Nhảy tới nội dung

Phiếu chi tiền mặt

Màn hình nhập liệu phiếu chi - loại chứng từ 1​

Loại chứng từ 1- “Chi chi tiết theo hoá đơn” sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi việc thanh toán công nợ chi tiết theo từng hóa đơn và bộ phận kế toán tiền mặt tiền gửi kiêm luôn chức năng theo dõi việc thanh toán chi tiết theo từng hóa đơn từ phiếu chi.
Khi chi tiền chi tiết theo hóa đơn ta phải chỉ rõ là chi tiền cho hóa đơn nào. Trong trường hợp chi tiền cho nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn.

Giải thích chi tiết các trường phiếu chi - loại chứng từ 1​

Số HĐ

Số của các hóa đơn mà khách hàng chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán hết. Số hóa đơn sẽ được lấy từ danh sách các hóa đơn chưa tất toán của nhà cung cấp.

Ngày HĐ

Ngày lập hóa đơn.

Ngày hạch toán

Ngày hạch toán (ghi sổ kế toán) của phiếu chi.

Tài khoản có

Mã số của tài khoản ghi nợ trong định khoản hóa đơn công nợ phải trả. Tài khoản ghi trên hóa đơn tự động trả về và không nhập được trên phiếu chi.

Tiền/TiềnNT

Thanh toán trong lần hiện tại theo đồng tiền giao dịch của phiếu chi.

Thanh toán qui đổi

Nếu đồng tiền giao dịch của phiếu chi khác với đồng tiền giao dịch của hóa đơn thì chương trình sẽ cho phép cập nhật trường này để nhập số tiền qui đổi ra đồng tiền giao dịch của hóa đơn. Ngược lại, nếu đồng tiền giao dịch của phiếu chi giống với đồng tiền giao dịch của hóa đơn thì chương trình sẽ không cho cập nhật trường này.

Lưu ý:

  • Trong trường hợp sử dụng mã tiền tệ khác mã tiền tệ hạch toán, cần nhập "TiềnNT" hoặc "Quy đổi" để lưu giá trị nguyên tệ trên sổ cái, tiền hạch toán sẽ nhập vào trường "Tiền";
  • Trong trường hợp sử dụng mã tiền tệ cùng mã tiền tệ hạch toán, cần nhập tiền hạch toán vào trường "Tiền", giá trị nguyên tệ vào "Quy đổi".

Ví dụ:
01. Hóa đơn 100 USD, tỷ giá 20.000/USD, thanh toán 2.000.000 VND: nhập quy đổi=100USD, tiền=2.000.000,
02. Hóa đơn 100 USD, tỷ giá 20.000/USD, thanh toán 100 USD: nhập tiềnNT=100, quy đổi=100, Tiền=2.000.000
03. Hóa đơn 1.000.000 VND, thanh toán 1.000.000 VND: Nhập trường tiền 1.000.000
04. Hóa đơn 1.100.000 VND, tỷ giá 20.000/USD, thanh toán bằng 50 USD: nhập tiềnNT=50, quy đổi=1.000.000, Tiền=1.100.000

Lưu ý:
Chương trình cho phép thanh toán chéo hai đồng ngoại tệ khác nhau trên phiếu chi, giấy báo nợ mã giao dịch loại 1;
Trong trường hợp này, khi tính chênh lệch tỷ giá sẽ so sánh giữa tiền thanh toán/tiền quy đổi và tỷ giá hóa đơn để xác định chênh lệch;
Tỷ giá ghi sổ của tài khoản có sẽ được tính toán lại và cập nhật vào phần thông tin chung của phiếu.

Ví dụ:
Đồng hạch toán là VND;
Hóa đơn mua hàng có công nợ với nhà cung cấp, số tiền: 100 USD (tỷ giá 20.000);
Chứng từ thanh toán phiếu chi hoặc giấy báo nợ, số tiền: 50 AUD (tỷ giá 24.000);
Thanh toán qui đổi USD (người dùng tự nhập) = số tiền thanh toán AUD * tỷ giá quy đổi;

  • Tỷ giá qui đổi AUD/USD = 24.000/21.998 = 1.091 (21.998 là tỷ giá USD tại thời điểm thanh toán);
  • Thanh toán qui đổi = 50*1.091 = 54.55 USD.
    Với số tiền qui đổi 54.55 USD, chương trình tính toán như sau:
    50 * 24.000 = 1.200.000 VND;
    54.55 * 20.000 = 1.091.000 VND;
    Vậy với việc chi bằng AUD, chương trình sẽ tính ra được chênh lệch lỗ: 1.200.000 - 1.091.000 = 109.000 VND. Diễn giải

Diễn giải về nội dung phát sinh. Diễn giải được ghi và làm ghi chú trong sổ cái.

Vụ việc/Phí

Vụ việc/Phí có liên quan (nếu có quản lý nghiệp vụ theo vụ việc/phí).

Lưu ý:

  • Trong trường hợp sử dụng loại chứng từ bằng 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã chi cho từng hóa đơn nhưng việc phân bổ được thực hiện ở phân hệ kế toán công nợ phải trả. Chương trình sẽ liệt kê những phiếu chi đã chi trong phân hệ tiền mặt, tiền gửi và các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền chi cho các hóa đơn tương ứng.

Màn hình nhập liệu phiếu chi- loại chứng từ 2​

Giải thích chi tiết các trường - loại chứng từ 2 - Phần thông tin chung​

Mã khách

Đối tượng chi tiền. Nếu phiếu chi có liên quan đến thanh toán công nợ thì mã khách sẽ là mã nhà cung cấp, nhân viên hoặc khách hàng. Khi đó, khoản chi này sẽ được ghi vào các sổ chi tiết công nợ của mã đối tượng công nợ. Trong những trường hợp chi thẳng như mua hàng hóa dịch vụ trả tiền ngay, mã khách chỉ là thông tin tham khảo hoặc có thể được dùng cho các bảng kê chứng từ thuế GTGT sau này. Mã khách được chọn nhập từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp.

Địa chỉ/Người nhận tiền

Thông tin tham khảo thêm trong giấy báo nợ.
Địa chỉ/Người nhận tiền được trả về tự động theo mã khách đã chọn ở trên nếu mã khách có khai báo trường “Đối tác” và có thể nhập lại. Trường này được khai báo sử dụng hay không sử dụng trong “Khai báo các màn hình nhập chứng từ”.

Lý do chi

Thông tin tham khảo thêm trong phiếu chi.

Tài khoản có

Tài khoản ghi có, thông thường là tài khoản tiền mặt.

Loại phiếu chi

Loại phiếu chi. Tùy theo tính chất nghiệp vụ sẽ dùng các loại phiếu chi khác nhau. Có các loại phiếu chi sau:

  •  1- "Chi tiết theo hóa đơn";
  • 2- “Chi cho khách hàng”: sử dụng trong trường hợp bộ phận kế toán tiền mặt tiền gửi chỉ thực hiện chi cho đối tượng công nợ theo số duyệt. Việc phân bổ thanh toán công nợ chi tiết theo từng hóa đơn (nếu có) được thực hiện ở bộ phận xử lý công nợ chuyên biệt.
  • 3- “Chi cho các khách hàng”: sử dụng trong trường hợp chi cho một đối tượng đại diện nhận tiền nhưng phải theo dõi công nợ trên nhiều đối tượng công nợ khác.
  • 5– “Chi ngoại tệ tỷ giá ghi sổ sử dụng pp trung bình”: sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ có tính tỷ giá giá ghi sổ theo phương pháp trung bình tháng.
  • 9- “Chi khác”: sử dụng trong trường hợp chi thanh toán thẳng. Loại này được sử dụng phổ biến nhất.

Liên quan cách ứng dụng chênh lệch tỷ giá trong việc chọn lựa loại phiếu chi loai 2 hay 5, cần lưu ý:

  • Chọn loại 2: khi cần tỷ giá ghi sổ ngay tại thời điểm lập chứng từ và in với tỷ giá tính được;
  • Chọn loại 5: tỷ giá ghi sổ cập nhật tại thời điểm tính tỷ giá, tỷ giá in khi lập chứng từ và in sẽ tạm tính theo tỷ giá giao dịch.
    Trong các chứng từ thu chi, tỷ giá ghi sổ các tài khoản gốc ngoại tệ sẽ được áp lại chứng từ và tạo chênh lệch nếu có, công thức tính toán đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn khác về phân hệ vốn bằng tiền”.

Số phiếu chi / Ngày lập / Ngày hạch toán

Thông tin về số phiếu chi, số phiếu chi được chương trình tự động đánh tăng lên 1 khi nhập chứng từ mới nhưng người sử dụng được sửa lại. Nếu có sử dụng quyển chứng từ thì sẽ cho phép chọn trong quyển.
Ngày lập phiếu chi chỉ để tham khảo chứ không dùng trong tính toán. Khi tính toán thì chương trình sẽ dùng ngày hạch toán. Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày đã khóa sổ.

Mã ngoại tệ / Tỷ giá gs/ Tỷ giá

Mã của loại tiền giao dịch của chứng từ hiện thời. Mã ngoại tệ chọn nhập từ danh mục tiền tệ.
Tỷ giá ghi sổ được tự động tính theo phương pháp chọn trước trong danh mục tài khoản. Trong trường hợp mã ngoại tệ là đồng hạch toán, tỷ giá ghi sổ sẽ là 1.

Chú ý:

  • Trường tỷ giá và tỷ giá ghi sổ sẽ chuyển đổi vị trí cho nhau (vị trí hiệu lực và vô hiệu) trong từng loại chứng từ cụ thể:
  • Loại 1/2/5: Nhập tỷ giá ghi sổ;
  • Loại 3/9: Nhập tỷ giá.
  • Mặc dù tỷ giá ghi sổ được chương trình tính toán, nhưng người dùng buộc phải nhập số bất kỳ vào trường này. Theo dõi thanh toán

Xử lý đối với các khoản chi cho vay, tạm ứng như là hoá đơn (thuộc phân hệ kế toán phải thu). Phục vụ lên các báo cáo phân tích tuổi nợ, báo cáo chi tiết thanh toán theo từng khoản cho vay, tạm ứng.
Chương trình ngầm định gán số chứng từ, ngày hạch toán ở phần thông tin chung vào các trường số chứng từ, ngày chứng từ tương ứng trong phần “Thanh toán” và được phép sửa lại. Riêng trường “Mã thanh toán” thì được ngầm định lấy từ danh mục khách hàng (nhà cung cấp).

Sửa tỷ giá ghi sổ

Xử lý để sửa tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền. Có thể sửa tỷ giá ghi sổ đã được tính tự động bởi chương trình bằng tỷ giá tùy ý. Khi tính tỷ giá cuối tháng, chương trình sẽ không cập nhật lại tỷ giá tính được cho những chứng từ này.
Nếu tài khoản đối ứng là tài khoản công nợ gốc ngoại tệ thì tỷ giá ghi sổ cuối tháng của cả 2 tài khoản sẽ loại phiếu này ra khi tính toán

Tiền

Số phát sinh theo đồng tiền hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì không hiện trường này. Trường này bằng số tiền ngoại tệ nhân với tỷ giá quy đổi nhưng được phép sửa.

Thuế

Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán. Tiền thuế (theo đồng tiền hạch toán)=Tiền hàng (theo đồng tiền hạch toán) * Thuế suất tương ứng với mã thuế được nhập. Nếu muốn thì người sử dụng có thể sửa lại tiền thuế này. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì không hiện trường này.

Thanh toán

Tổng thanh toán theo đồng tiền hạch toán. Tùy theo cách tính thuế mà tổng thanh toán sẽ được tính bằng những công thức khác nhau

Giải thích chi tiết các trường - loại chứng từ 2 - Phần thông tin chi tiết​

Tài khoản nợ

Mã số của tài khoản ghi nợ trong định khoản nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản nợ được chọn trong danh mục tài khoản.

Diễn giải

Diễn giải về nội dung phát sinh. Dòng diễn giải này sẽ được chuyển vào sổ cái.

Tiền (ngoại tệ xxx)

xxx - mã đồng tiền giao dịch. Số phát sinh theo đồng tiền giao dịch. Trong trường hợp ngoại tệ, tiền sẽ được tính toán theo công thức [tiền xxx * tỷ giá]. Tuy nhiên nếu số tiền thực tế của giao dịch [xxx * tỷ giá] thì có thể nhập trực tiếp giá trị trường tiền. Có thể nhập số âm.
Trong loại phiếu chi số 2 cần nhập tỷ giá ghi sổ (chương trình sẽ tính tức thời đến thời điểm nhập chứng từ)

Vụ việc

Nếu cần chi theo các vụ việc thì cần chọn nhập từ trường này.

Màn hình nhập liệu phiếu chi- loại chứng từ 5​

Giải thích chi tiết các trường - loại chứng từ 5​

Tương tự màn hình loại chứng từ 2, nhưng không cần nhập tỷ giá ghi sổ ngay, tỷ giá sẽ được cập nhật định kỳ khi tính tỷ giá ghi sổ.

Màn hình nhập liệu phiếu chi- loại chứng từ 9​

Giải thích chi tiết các trường - loại chứng từ 9​

Tương tự màn hình loại chứng từ 2, nhưng cần nhập thêm thông tin thuế. Phần thông tin chứa các chứng từ thuế GTGT

Mẫu bc

Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế.
Bao gồm các loại sau:

  • 3- Hoá đơn giá trị gia tăng;
  • 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;
  • 5- Hoá đơn bán hàng thông thường.

Mã tính chất

Tính chất thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào theo qui định. Dùng để phân loại khi lên báo cáo “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)”.
Bao gồm các tính chất sau:

1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT và sử dụng cho các hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ không kê khai, nộp thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế;
2- Hàng hoá, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT;
3- Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế;
4- ...;
5- ...

Số hoá đơn/ Số seri

Số hóa đơn và số seri hóa đơn của nhà cung cấp.

Ngày hoá đơn

Ngày ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp.

Mã khách thuế

Mã của nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Ngầm định mã này sẽ là mã khách của phiếu chi nhưng có thể sửa lại được. Mã được chọn trong danh mục khách hàng. Sau khi nhập mã chương trình sẽ cập nhật các trường tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp.
Trường này có thể bỏ qua trong trường hợp ta muốn tự nhập tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp. Việc tự nhập các trường này thường sử dụng trong trường hợp nhà cung cấp lẻ.

Tên khách hàng thuế

Tên của nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Nếu không có mã thuế, có thể nhập trực tiếp.

Mã số thuế

Mã số thuế của nhà cung cấp.

Hàng hóa, dịch vụ

  • Tên (nhóm) hàng hóa, dịch vụ mua vào.

Mã thuế / Thuế suất

Mã thuế thuế GTGT. Mã thuế được chọn từ danh mục thuế suất. Sau khi nhập mã thuế chương trình sẽ xác định thuế suất và tài khoản thuế được khai báo trong danh mục mã thuế.

Thuế (ngoại tệ xxx)

Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch. Tiền thuế được xác định dựa vào thuế suất và loại hóa đơn. Có thể sửa lại tiền thuế này theo ý chủ quan của người nhập liệu.

Cục thuế

Mã của cục thuế nơi doanh nghiệp báo cáo phần thuế được khấu trừ này. Mã của cục thuế được chọn trong danh mục khách hàng.
Trường này được sử dụng trong trường hợp phải theo dõi nhiều cục thuế khác nhau. Trường hợp này thường xảy ra đối với các đơn vị xây lắp có các khế ước trải rộng trên địa bàn nhiều tỉnh.

Tiền hàng

Tổng thanh toán theo đồng tiền giao dịch.

Lưu ý:

  • Trong trường hợp sử dụng loại chứng từ bằng 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã chi cho từng hóa đơn nhưng việc phân bổ được thực hiện ở phân hệ kế toán công nợ phải trả. Chương trình sẽ liệt kê những phiếu chi đã chi trong phân hệ tiền mặt, tiền gửi và các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền chi cho các hóa đơn tương ứng.

Màn hình nhập liệu phiếu chi- loại chứng từ 3​

Giải thích thông tin các trường - loại chứng từ 3​

Trường hợp chi cho nhiều khách cũng giống như trường hợp loại phiếu chi cho một khách. Điểm khác biệt ở đây là ở mỗi dòng chi tiết hạch toán có thể nhập các mã khách khác nhau. Ngoài ra, đối với các phát sinh ngoại tệ mà dùng loại chứng từ này thì chương trình chỉ ghi nhận và hạch toán theo tỷ giá giao dịch, không tạo chênh lệch tỷ giá.

Phần thông tin thanh toán​

Thông tin thanh toán dùng để cập nhật "Mã thanh toán", "Số chứng từ","Ngày chứng từ" trong trường hợp sử dụng loại phiếu chi 2 và có chọn "Theo dõi thanh toán".
Các thông tin này sẽ được lưu lại trong chi tiết thanh toán và xử lý thanh toán tương đương như hóa đơn công nợ.

Phần thông tin chứng từ gốc​

Phần thông tin chứng từ gốc dùng để lưu các thông tin số lượng chứng từ kèm theo và ghi chú các chứng từ, thông tin này dùng để in chứng từ.

Trong các chứng từ thu chi, tỷ giá ghi sổ các tài khoản gốc ngoại tệ sẽ được áp lại chứng từ, công thức tính toán đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn khác về phân hệ vốn bằng tiền”.

Phần Khấu trừ thuế​

Nếu tham số "Hiện thẻ khấu trừ thuế trong giấy báo có/phiếu chi" là “Có” thì hiển thị thông tin “Khấu trừ thuế” trên giấy báo nợ, phiếu chi.
Bút toán này sử dụng trong các loại phiếu chi loại 2,5 và 9 khi cần ghi tăng thuế khấu trừ hoặc thanh toán thuế khấu trừ cho các loại vụ việc thuê ngoài.
Có thể không nhập dữ liệu vào thẻ này, khi đó không xử lý gì; Chuyển vào sổ cái: tương tự như phiếu kế toán tổng hợp.

Lưu ý:

  • Trong trường hợp tài khoản trong thẻ này là tài khoản công nợ, chương trình không xử lý đối với tham số “Theo dõi thanh toán trong phiếu kế toán tổng hợp”.
  • Trường “Theo dõi thanh toán” không có tác dụng đối với thẻ này;
  • Tham số “Chuyển diễn giải trong phiếu kế toán tổng hợp theo tài khoản đối ứng” có ảnh hưởng tới số thứ tự của diễn giải chi tiết và diễn giải tổng cộng;
  • Đối với mã giao dịch 2 hoặc 9, nếu đồng tiền phát sinh khác với đồng tiền hạch toán và trong ngăn “Khấu trừ thuế” tại cột “Tài khoản” có tồn tại ít nhất 1 tài khoản có gốc ngoại tệ thì chương trình sẽ không cho lưu và cảnh báo “Mã giao dịch không hợp lệ” (ví dụ bút toán ghi có thuế, ghi nợ công nợ phải trả). Điều này tương đương với việc không chấp nhận bút toán có đồng tiền ngoại tệ trong khi nhập nghiệp vụ này.

Chi tiết các thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ”