Nhảy tới nội dung

Phiếu thu tiền mặt

Màn hình nhập liệu phiếu thu- loại chứng từ 1​

Loại chứng từ 1- “Thu chi tiết theo hoá đơn” sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi việc thanh toán công nợ chi tiết theo từng hóa đơn và bộ phận kế toán tiền mặt tiền gửi kiêm luôn chức năng theo dõi việc thanh toán chi tiết theo từng hóa đơn từ phiếu thu. Khi thu tiền chi tiết theo hóa đơn ta phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào. Trong trường hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn.

Giải thích chi tiết các trường trong màn hình phiếu thu- loại chứng từ 1​

Số HĐ

Số của các hóa đơn mà khách hàng chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán hết. Số hóa đơn sẽ được lấy từ danh sách các hóa đơn chưa tất toán của khách hàng.

Ngày HĐ

Ngày của hóa đơn.

Tài khoản có

Mã số của tài khoản ghi nợ trong định khoản hóa đơn công nợ phải thu. Tài khoản ghi trên hóa đơn tự động trả về và không nhập được trên phiếu thu.

Tiền/TiềnNT

Thanh toán trong lần hiện tại theo đồng tiền giao dịch của phiếu thu.

Thanh toán qui đổi

Nếu đồng tiền giao dịch của phiếu thu khác với đồng tiền giao dịch của hóa đơn thì chương trình sẽ cho phép cập nhật trường này để nhập số tiền qui đổi ra đồng tiền giao dịch của hóa đơn. Ngược lại, nếu đồng tiền giao dịch của phiếu thu giống với đồng tiền giao dịch của hóa đơn thì chương trình sẽ không cho cập nhật trường này.

Lưu ý:

  • Trong trường hợp sử dụng mã tiền tệ khác mã tiền tệ hạch toán, cần nhập "TiềnNT" hoặc "Quy đổi" để lưu giá trị nguyên tệ trên sổ cái, tiền hạch toán sẽ nhập vào trường "Tiền";
  • Trong trường hợp sử dụng mã tiền tệ cùng mã tiền tệ hạch toán, cần nhập tiền hạch toán vào trường "Tiền", giá trị nguyên tệ vào "Quy đổi".

Ví dụ:
01. Hóa đơn 100 USD, tỷ giá 20.000/USD, thanh toán 2.000.000 VND: nhập quy đổi=100USD, tiền=2.000.000,
02. Hóa đơn 100 USD, tỷ giá 20.000/USD, thanh toán 100 USD: nhập tiềnNT=100, quy đổi=100, Tiền=2.000.000
03. Hóa đơn 1.000.000 VND, thanh toán 1.000.000 VND: Nhập trường tiền 1.000.000
04. Hóa đơn 1.100.000 VND, tỷ giá 20.000/USD, thanh toán bằng 50 USD: nhập tiềnNT=50, quy đổi=1.000.000, Tiền=1.100.000

Diễn giải

Diễn giải về nội dung phát sinh. Diễn giải được ghi và làm ghi chú trong sổ cái.

Vụ việc/Phí

Vụ việc/Phí có liên quan (nếu có quản lý nghiệp vụ theo vụ việc/phí).

Lưu ý:

  • Sử dụng phím tắt “F11” để gán số tiền còn phải thanh toán vào trường thanh toán.
  • Trong trường hợp sử dụng loại chứng từ bằng 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã thu cho từng hóa đơn nhưng việc phân bổ được thực hiện ở phân hệ kế toán công nợ phải thu. Chương trình sẽ liệt kê những phiếu thu đã thu trong phân hệ tiền mặt, tiền gửi và các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền thu cho các hóa đơn tương ứng.

Lưu ý:
Chương trình cho phép thanh toán chéo hai đồng ngoại tệ khác nhau trên phiếu thu, giấy báo có mã giao dịch loại 1;
Trong trường hợp này, khi tính chênh lệch tỷ giá sẽ so sánh giữa [tiền thanh toán/tiền quy đổi] và tỷ giá hóa đơn để xác định chênh lệch;
Tỷ giá ghi sổ của tài khoản có sẽ được tính toán lại và cập nhật vào phần thông tin chung của phiếu.

Ví dụ:
Đồng hạch toán là VND;
Hóa đơn bán hàng có công nợ với khách hàng, số tiền: 100 USD (tỷ giá 20.000);
Chứng từ thanh toán phiếu thu hoặc giấy báo có, số tiền: 50 AUD (tỷ giá 24.000);
Thanh toán qui đổi USD (người dùng tự nhập) = số tiền thanh toán AUD * tỷ giá quy đổi;

  • Tỷ giá qui đổi AUD/USD = 24.000/21.998 = 1.091 (21.998 là tỷ giá USD tại thời điểm thanh toán);
  • Thanh toán qui đổi = 50*1.091 = 54.55 USD.
    Với số tiền qui đổi 54.55 USD, chương trình tính toán như sau:
    50 * 24.000 = 1.200.000 VND;
    54.55 * 20.000 = 1.091.000 VND;
    Vậy với việc thu bằng AUD, chương trình sẽ tính ra được chênh lệch lãi: 1.200.000 - 1.091.000 = 109.000 VND.

Màn hình nhập liệu phiếu thu- loại chứng từ 2/5/9​

Giải thích chi tiết các trường phiếu thu- loại chứng từ 2/5/9​

Phần thông tin chung

Mã khách

Đối tượng thu tiền. Nếu phiếu thu có liên quan đến thanh toán công nợ thì mã khách sẽ là mã nhà cung cấp, nhân viên hoặc khách hàng. Khi đó, khoản thu này sẽ được ghi vào các sổ chi tiết công nợ của mã đối tượng công nợ. Mã khách được chọn nhập từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp.

Địa chỉ

Được trả về mặc nhiên từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp nhưng có thể sửa lại. Dùng để in chứng từ.

Người nộp tiền

Thông tin tham, khảo thêm trong phiếu thu. Người nộp tiền được trả về tự động theo mã khách đã chọn ở trên nếu mã khách có khai báo trường “Đối tác” và có thể nhập lại.

Lý do thu

Thông tin tham khảo thêm trong phiếu thu.

Tài khoản nợ

Tài khoản ghi nợ, thông thường là tài khoản tiền mặt.

Loại phiếu thu

Loại phiếu thu. Tùy theo tính chất nghiệp vụ sẽ dùng các loại phiếu thu khác nhau. Có các loại phiếu thu sau:

  • 2 - “Thu của khách hàng”: sử dụng trong trường hợp bộ phận kế toán tiền mặt tiền gửi chỉ thực hiện thu cho đối tượng công nợ theo số tiền nộp. Việc phân bổ thanh toán công nợ chi tiết theo từng hóa đơn (nếu có) được thực hiện ở bộ phận xử lý công nợ chuyên biệt.
  • 3 - “Thu của các khách hàng”: sử dụng trong trường hợp thu cho một người đại diện nộp tiền nhưng phải theo dõi công nợ trên nhiều đối tượng công nợ khác.
  • 5 – “Thu ngoại tệ tỷ giá ghi sổ sử dụng pp trung bình”: sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ có tính tỷ giá giá ghi sổ theo phương pháp trung bình tháng.
  • 9 - “Thu khác”: sử dụng trong trường hợp thu trực tiếp.

Liên quan cách ứng dụng chênh lệch tỷ giá trong việc chọn lựa loại phiếu thu loai 2 hay 5, cần lưu ý:

  • Chọn loại 2: khi cần tỷ giá ghi sổ ngay tại thời điểm lập chứng từ và in với tỷ giá tính được;
  • Chọn loại 5: tỷ giá ghi sổ cập nhật tại thời điểm tính tỷ giá, tỷ giá in khi lập chứng từ và in sẽ tạm tính theo tỷ giá giao dịch.
    Trong các chứng từ thu chi, tỷ giá ghi sổ các tài khoản gốc ngoại tệ sẽ được áp lại chứng từ và tạo chênh lệch nếu có, công thức tính toán đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn khác về phân hệ vốn bằng tiền”.

Số pt / Ngày lập / Ngày hạch toán

Thông tin về số phiếu thu, số phiếu thu được chương trình tự động đánh tăng lên 1 khi nhập chứng từ mới nhưng người sử dụng được sửa lại.

Ngày lập pt chỉ để tham khảo chứ không dùng trong tính toán. Khi tính toán thì chương trình sẽ dùng ngày hạch toán. Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày đã khóa sổ.

Mã ngoại tệ / Tỷ giá

Mã của loại tiền giao dịch của chứng từ hiện thời. Mã ngoại tệ chọn nhập từ danh mục tiền tệ.
Tỷ giá là tỷ giá giao dịch thực tế được trả về giá trị từ “Danh mục quy đổi ngoại tệ” dựa trên ngày tỷ giá gần nhất trước phiếu thu. Trong trường hợp mã ngoại tệ là đồng hạch toán, tỷ giá giao dịch thực tế sẽ là 1.
Con trỏ không duyệt qua trường này. Phải chọn bằng chuột để chọn loại tiền giao dịch.

Phần thông tin chi tiết

Tài khoản có

Mã số của tài khoản ghi có trong định khoản nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản có được chọn trong danh mục tài khoản.

Diễn giải

Diễn giải về nội dung phát sinh. Dòng diễn giải này sẽ được chuyển vào sổ cái.

Tiền (ngoại tệ xxx)

Xxx - mã đồng tiền giao dịch. Số phát sinh theo đồng tiền giao dịch. Trong trường hợp ngoại tệ, tiền sẽ được tính toán theo công thức [tiền xxx * tỷ giá]. Tuy nhiên nếu số tiền thực tế của giao dịch [xxx * tỷ giá] thì có thể nhập trực tiếp giá trị trường tiền.

Tỷ giá ghi sổ

Trong trường hợp phiếu thu mã giao dich 2, tỷ giá trong chi tiết sẽ là tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ. Tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ sẽ được chương trình tính tự động.

Tiền

Số phát sinh theo đồng tiền hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì không hiện trường này. Trường này bằng số tiền ngoại tệ nhân với tỷ giá ghi sổ nhưng được phép sửa.

Theo dõi thanh toán

Xử lý đối với các khoản thu từ việc vay nợ như là hoá đơn (thuộc phân hệ kế toán phải trả). Phục vụ lên các báo cáo phân tích tuổi nợ, báo cáo chi tiết thanh toán theo từng khoản vay.
Chương trình ngầm định gán số chứng từ, ngày hạch toán ở phần thông tin chung vào các trường số chứng từ, ngày chứng từ tương ứng trong phần “Thanh toán” và được phép sửa lại. Riêng trường “Mã thanh toán” thì được ngầm định lấy từ danh mục khách hàng (nhà cung cấp).

Ví dụ:
Khi nhận tiền vay từ ngân hàng bằng tiền ngoại tệ, muốn khi thanh toán sẽ thanh toán cho từng khoản nhận vay và tạo chênh lệch tỷ giá cho từng khoản nhận vay thì khi nhận tiền vay sẽ chọn "Theo dõi thanh toán" và khi chi trả nợ vay sẽ dùng phiếu chi, báo nợ loại 1 để trả tiền cho từng khoản nhận vay này, lúc này chênh lệch tỷ giá sẽ được tính như chênh lệch cho từng hóa đơn.

Sửa tỷ giá ghi sổ (đối với loại chứng từ số 2)

Xử lý để sửa tỷ giá ghi sổ của công nợ. Có thể sửa tỷ giá ghi sổ đã được tính tự động bởi chương trình bằng tỷ giá tùy ý. Khi tính tỷ giá cuối tháng, chương trình sẽ không cập nhật lại tỷ giá tính được cho những chứng từ này.
Nếu tài khoản đối ứng là tài khoản công nợ gốc ngoại tệ thì tỷ giá ghi sổ cuối tháng của tài khoản sẽ loại phiếu này ra khi tính toán

Màn hình nhập liệu phiếu thu- loại chứng từ 3​

Giải thích chi tiết các trường phiếu thu- loại chứng từ 3​

Trường hợp thu cho nhiều khách cũng giống như trường hợp loại phiếu thu cho một khách. Điểm khác biệt ở đây là ở mỗi dòng chi tiết hạch toán có thể nhập các mã khách khác nhau. Ngoài ra, đối với các phát sinh ngoại tệ mà dùng loại chứng từ này thì chương trình chỉ ghi nhận và hạch toán theo tỷ giá giao dịch, không tạo chênh lệch tỷ giá.

Phần thông tin thanh toán​

Thông tin thanh toán dùng để cập nhật "Mã thanh toán", "Số chứng từ","Ngày chứng từ" trong trường hợp sử dụng loại phiếu thu 2 và có chọn "Theo dõi thanh toán".
Các thông tin này sẽ được lưu lại trong chi tiết thanh toán và xử lý thanh toán tương đương như hóa đơn công nợ.

Phần thông tin chứng từ gốc​

Phần thông tin chứng từ gốc dùng để lưu các thông tin số lượng chứng từ kèm theo và ghi chú các chứng từ, thông tin này dùng để in chứng từ.

Chi tiết các thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ”