Danh mục tài khoản
Đường dẫn: Tổng hợp → Danh mục tài khoản
Phương án tổ chức danh mục tài khoản
Trong phần này sẽ trình bày về phương án xây dựng danh mục tài khoản và các thông tin liên quan đến danh mục tài khoản cần phải chuẩn bị để khai báo khi cập nhật danh mục tài khoản.
Trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán.
Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cần phải thực hiện để cung cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các tổ chức hữu quan. Trên cơ sở các báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý và khai thác thông tin của phần mềm kế toán ta sẽ biết là nên tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để chương trình có thể phản ánh được nội dung một số chỉ tiêu có liên quan trong các báo cáo theo yêu cầu và người sử dụng thực hiện nhanh nhất, tiện lợi nhất.
Trong khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý các điểm sau:
Các loại tiền ngoại tệ
Các loại tiền ngoại tệ được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tương ứng. Những tài khoản có phát sinh gốc ngoại tệ cần phải mở chi tiết theo từng mã ngoại tệ.
Các tài khoản ngân hàng
Các tài khoản mở tại các ngân hàng được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tương ứng. Nên mở cho mỗi tài khoản tại ngân hàng một tiểu khoản để tiện đối chiếu với các sổ phụ của các ngân hàng.
Các hoạt động sản xuất kinh doanh
Để lên đúng báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp thì danh mục tài khoản phải chia đúng theo từng hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư hay hoạt động tài chính.
Các tài khoản công nợ ngắn hạn và dài hạn
Tài khoản công nợ ngắn hạn và dài hạn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho tài khoản gốc ngoại tệ, những tài khoản ngắn hạn sẽ được đánh giá đảo còn những tài khoản dài hạn sẽ không thực hiện đánh giá đảo..
Giải thích các trường trên màn hình thêm mới, sửa danh mục tài khoản
Tên ngắn/ Tên ngắn khác
Tên ngắn là tên viết tắt của tài khoản trong trường hợp tên tài khoản quá dài, dùng để lên một số báo cáo vì nếu trường tên tài khoản dài sẽ bị khuất chữ, tuy nhiên tên ngắn không bắt buộc nhập.
Tài khoản mẹ
Tài khoản cấp trên liền kề của tài khoản đang khai báo. Tài khoản mẹ được dùng để tính toán, cộng dồn các giá trị từ các tài khoản con. Ngoài ra, tài khoản mẹ còn được dùng để tính toán bậc của tài khoản và phân loại tài khoản là tài khoản chi tiết hay tài khoản tổng hợp. Tài khoản mẹ được chọn trong chính danh mục tài khoản.
Mã ngoại tệ
Mã của một loại tiền tệ mà tài khoản sẽ theo dõi số dư. Mã ngoại tệ không được để trắng và phải chọn trong “Danh mục tiền tệ”. Nếu một tài khoản nào đó phải theo dõi số dư của nhiều loại ngoại tệ thì phải chia nhỏ thành các tiểu khoản – mỗi tiểu khoản là một loại ngoại tệ.
Tài khoản theo dõi công nợ
Liên quan đến công nợ tài khoản được chia thành 2 loại:
- 0- “Không theo dõi công nợ”
- 1- “Theo dõi công nợ”
Tài khoản công nợ phục vụ cho việc theo dõi số dư chi tiết theo các đối tượng công nợ.
Danh sách các tài khoản công nợ được khai báo tài khoản trong phần “Khai báo các tham số tùy chọn” tại dòng “Danh sách tài khoản công nợ phải thu” và “Danh sách tài khoản công nợ phải trả”.
Tài khoản sổ cái
Tài khoản được chọn là tài khoản sổ cái khi là tài khoản mẹ lớn nhất. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số báo cáo tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.
Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ nợ
Dùng để khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ bên nợ cho các tài khoản ngoại tệ. Khai báo này có ảnh hưởng chênh lệch tỷ giá trong kỳ và tính tỷ giá ghi sổ tài khoản vào cuối kỳ.
Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ có
Dùng để khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ bên có cho các tài khoản ngoại tệ. Khai báo này có ảnh hưởng chênh lệch tỷ giá trong kỳ và tính tỷ giá ghi sổ tài khoản vào cuối kỳ.
Chi tiết các thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục”