Nhảy tới nội dung

Bút toán hủy

Màn hình bút toán hủy​

Giải thích các trường​

Các trường thông tin chung

Loại chứng từ

Trường “Loại chứng từ” bao gồm 2 tùy chọn: 1 - Chứng từ ghi âm, 2 - Chứng từ đảo.
Bút toán hủy với 2 loại chứng từ ghi âm và ghi đảo dùng để điều chỉnh cho từng chứng từ đã được ghi nhận trước đó. Những chứng từ cần hủy này phải được chuyển giao dịch vào sổ cái và thuộc đvcs hiện hành của phiếu đang nhập liệu.

Số chứng từ

Số chứng từ được chương trình tự động đánh tăng lên 1 khi nhập chứng từ mới nhưng người sử dụng có thể sửa lại.

Ngày lập chứng từ

Ngày lập chứng từ là ngày ghi trên chứng từ. Ngày này chỉ sử dụng để tham khảo chứ không dùng trong tính toán. Khi tính toán thì chương trình sẽ dùng ngày hạch toán.

Ngày hạch toán

Ngày hạch toán của chứng từ. Ngày này được sử dụng trong các tính toán. Ngầm định chương trình sẽ gán ngày hạch toán bằng ngày lập chứng từ. Trường này chỉ được cập nhật khi kích chuột vào. Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày đã khóa sổ.

Loại tiền

Mã của loại tiền giao dịch của chứng từ hiện thời. Mã này chọn từ danh mục tiền tệ. Con trỏ không dừng tại truờng này mà phải chọn bằng chuột

Tỷ giá

Nếu loại tiền là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá bằng 1 và không phải cập nhật trường này. Nếu tỷ giá được sửa lại (thay đổi giá trị) thì chương trình sẽ thực hiện tính toán lại các giá trị cần thiết liên quan đến tiền ngoại tệ và tiền theo đồng tiền hạch toán.

Diễn giải

Diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.

Lưu ý:
Để ghi chú diễn giải trong các báo cáo sổ cái, hiện tại đang dùng diễn giải của tài khoản cho tài khoản đối ứng và ngược lại. Vì vậy, để lưu diễn giải theo đúng tài khoản, khi nhập liệu phải chú ý đảo lại diễn giải.

Ví dụ:
Ta có quan hệ đối ứng như sau:
Có 3348: Chi phí lương tháng 11 năm 2011: 600
Nợ 6421-BP 1: Chi phí lương tháng 11 năm 2011- Bộ phận 1: 200
Nợ 6421-BP 2: Chi phí lương tháng 11 năm 2011- Bộ phận 2: 400

Trường hợp đảo dòng, trên sổ cái 3348 sẽ ghi:
TK đối ứng 6421-BP 1: Chi phí lương tháng 11 năm 2011- Bộ phận 1: 200
TK đối ứng 6421-BP 2: Chi phí lương tháng 11 năm 2011- Bộ phận 2: 400

Khi đó, trên sổ cái 6421 sẽ ghi:
TK đối ứng 3348: Chi phí lương tháng 11 năm 2011: 200
TK đối ứng 3348: Chi phí lương tháng 11 năm 2011: 400

Trường hợp đúng dòng, trên sổ cái 3348 sẽ ghi:
TK đối ứng 6421-BP 1: Chi phí lương tháng 11 năm 2011: 200
TK đối ứng 6421-BP 2: Chi phí lương tháng 11 năm 2011: 400

Khi đó, trên sổ cái 6421 sẽ ghi:
TK đối ứng 3348: Chi phí lương tháng 11 năm 2011- Bộ phận 1: 200
TK đối ứng 3348: Chi phí lương tháng 11 năm 2011- Bộ phận 2: 400

Số chứng từ gốc/ Ngày chứng từ gốc

Dùng để thể hiện thông tin chứng từ được lấy sau khi thực hiện tính năng “Lấy chứng từ cần hủy”, không được chỉnh sửa.

Trạng thái

Trạng thái của chứng từ. Có 3 trạng thái:

  •  Chưa chuyển vào sổ cái;
  • Chuyển KTTH;
  •  Đã chuyển vào sổ cái.

Nếu chứng từ chưa chuyển vào sổ cái, sẽ không thể xem trên các sổ sách hoặc báo cáo tài chính.

Các trường thông tin chi tiết

Các trường ở ngăn thông tin chi tiết chỉ thể hiện khi “Lấy chứng từ cần hủy”, định khoản sẽ được ghi nhận âm hoặc ghi đảo so với chứng từ cũ. Các trường không được phép sửa lại trừ phần "Diễn giải".

Một số thao tác khi cập nhật Bút toán hủy

Lấy chứng từ cần hủy

Chứng từ cần hủy được thực hiện bằng cách kích phải chuột ở phần thông tin chung để chọn hoặc nhấn phím F5/“Lấy chứng từ cần hủy – F5”.

Chi tiết các thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ”