Khai báo các bút toán kết chuyển tự động

Đường dẫn: Tổng hợp → Khai báo các bút toán tự động → Khai báo các bút toán kết chuyển tự động
Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau:

• Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh.

• Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh doanh.

• Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh.
• Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh.
• …

Số lượng các bút toán kết chuyển có thể là rất lớn trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán kết chuyển. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.
Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động các bút toán kết chuyển cuối kỳ.
Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “Nguồn”, tài khoản “Đích” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ hoặc ngược lại.
Trong trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng khách hàng, vụ việc, lệnh sản xuất thì khai báo là có kết chuyển theo từng khách hàng, vụ việc, lệnh sản xuất.
Khi tạo bút toán kết chuyển chương trình sẽ kết chuyển số tiền phát sinh trong kỳ.
Chương trình cho phép các khả năng khai báo sau:

• Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.
• Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. (Trường hợp này chương trình sẽ kết chuyển từ nhiều tài khoản chi tiết “Nguồn” sang 1 tài khoản chi tiết “Đích”.)
• Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. (Lưu ý trong trường hợp này chương trình sẽ chỉ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “Nguồn và đích” có cấp và “đuôi” tiểu khoản tương ứng giống nhau (các ký tự của tiểu khoản tính từ tài khoản tổng hợp.)

Màn hình danh sách kết chuyển

Màn hình cập nhật

Giải thích các trường

Số thứ tự

Số thứ tự của các bút toán kết chuyển. Các bút toán kết chuyển sẽ được chương trình thực hiện tuần tự theo thứ tự này.

Lưu ý:
Khi thiết lập số thứ tự, nên để các bút toán có thứ tự cách nhau một vài số. Sở dĩ phải thiết lập như vậy là vì trong quá trình thực sẽ có thể phát sinh những bút toán kết chuyển có thứ tự xen kẽ với các bút toán có sẵn.

Tên bút toán

Tên của bút toán kết chuyển. Tên của bút toán không được để trắng, được chương trình đưa vào dòng diễn giải của sổ cái các tài khoản khai báo trong bút toán kết chuyển này.

Loại kết chuyển

Loại kết chuyển dùng để xác định tài khoản "Nguồn" và tài khoản "Đích" của bút toán kết chuyển.

• Nếu chọn loại 1 thì chương trình sẽ thực hiện việc kết chuyển từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ 642 - 911);
• Nếu chọn loại 2 thì chương trình kết chuyển từ tài khoản ghi nợ sang tài khoản ghi có (ví dụ 511 - 911);
• Trường hợp kết chuyển lãi (lỗ) thì chọn loại 3 để chương trình tự động tạo ra chỉ bút toán lãi hoặc bút toán lỗ (khai báo ngầm định tài khoản nợ = 911, tài khoản có = 4212);
• Chọn loại 4, chương trình kết chuyển thuế GTGT (ví dụ 3331-1331), chỉ kết chuyển theo số nhỏ hơn giữa số dư “Tk có” và số dư “Tk nợ”.

Tài khoản ghi nợ / Tài khoản ghi có

Số hiệu tài khoản ghi nợ (có) trong bút toán kết chuyển. Tài khoản này sẽ được lấy trong "Danh mục tài khoản".

Chú ý:
Điều kiện thực hiện kết chuyển đối với “Loại kết chuyển” là “4 – Kc thuế GTGT”: “Tk ghi có” có số dư nợ lớn hơn 0 và “Tk ghi nợ” có số dư có lớn hơn 0.

Chỉ kết chuyển các phát sinh chi tiết

Nếu chọn thông tin này thì chương trình chỉ kết chuyển các phát sinh có chỉ rõ các trường vụ việc, khách hàng, lệnh sản xuất… Các phát sinh không chỉ rõ sẽ không được kết chuyển.

Ví dụ:
Kết chuyển chi phí 627 sang tài khoản 154 chi tiết theo vụ việc.
Có phát sinh nợ 627 vụ việc 1 là 1.000.000 vnd, vụ việc 2 là 2.000.000 vnd, và không theo vụ việc là 3.000.000 vnd.
Chọn "Chỉ kết chuyển các phát sinh chi tiết" và "Kết chuyển theo vụ việc".
Thực hiện kết chuyển, chương trình chỉ kết chuyển các phát sinh của vụ việc 1 sang 154 là 1.000.000 vnd và vụ việc 2 sang 154 là 2.000.000 vnd, còn 3.000.000 vnd không có vụ việc sẽ không được kết chuyển, người dùng sẽ phân bổ sang 154 cho các vụ việc.

Kết chuyển theo khách hàng/vụ việc/lệnh sản xuất…

Trong trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng khách hàng, vụ việc, lệnh sản xuất… thì chọn kết chuyển theo từng khách hàng, vụ việc, lệnh sản xuất...

Thao tác chung

Chi tiết các thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục”