàng hóa. Trong hóa đơn bán hàng, thì tài khoản này sẽ ghi “Có”, tài khoản có đối ứng sẽ là tiền mặt hoặc công nợ phải thu. Tài khoản này chỉ khai báo mặc nhiên, có thể thay đổi trên chứng từ.

Tài khoản hàng bán trả lại

Là tài khoản loại giảm doanh thu đã khai báo trước trong danh mục tài khoản. Tài khoản này được dùng để tự động tạo ra bút toán trong các phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Trong phiếu nhập hàng bán bị trả lại, thì tài khoản này sẽ ghi “Nợ”, tài khoản có đối ứng sẽ là tiền mặt hoặc công nợ. Tài khoản này chỉ khai báo mặc nhiên, có thể thay đổi trên chứng từ.

Tài khoản giảm giá hàng bán

Được phép nhập tk tổng hợp.

Tài khoản đại lý

Là tài khoản loại tồn kho đã khai báo trước trong danh mục tài khoản. Tài khoản này được dùng để tự động tạo ra bút toán trong các nhập xuất điều chuyển vật tư hàng hóa. Trong từng chứng từ cụ thể, tài khoản này sẽ có tài khoản đối ứng tương ứng. Ví dụ: trong phiếu nhập điều chuyển thì tài khoản này sẽ ghi “Nợ”, trong phiếu xuất điều chuyển, thì tài khoản này sẽ ghi “Có” thay vì là tài khoản vật tư. Tài khoản này chỉ khai báo mặc nhiên, có thể thay đổi trên chứng từ.

Tài khoản sản phẩm dở dang

Là tài khoản loại tồn kho đã khai báo trước trong danh mục tài khoản.Tài khoản này được dùng để tự động tạo ra bút toán trong các chứng từ nhập xuất thành phẩm trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phân hệ tính giá thành sản phẩm. Tài khoản này chỉ khai báo mặc nhiên, có thể thay đổi trên chứng từ.

Tài khoản chênh lệch

Tài khoản này được dùng để tự động tạo ra bút toán trong các chứng từ chênh lệch trị giá hàng tồn kho vật tư hàng hóa.

Tài khoản chiết khấu

Là tài khoản loại giảm doanh thu đã khai báo trước trong danh mục tài khoản. Tài khoản này được dùng để tự động tạo ra bút toán trong các hóa đơn bán hàng. Trong hóa đơn bán hàng, tài khoản này sẽ ghi “Nợ”, tài khoản có đối ứng sẽ là tiền mặt hoặc công nợ. Tài khoản này chỉ khai báo mặc nhiên, có thể thay đổi trên chứng từ.

Tài khoản chi phí khuyến mãi

Tài khoản này được dùng để tự động tạo ra bút toán khuyến mãi trong các hóa đơn bán hàng nếu chọn "khuyến mãi" trong hóa đơn bán hàng (chọn "Hiển thị khuyến mãi trên hoá đơn bán hàng" trong tham số hệ thống).
Trong hóa đơn bán hàng, tài khoản này sẽ ghi “Nợ”, tài khoản có đối ứng sẽ là tiền mặt hoặc công nợ. Tài khoản này chỉ khai báo mặc nhiên, có thể thay đổi trên chứng từ.

Giải thích các trường thông tin ngăn lô hàng​

Kiểu lô

Khai báo về kiểu tính ngày hết hạn lô hàng. Có 2 tùy chọn cho kiểu xuất lô là “Tính theo ngày nhập” và “Ngày sử dụng”

  • Tính theo ngày nhập: dựa vào ngày nhập của từng lô, chương trình sẽ tính ngày hết hạn trong khi khai báo lô bằng cách lấy ngày nhập cộng thêm vòng đời sản phẩm để được ngày hết hạn.
  • Tính theo ngày sử dụng: chương trình sẽ dựa hoàn toàn vào ngày hết hạn sử dụng của từng lô do người sử dụng nhập trong khi khai báo lô.

Cách xuất

Khai báo về cách xuất lô hàng được nhập trước đó, có 4 tùy chọn để xác định cách xuất lô:

  • Tính theo hạn dùng: chương trình chọn những lô có ngày hết hạn gần nhất để chọn lô xuất. Căn cứ để chọn là ngày hạn dùng của lô.
  • Nhập trước xuất trước: lô nào nhập trước thì được xuất ra trước. Căn cứ để chọn là ngày nhập của lô.
  • Liên tục: Chương trình chỉ cho phép chọn theo danh sách.
  • Nhập sau xuất trước: lô nào nhập sau thì được xuất ra trước. Căn cứ để chọn là ngày nhập của lô.

Vòng đời / Thời gian bảo hành

Thông tin được dùng để xác định thời gian hết hạn sử dụng, thời gian hết hạn bảo hành tùy đặc thù của từng loại vật tư hàng hóa. Có thể để trống, không khai báo.

Tự động tạo mã lô

Nếu vật tư có chọn “Theo dõi lô” và có chọn “Cho phép tạo mã lô ngay khi nhập” thì không cần khai báo trước về lô trong màn hình “Danh mục lô”, lô sẽ được khai báo khi nhập các phiếu nhập.

Giải thích một số thông tin khác​

Số lượng tồn tối thiểu / Số lượng tồn tối đa

Số lượng tồn kho tối thiểu và tối đa cho phép, trường hợp vật tư có khai báo tồn tối đa, tối thiểu và khai báo các xử lý cảnh báo khi nhập xuất vật tư quá mức tối đa hoặc tối thiểu thì chương trình sẽ cảnh báo hoặc không cho lưu chứng từ.
Số lượng tồn kho tối đa tối thiểu dùng trong báo cáo tồn kho theo định mức.

Thể tích / Khối lượng

Những thông tin tham khảo thêm về thuộc tính của vật tư hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Riêng đối với Thể tích và Khối lượng còn dùng để tính tiêu thức phân bổ chi phí trong các chứng từ có nhập chi phí.

Trạng thái

Nếu trạng thái không còn sử dụng thì chương trình sẽ không thể hiện vật tư trong các báo cáo tồn kho.

Khai báo ảnh cho danh mục vật tự

Chương trình cho phép thêm ảnh vật tư vào danh mục để người dùng tiện theo dõi.

Một số chức năng đặc biệt​

Đổi mã

Trong trường hợp cần thiết phải đổi mã, chương trình cho phép đổi mã hiện thời trong toàn hệ thống thành mã mới.
Để đổi mã, trỏ vị trí con trỏ vào mã hiện tại, nhấn F6 hoặc nhấn nút - “Đổi mã” để đổi mã.

Gộp mã

Được sử dụng trong trường hợp một vật tư, hàng hóa được cập nhật bởi hai người hoặc tạo sai, sau đó muốn gộp lại thì dùng phím Ctrl + F6 để gộp mã.
Một số lưu ý khi gộp mã:

  • Trường hợp vật tư cần gộp chỉ có 1 đvt: (không quan tâm vật tư được gộp (vật tư “đích”) có 1 hay nhiều đvt)
  • Nếu “Đvt” chuẩn của 2 vật tư giống nhau: được phép gộp mã, đvt giữ nguyên (tức không gộp đvt);
  • Nếu “Đvt” chuẩn của 2 vật tư khác nhau: cho gộp mã và gộp luôn cả “Đvt”;
  • Trường hợp vật tư cần gộp có nhiều đvt:
  • Vật tư được gộp (vật tư “đích”) chỉ có 1 đvt: không được gộp mã;
  • Vật tư được gộp (vật tư “đích”) có nhiều đvt:

Nếu có ít nhất 1 đvt giống nhau giữa 2 vật tư nhưng có hệ số qui đổi khác nhau so với đvt chuẩn (tính cả đvt chuẩn) sẽ không cho gộp mã. Ngược lại thì cho gộp mã, đvt giữ nguyên (tức không gộp đvt).

Ví dụ:
Vật tư VTA và vật tư VTB theo dõi theo nhiều đvt. Đvt chuẩn của vật tư VTA và vật tư VTB là cái

  • Nếu VTA có đvt thùng, hệ số qui đổi là 10 cái. Vật tư VTB có đvt thùng, hệ số qui đổi là 15 cái. Không được gộp mã;
  • Nếu VTA có đvt hộp, hệ số qui đổi là 2 cái. Vật tư VTB có đvt giỏ, hệ số qui đổi là 5 cái; đvt lô, hệ số qui đổi là 50 cái. Sau khi gộp mã vật tư VTA thành vật tư VTB, vật tư VTB sẽ có các đvt là hộp, giỏ, lô và cái.

Chú ý:
Chức năng này không làm thay đổi mã trên chứng từ kiểm kê hàng hóa, vật tư. Sau khi thực hiện gộp mã, nếu muốn dữ liệu kiểm kê đúng thì chọn những chứng từ có mã cũ để xóa và tạo chứng từ kiểm kê mới.

Chi tiết các thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục”