Nhảy tới nội dung

Hóa đơn hàng bán trả lại

Mô tả các trường thông tin chung - phần trên​

Mã khách

Mã khách hàng trả lại, được nhập từ Danh mục khách hàng. Trường này bắt buộc phải nhập.

Ghi chú: khi rê chuột vào trường mã khách, cho phép hiện số dư tức thời và địa chỉ của khách hàng trên màn hình.

Người giao

Người giao hàng phía khách hàng, trường này không bắt buộc nhập.

Diễn giải

Diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.

Tài khoản có

Tài khoản ghi có đối ứng tài khoản hàng bán bị trả lại trong bút toán hàng bán bị trả lại. Trường này bắt buộc phải nhập.

Mã giao dịch

Mã giao dịch của chứng từ. Mã giao dịch không được thay đổi trong khi hiệu chỉnh chứng từ mà chỉ được nhập lần đầu tiên khi lập chứng từ. Nếu muốn thay đổi, phải xóa chi tiết của chứng từ và gỡ bỏ nút chọn "Cập nhật đơn hàng" (nếu có), rồi nhập lại mã giao dịch.
Hoá đơn có những mã giao dịch sau:

  • 1 - “Hoá đơn”: Khai báo mã gd là 1 đối với các hoá đơn đã có phiếu nhập kho.
  • 2 - “Hoá đơn kiêm phiếu nhập”: Khai báo mã gd là 2 đối với các hoá đơn chưa có phiếu nhập kho.

Số hóa đơn / Số seri / Ngày hóa đơn

Số hoá đơn / Số seri / ngày lập hóa đơn xuất trả lại do khách hàng lập, dùng để liệt kê trên bảng kê thuế GTGT đầu ra.

Ký hiệu mẫu

Trường “Ký hiệu mẫu” ngầm định lấy từ tham số tùy chọn, cho phép sửa lại. Chương trình sẽ kết xuất lên cột "Ký hiệu mẫu hóa đơn" của báo cáo thuế.

Số chứng từ

Số hóa đơn hàng bán bị trả lại. Số phiếu được tăng tự động tùy thuộc vào khai báo trong danh mục các chứng từ, tuy nhiên có thể nhập theo hệ thống số chứng từ đặc thù của từng doanh nghiệp.

Ngày lập / Ngày hạch toán

Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán hóa đơn hàng bán bị trả lại. Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán có thể khác nhau.

Tỷ giá

Tỷ giá của ngoại tệ nếu theo dõi công nợ ngoại tệ. Sau khi chọn mã ngoại tệ, chương trình sẽ trả lại tỷ giá gần ngày lập chứng từ nhất, tuy nhiên, có thể khai báo lại tỷ giá.

Trạng thái

Trạng thái hiện tại của hóa đơn hàng bán bị trả lại. Hóa đơn hàng bán bị trả lại có 03 trạng thái: “Lập chứng từ”, “Chuyển KTTH” và “Chuyển sổ cái”.

Xử lý

Tùy chọn xử lý trạng thái của hóa đơn hàng bán bị trả lại. Tùy vào tùy chọn xử lý của người sử dụng, trạng thái hiện tại của hóa đơn hàng bán bị trả lại sẽ thay đổi tương ứng.

Mô tả các trường ngăn Chi tiết​

Mã hàng

Mã vật tư khách hàng trả lại

Đvt

Đơn vị tính của vật tư xuất bán, lấy ngầm định trong Danh mục vật tư.

Khuyến mãi / Tồn kho / Cục thuế

Xem mục “– Hướng dẫn các trường ở phần thông tin chi tiết” liên quan đến màn hình nhập liệu ”Hoá đơn bán hàng”.

Mã kho / Mã vị trí

Mã kho nhập / Vị trí kho nhập hàng trả lại, thông tin này được trả về tự động từ phiếu xuất hoặc hóa đơn bán hàng hoặc phiếu nhập hàng bán trả lại nếu số liệu của hóa đơn hàng bán bị trả lại được chọn lấy từ phiếu xuất hoặc hóa đơn bán hàng hoặc phiếu nhập hàng bán trả lại. Tuy nhiên, cũng có thể sửa lại.
Ngoài các trường hợp trên, mã kho nhập / vị trí kho nhập được chọn nhập trực tiếp từ danh mục kho / vị trí kho.

Chú ý:
Nếu loại chứng từ là 1 thì trường mã vị trí sẽ ảnh hưởng trong khai báo tham số "Kế toán theo dõi thông tin vị trí kho" - Chọn “Không”: trường “Vị trí” sẽ không có.

Mã lô / Số lượng

Số lô và số lượng của hàng hóa bị trả lại. Thông tin này được trả về tự động từ phiếu xuất hoặc hóa đơn bán hàng hoặc phiếu nhập hàng bán trả lại nếu số liệu của hóa đơn hàng bán bị trả lại được chọn lấy từ phiếu xuất hoặc hóa đơn bán hàng hoặc phiếu nhập hàng bán trả lại.
Ngoài các trường hợp trên, thông tin này được nhập trực tiếp trên màn hình, mã lô được chọn trực tiếp từ danh mục lô.

Chú ý:
Nếu loại chứng từ là 1 thì trường mã lô sẽ ảnh hưởng trong khai báo tham số "Kế toán theo dõi thông tin lô vật tư" - Chọn “Không”: trường “Lô” sẽ không có.

Giá tb

Tùy chọn xử lý để xác định giá vốn hàng bán cho hàng hóa nhập lại trong trường hợp áp dụng giá nhập lại theo giá vốn xuất kho khi tính giá trung bình. Nếu không chọn tùy chọn này, phải nhập giá trực tiếp trên màn hình.

Giá bán / Tiền / Giá bán (ngoại tệ) / Tiền (ngoại tệ) / Giá vốn / tiền vốn / Giá vốn (ngoại tệ) / tiền vốn (ngoại tệ)

Giá bán, giá vốn, thành tiền phải thu, phải trả và tiền vốn theo đồng tiền hạch toán và loại ngoại tệ hạch toán. Việc nhập những thông tin về ngoại tệ phụ thuộc vào việc chọn mã ngoại tệ trong phần thông tin chung.

Tài khoản trả lại / tài khoản kho / tài khoản giá vốn

Tài khoản hạch toán trong bút toán hàng bán bị trả lại. Trường này bắt buộc phải nhập. Các tài khoản này được trả về theo thiết lập trong danh mục vật tư hàng hóa, tuy nhiên, có thể sửa lại tài khoản trả lại và tài khoản giá vốn.

Tiền chiết khấu và tài khoản chiết khấu

Về việc nhập chiết khấu và hạch toán chiết khấu trong hóa đơn hàng bán bị trả lại, có những trường hợp sau:
Trường hợp tiền chiết khấu khác 0 và có nhập tài khoản chiết khấu:

  • Định khoản giảm công nợ: (ghi nợ “tài khoản trả lại” / ghi có “tài khoản có” với giá trị là “Tiền hàng”);
  • Định khoản giảm giá vốn: (ghi nợ “tài khoản kho” / ghi có “tài khoản giá vốn” với giá trị là “Tiền vốn”);
  • Định khoản giảm thuế đầu ra: (ghi nợ “tài khoản thuế”/ Ghi có “tài khoản có” với giá trị là “Tiền thuế”
  • Định khoản tiền chiết khấu: ghi nợ “tài khoản có” / ghi có “tài khoản chiết khấu” với giá trị là tiền chiết khấu.

Lưu ý: “Tiền thuế”=(“Tiền hàng” – “Chiết khấu”) x “Thuế suất”

Trường hợp tiền chiết khấu khác 0 và không nhập tài khoản chiết khấu:

  • Định khoản giảm công nợ: (ghi nợ “tài khoản trả lại” / ghi có “tài khoản có” nhưng với giá trị là {“Tiền hàng” – “Chiết khấu”});
  • Định khoản giảm giá vốn: (ghi nợ “tài khoản kho” / ghi có “tài khoản giá vốn” với giá trị là “Tiền vốn”);
  • Định khoản giảm thuế đầu ra: (ghi nợ “tài khoản thuế”/ Ghi có “tài khoản có” với giá trị là “Tiền thuế”;
  • Định khoản tiền chiết khấu: không định khoản.

Lưu ý:
Lưu vào sổ chi tiết hóa đơn đầu ra: lưu âm với giá trị tiền hàng bằng (“Tiền hàng” – “Chiết khấu”), tiền thuế bằng “Tiền thuế”.

Trên các chứng từ in ra, tổng thanh toán=“tổng tiền hàng – tổng chiết khấu + tổng tiền thuế.

Hóa đơn/ Dòng / Phiếu xuất / Dòng / Phiếu nhập / Dòng

Số hoá đơn, số phiếu xuất, số phiếu nhập và số dòng trên hoá đơn hoặc phiếu xuất hoặc phiếu nhập hàng bán trả lại. Trường này chỉ hiện giá trị nếu hóa đơn hàng bán bị trả lại lấy số liệu từ hoá đơn hoặc phiếu xuất hoặc phiếu nhập hàng bán trả lại.

Vụ việc

Vụ việc bán hàng… liên quan đến vật tư nhập hàng bị trả lại.

Mô tả các trường thông tin ngăn “Thông tin khác”​

Nhóm hàng

Tên hàng hóa trong bảng kê thuế GTGT đầu ra. Trường hợp không nhập tại trường thông tin này thì chương trình tự động lấy tên của hàng hoá, vật tư có giá trị lớn nhất để lên bảng kê thuế.

Mô tả các trường thông tin chung - phần dưới​

Cập nhật đơn hàng

Tùy chọn xử lý cho phép cập nhật lại đơn hàng về số lượng hàng bị trả lại, nếu người sử dụng chọn tùy chọn này thì chương trình sẽ cập nhật số lượng đặt và trạng thái của đơn hàng bán tương ứng với hàng hóa nhập trả lại.

Chỉ cho chọn khi “Loại chứng từ” = 2 – “Hóa đơn kiêm phiếu nhập”.

Cập nhật chiết khấu

Trường hợp làm “Hóa đơn hàng bán bị trả lại” có thực hiện “Lấy số liệu từ hóa đơn bán hàng” (HĐ bên phần chiết khấu, có ngăn “Chiết khấu”) và có chọn ô “Cập nhật chiết khấu” thì sẽ hủy kết quả chiết khấu trước đó.

Lưu ý:
Giả định cứ có trả lại là đánh dấu hủy, không quan tâm trả lại một phần hay toàn bộ;
Chỉ đánh dấu đối với các xử lý “Chuyển KTTH”, “Chuyển sổ cái”;
Hóa đơn đã được đánh dấu rồi thì không cần đánh dấu tiếp (trường hợp làm tiếp hóa đơn trả lại);
Chức năng kiểm tra giới hạn chiết khấu: không tính các dòng kết quả chiết khấu thuộc các hóa đơn bị đánh dấu hủy để tính toán;
Các báo cáo chiết khấu: không tính lên các dòng kết quả chiết khấu thuộc các hóa đơn bị đánh dấu hủy.

Mã thuế / tài khoản thuế

Mã thuế và tài khoản ghi nợ thuế GTGT lấy từ Danh mục thuế suất.

Tổng thanh toán

Tính bằng công thức:

Tổng thanh toán=“Tiền hàng” – “Chiết khấu” + “Tiền thuế”

Một số thao tác cơ bản khi lập hóa đơn hàng bán bị trả lại​

Tạo hóa đơn hàng bán bị trả lại từ số liệu hóa đơn

Tạo mới hóa đơn hàng bán bị trả lại, nhấn phải chuột vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ hóa đơn” (hoặc nhấn phím F6). Sau khi chọn được hóa đơn, nhập số lượng mặt hàng nhập trả lại. Nhấn chọn tùy chọn cập nhật vào phiếu để chương trình tự động cập nhật vào hóa đơn hàng bán bị trả lại những dòng hàng hóa đã chọn từ hóa đơn.

Tạo hóa đơn hàng bán bị trả lại từ số liệu phiếu xuất

Tạo mới hóa đơn hàng bán bị trả lại, nhấn phải chuột vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ phiếu xuất” (hoặc nhấn phím F7). Sau khi chọn được phiếu xuất, nhập số lượng mặt hàng nhập trả lại. Nhấn chọn tùy chọn cập nhật vào phiếu để chương trình tự động cập nhật vào hóa đơn hàng bán bị trả lại những dòng hàng hóa đã chọn từ phiếu xuất.

Tạo hóa đơn hàng bán bị trả lại từ số liệu phiếu nhập hàng bán trả lại

Tạo mới hóa đơn hàng bán bị trả lại, nhấn phải chuột vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ phiếu nhập hàng bán trả lại” (hoặc nhấn phím F3). Sau khi chọn được phiếu nhập hàng bán trả lại, nhập số lượng mặt hàng nhập trả lại. Nhấn chọn tùy chọn cập nhật vào phiếu để chương trình tự động cập nhật vào hóa đơn hàng bán bị trả lại những dòng hàng hóa đã chọn từ phiếu nhập hàng bán trả lại.

Nếu “Loại chứng từ” = 2 thì cho không cho phép thực hiện chức năng “Lấy số liệu từ phiếu nhập hàng bán trả lại”.

Chọn tùy chọn cập nhật giá vốn vào hóa đơn hàng bán bị trả lại

Trong phần chi tiết, click chọn ô “Giá trung bình” để xác định giá vốn hàng bán cho hàng hóa nhập lại trong trường hợp áp dụng giá nhập lại theo giá trung bình tính được trong tháng có phiếu nhập lại.
Nếu không chọn tùy chọn này, phải nhập giá trực tiếp trên màn hình. Lưu ý là tùy chọn này chỉ có ý nghĩa cho những hàng hóa tính theo giá trung bình tháng.

Những thao tác chung khác, đề nghị tham khảo trong phần giới thiệu các thao tác chung (cập nhật số liệu).