Khai báo các bút toán phân bổ tự động
Đường dẫn: Tổng hợp → Khai báo các bút toán tự động → Khai báo các bút toán phân bổ tự động
Cuối kỳ, tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, kế toán thường phải thực hiện các bút toán phân bổ như:
- Phân bổ chi phí sản xuất chung, phân bổ chi phí nhân công trực tiếp cho từng sản phẩm để tính giá thành.
- Phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản kết quả kinh doanh và tài khoản chi phí chờ kết chuyển, v.v và v.v...
Số lượng các bút toán phân bổ có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán phân bổ. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.
Với mục đích làm giảm nhẹ công việc của kế toán đồng thời loại trừ sự nhầm lẫn khi tính toán bằng tay, chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động các bút toán phân bổ.
Để thực hiện chức năng phân bổ tự động phải trải qua hai bước:
- Bước 1: Khai báo các bút toán phân bổ tự động. Ở bước này ta sẽ khai báo tài khoản phân bổ và các tài khoản nhận giá trị phân bổ cũng như khai báo các tài khoản mà ta muốn chương trình tự động tính hệ số phân bổ dựa vào các tài khoản này.
- Bước 2: Thực hiện bút toán phân bổ tự động. Ở bước này ta sẽ xác định hệ số phân bổ bằng một trong các cách: nhập bằng tay, cho chương trình tự động tính dựa vào tài khoản hệ số được khai báo ở bước 1 hoặc tính hệ số dựa vào định mức nguyên vật liệu (hoặc định mức tiền lương,...). Cuối cùng, ta thực hiện phân bổ.
Trong trường hợp phân bổ được chi tiết hoá cho từng khách hàng, vụ việc, lệnh sản xuất...thì khai báo là có phân bổ theo từng khách hàng, vụ việc, lệnh sản xuất.
Màn hình danh mục bút toán phân bổ
Màn hình thêm mới bút toán phân bổ
Giải thích các trường
Số thứ tự
Số thứ tự của các bút toán phân bổ. Các bút toán phân bổ sẽ được chương trình thực hiện tuần tự theo thứ tự này.
Lưu ý
Khi thiết lập số thứ tự, nên để các bút toán có thứ tự cách nhau một vài số. Sở dĩ phải thiết lập như vậy là vì trong quá trình thực hiện sẽ có thể phát sinh những bút toán phân bổ có thứ tự xen kẽ với các bút toán có sẵn.
Tên bút toán
Tên của bút toán phân bổ. Tên của bút toán không được để trắng. Tên này sẽ được chương trình đưa vào dòng diễn giải của sổ cái các tài khoản được khai báo trong bút toán phân bổ này.
Loại phân bổ
Nếu loại phân bổ là Có - Nợ thì kết quả của bút toán sẽ là Ghi Nợ tài khoản nhận phân bổ (tk đích) và ghi Có tài khoản phân bổ (tk nguồn).
Nếu loại phân bổ là Nợ - Có thì kết quả của bút toán sẽ là ghi nợ tài khoản phân bổ (tk nguồn)/ ghi có tài khoản nhận phân bổ (tk đích).
Tài khoản phân bổ
Số hiệu tài khoản nguồn trong bút toán phân bổ. Tài khoản này có thể khai báo là tài khoản tổng hợp hoặc chi tiết. Tuy nhiên, khi thực hiện, chương trình sẽ chỉ thực hiện phân bổ từ những tài khoản chi tiết thuộc tài khoản tổng hợp
Màn hình thêm mới chi tiết bút toán phân bổ
Tài khoản nhận phân bổ
Số hiệu tài khoản ghi nợ trong bút toán phân bổ. Tài khoản này sẽ được lấy trong "Danh mục tài khoản". Tài khoản này phải là tài khoản chi tiết.
Tài khoản Nợ/tài khoản có (tài khoản tiêu thức)
Tài khoản dùng trong tiêu thức tính hệ số phân bổ. Chương trình cho phép khai báo 3 cặp tài khoản đối ứng cho 3 tiêu thức tính hệ số phân bổ. Có thể chỉ khai báo chỉ một bên nợ hoặc bên có. Trong trường hợp này, chương trình sẽ xác định tiêu là phải lấy phát sinh nợ (hoặc có) theo đối tượng phân bổ chi tiết và nhóm theo tài khoản trong tiêu thức.
Ví dụ:
- Khai báo bút toán phân bổ 632 cho 911 theo tiêu thức "có 642 đối ứng nợ 911 theo vụ việc".
- Có phát sinh như sau:
Nợ: 911: 30
Có: 642: 10 (vụ việc 1)
Có: 642: 20 (vụ việc 2) - Tài khoản 632 trong kỳ có phát sinh nợ: 10.000
Khi phân bổ, chương trình tính được như sau:
Nợ: 911: 10.000
Có: 632: 10.000x10/30 (vụ việc 1)
Có: 632: 10.000x20/30 (vụ việc 2)
Mã vụ việc (tên vụ việc)/Bộ phận/Mã hợp đồng
Tùy theo chỉ tiêu được chọn trong cửa sổ khai báo tài khoản phân bổ, trường này sẽ yêu cầu nhập mã tương ứng với chỉ tiêu đó.
Bút toán phân bổ sẽ phân bổ chi tiết cho vụ việc (hoặc Bộ phận/Hợp đồng) có mã được khai báo trong trường này. Mã này được định nghĩa như đối tượng phân bổ chi tiết. Các mã này sẽ được lấy trong các danh mục tương ứng.
Trạng thái
Ngầm định chương trình để ở trạng thái 1. Nếu chọn trạng thái 0 thì bút toán phân bổ này chỉ hiện lên khi cập nhật danh mục và khi lên báo cáo, không hiện lên khi nhập số liệu.
Thao tác thông thường
Thêm mới bút toán phân bổ Từ màn hình danh sách bút toán phân bổ, nhấn phím F4 hoặc nhấn nút - “Mới” để thêm một bút toán phân bổ. Hiệu chỉnh bút toán phân bổ Từ màn hình danh sách bút toán phân bổ, nhấn phím F3 hoặc nhấn nút - “Sửa” để hiệu chỉnh một bút toán phân bổ. Xoá Nhấn phím F8 hoặc nhấn nút - “Xóa” để xoá một bút toán phân bổ. Thêm mới chi tiết và khai báo tiêu thức phân bổ Từ màn hình danh sách bút toán phân bổ, nhấn Ctrl + F4 để thêm chi tiết phân bổ cho bút toán phân bổ. Hiệu chỉnh chi tiết và tiêu thức phân bổ Từ màn hình danh sách bút toán phân bổ, nhấn Ctrl + F3 để hiệu chỉnh chi tiết phân bổ cho bút toán phân bổ. Xóa chi tiết phân bổ Phải xóa chi tiết trước khi xóa bút toán phân bổ. Từ màn hình danh sách bút toán phân bổ, nhấn Ctrl + F8 để xóa chi tiết phân bổ. Khai báo nhanh đối tượng nhận phân bổ Nhấn F6 trong danh sách phân bổ để tạo hàng loạt các chi tiết tiêu thức phân bổ. Chức năng này khác chức năng khai báo chi tiết (Ctrl F3) là có thể tạo tiêu thức cho:
- “Phân bổ theo”=1: 1 tài khoản chi tiết và chi tiết nhiều vụ việc (hợp đồng, khế ước…tuỳ vào thiết lập ban đầu);
- “Phân bổ theo”=2: 1 tài khoản tổng hợp và chi tiết cho nhiều tiểu khoản
Tiêu thức phân bổ:
- Nếu “Phân bổ theo”=1 thì chỉ tìm danh sách các tài khoản chi tiết cuối cùng để chọn. Khi đó, phải nhập tài khoản mức chi tiết, và chọn danh sách đối tượng (vụ việc);
- Nếu “Phân bổ theo”=2 thì chỉ tìm danh sách các tài khoản tổng hợp các cấp, không hiện lên các tài khoản chi tiết cuối cùng.
Sửa danh sách đối tượng: nếu=1 thì cho phép hiện lên danh sách đối tượng (tiểu khoản/ vụ việc), còn 0 thì bỏ qua.
Danh sách tài khoản nợ, tài khoản có:
- Dựa vào giá trị cộng hay trừ (1/2) ở từng dòng khi khai báo tài khoản hệ số ở trên để xác định dấu (âm/dương) cho kết quả tính toán của 3 dòng định khoản, sau đó tổng lại để cho ra kết quả hệ số cuối cùng của đối tượng nhận phân bổ.
- Như vậy có khả năng là một vài đối tượng ở trên sẽ rơi vào cặp tiêu thức có giá trị loại trừ (âm), khi đó chi phí phân bổ có thể là giảm đi hoặc âm nếu không có các các phát sinh khác trong tiêu thức bù lại. Khi đó, kết quả hạch toán sẽ là số tiền âm. Trường hợp này dùng khi giảm chi phí theo tiêu thức tự động.
Ví dụ về phân bổ theo tiêu thức:
Giả sử Cân đối phát sinh tài khoản theo vụ việc vào ngày 31/01/2016 như sau:
Trường hợp phân bổ từ Nợ →Có: phân bổ tài khoản 5111 vào tài khoản 911A, 911B, 911C
Giả sử các tài khoản 911A, 911B, 911C được phân bổ theo các tiêu thức:
- Chi phí bán hàng 641 theo từng vụ việc, loại tiêu thức: cộng thêm;
- Chi phí quản lý 642 theo từng vụ việc, loại tiêu thức: loại trừ. Ta khai báo bút toán phân bổ (F3) và chi tiết (F6), màn hình khai báo như sau:
Khi đó, phát sinh đối ứng 511→ 911 theo vụ việc 1 là:
500.000.000*(10.000.000 - 1.000.000) /(10.000.000 + 20.000.000 + 30.000.000 - 1.000.000 - 2.000.000 – 0)=78,947,368;
Và phát sinh đối ứng 511→ 911 theo vụ việc 3 là:
500.000.000*(30.000.000 - 0) /(10.000.000 + 20.000.000 + 30.000.000 - 1.000.000 - 2.000.000 – 0)=263,157,895