Nhảy tới nội dung

Đăng ký chứng từ ghi sổ

Phải đăng ký chứng từ ghi sổ trước khi xem báo cáo
Đường dẫn: Phân hệ → Kế toán tổng hợp → Sổ sách chứng từ ghi sổ → Đăng ký chứng từ ghi sổ.
Đặc tính: Chương trình cho phép đăng ký chứng từ ghi sổ theo tài khoản; tài khoản – tài khoản đối ứng; theo mã chứng từ; theo bộ phận; vụ việc; người sử dụng hoặc kết hợp các yếu tố trên.

Ghi chú:
Trường “Danh sách NSD”, cho phép check chọn nhiều người sử dụng, cho phép chọn tất hoặc bỏ chọn tất, để trắng tại trường này hiểu là chọn tất cả người sử dụng;
Xử lý: chọn người sử dụng nào thì chỉ load chứng từ của người sử dụng đó để lập, để trắng thì load lên tất cả.

Số chứng từ ghi sổ có thể tự động sinh ra (theo nguyên tắc đặt trước) hoặc tự nhập mỗi khi đăng ký.
Tuỳ chọn đăng ký cho từng chứng từ ghi sổ hay đăng ký hàng loạt.
Tuỳ chọn chép các chứng từ ghi sổ kỳ trước sang kỳ sau để đăng ký.

Màn hình đăng ký chứng từ ghi sổ​

Trường “Lọc” Trong chức năng đăng ký chứng từ ghi sổ có 3 lựa chọn:

  • Lựa chọn 1– Tất cả chứng từ: chứng từ đã được đăng ký ở chứng từ ghi sổ khác vẫn được đăng ký lại;
  • Lựa chọn 2– Chứng từ chưa đánh số: khi chứng từ đã được đăng ký ở chứng từ ghi sổ khác sẽ không được đăng ký nữa;
  • Lựa chọn 3– Chứng từ đã đánh số: chứng từ đã được đăng ký ở chứng từ ghi sổ khác mới được đăng ký.

Trường “Thứ tự ưu tiên” Trường này được sử dụng nếu thực hiện đăng ký chứng từ ghi sổ hàng loạt, khi đó sẽ biết được chứng từ ghi sổ nào được ưu tiên đăng ký trước.

Ví dụ: Từ ngày 01/12/2013 đến 31/12/2013 có 2 đăng ký chứng từ ghi sổ:

  • DK1 số thứ tự ưu tiên 1, khai báo lấy phát sinh nợ của tài khoản 111, trường Lọc chọn 2- Chứng từ chưa đánh số;
  • DK2 số thứ tự ưu tiên 2, khai báo lấy phát sinh 0 – Tất cả của tài khoản 111, trường Lọc chọn 2 – Chứng từ chưa đánh số;
    Trong tháng 12/2013 tài khoản 111 phát sinh nợ 1.000.000 VND, phát sinh có 2.000.000 VND. Thực hiện đăng ký đồng thời 2 chứng từ ghi sổ trên thì tiền của chứng từ ghi sổ DK1 là 1.000.000 VND, chứng từ ghi sổ DK2 là 2.000.000 VND.
    Nếu đổi số thứ tự ưu tiên của đăng ký DK2 là 1 còn số thứ tự ưu tiên của DK1 là 2, sau đó thực hiện đăng ký cùng lúc thì tiền của chứng từ ghi sổ DK1 là 0 VND, còn DK2 là 3.000.000 VND.

Một số thao tác cơ bản:​

Tạo mới một CTGS

Nhấn F4 hoặc kích vào biểu tượng để thêm mới một CTGS. Sau khi khai báo các thông tin cần thiết cho việc đăng ký, nhấn nút “Nhận”, màn hình lọc các chứng từ cần đăng ký hiện ra để đăng ký. Tại đây, nếu muốn đăng ký ngay thì kích chọn các chứng từ cần đăng ký (có thể nhấn Ctrl + A để chọn tất cả, Ctrl + U để huỷ chọn tất cả) rồi nhấn F4 hoặc kích vào biểu tượng để đăng ký. Nhấn F8 hoặc kích vào biểu tượng để xoá ngay đăng ký vừa tạo. Trường hợp không muốn đăng ký ngay thì kích vào biểu tượng để thoát khỏi màn hình đăng ký.

Sửa một CTGS

Chọn CTGS cần sửa, nhấn F3 hoặc kích vào biểu tượng để sửa CTGS.

Xoá một CTGS

Chọn CTGS cần xoá, nhấn F8 hoặc kích vào biểu tượng để xoá CTGS.

Lưu ý: chương trình chỉ cho phép xoá từng CTGS.

Đăng ký CTGS hàng loạt

Chọn các chứng từ ghi sổ cần đăng ký (có thể nhấn Ctrl + A để chọn tất cả, Ctrl + U để huỷ chọn tất cả), sau đó nhấn Ctrl + F4 hoặc kích vào biểu tượng để đăng ký.

Xoá đăng ký CTGS hàng loạt

Chọn các chứng từ ghi sổ cần xoá đăng ký, sau đó nhấn Ctrl + F8 hoặc kích vào biểu tượng để xoá đăng ký.

Chép các CTGS cần đăng ký cho kỳ sau

Đặt con trỏ tại một CTGS có ngày CTGS gần nhất, nhấn F5 hoặc kích vào biểu tượng để chép. Màn hình chép hiện ra yêu cầu cập nhật khoản thời gian cần đăng ký cho kỳ kế tiếp.

Lưu ý: tất cả các CTGS có cùng ngày CTGS gần nhất mà con trỏ đang đứng sẽ được chép sang kỳ sau.