Nhảy tới nội dung

Giấy báo nợ

Màn hình nhập liệu giấy báo nợ - mã giao dịch 2, 5 và 9​

Giải thích chi tiết các trường - mã giao dịch 2, 5 và 9​

Phần thông tin chung

Mã khách

Đối tượng chi tiền. Nếu giấy báo nợ có liên quan đến thanh toán công nợ thì mã khách sẽ là mã nhà cung cấp, nhân viên hoặc khách hàng. Khi đó, khoản chi này sẽ được ghi vào các sổ chi tiết công nợ của mã đối tượng công nợ. Trong những trường hợp chi thẳng như mua hàng hóa dịch vụ trả tiền ngay, mã khách chỉ là thông tin tham khảo hoặc có thể được dùng cho các bảng kê chứng từ thuế GTGT sau này. Mã khách được chọn nhập từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp.

Người nhận tiền

Thông tin tham khảo thêm trong giấy báo nợ. Người nhận tiền được trả về tự động theo mã khách đã chọn ở trên nếu mã khách có khai báo trường “Đối tác” và có thể nhập lại. Trường này được khai báo sử dụng hay không sử dụng trong “Khai báo các màn hình nhập chứng từ”.

Lý do chi

Thông tin tham khảo thêm trong giấy báo nợ.

Tài khoản có

Tài khoản ghi có, thông thường là tài khoản tiền mặt. Tài khoản được chọn từ danh mục tài khoản.

Loại phiếu chi

Loại giấy báo nợ. Tùy theo tính chất nghiệp vụ sẽ dùng các loại giấy báo nợ khác nhau. Có các loại giấy báo nợ sau:

  • 1- “Thanh toán chi tiết theo hoá đơn”: sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi việc thanh toán công nợ chi tiết theo từng hóa đơn và bộ phận kế toán tiền gửi kiêm luôn chức năng theo dõi việc thanh toán chi tiết theo từng hóa đơn.
  • 2- “Chi cho khách hàng”: sử dụng trong trường hợp bộ phận kế toán tiền gửi chỉ thực hiện chi cho đối tượng công nợ theo số duyệt. Việc phân bổ thanh toán công nợ chi tiết theo từng hóa đơn (nếu có) được thực hiện ở bộ phận xử lý công nợ chuyên biệt.
  • 3- “Chi cho các khách hàng”: sử dụng trong trường hợp chi cho một đối tượng đại diện nhận tiền nhưng phải theo dõi công nợ trên nhiều đối tượng công nợ khác.
  • 5 – “Chi ngoại tệ tỷ giá ghi sổ sử dụng phương pháp trung bình”: sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ có tính tỷ giá giá ghi sổ theo phương pháp trung bình tháng.
  • 9- “Chi khác”: sử dụng trong trường hợp chi thanh toán thẳng. Loại này được sử dụng phổ biến nhất.

Loại giấy báo nợ ngầm định là 2. Tuy nhiên có thể sửa lại giá trị ngầm định này trong “Khai báo các màn hình nhập chứng từ”.
Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa mã giao dịch nữa. Để sửa mã giao dịch phải xóa hết các dòng chi tiết.

Số phiếu chi / Ngày lập / Ngày hạch toán

Thông tin về số giấy báo nợ, số giấy báo nợ được chương trình tự động đánh tăng lên 1 khi nhập chứng từ mới nhưng người sử dụng được sửa lại.
Ngày lập giấy báo nợ chỉ để tham khảo chứ không dùng trong tính toán. Khi tính toán thì chương trình sẽ dùng ngày hạch toán. Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày đã khóa sổ.

Mã ngoại tệ / Tỷ giá gs

Mã của loại tiền giao dịch của chứng từ hiện thời. Mã ngoại tệ chọn nhập từ danh mục tiền tệ.
Tỷ giá ghi sổ được tự động tính theo phương pháp chọn trước trong danh mục tài khoản. Trong trường hợp mã ngoại tệ là đồng hạch toán, tỷ giá ghi sổ sẽ là 1.
Con trỏ không duyệt qua trường này. Phải chọn bằng chuột để chọn loại tiền giao dịch.

Chú ý:

  • Trường tỷ giá và tỷ giá ghi sổ sẽ chuyển đổi vị trí cho nhau (vị trí hiệu lực và vô hiệu) trong từng loại chứng từ cụ thể:
  • Loại 1/2/5: Nhập tỷ giá ghi sổ;
  • Loại 3/9: Nhập tỷ giá.
  • Mặc dù tỷ giá ghi sổ được chương trình tính toán, nhưng người dùng buộc phải nhập số bất kỳ vào trường này.

Xử lý và trạng thái

Trạng thái của chứng từ hiện thời. Có các loại trạng thái sau:

  •  Chưa chuyển vào sổ cái;
  • Chuyển KTTH;
  •  Đã chuyển vào sổ cái.

Trạng thái được thiết lập khi chọn “Xử lý” trước khi lưu giấy báo nợ.

Phần thông tin chi tiết

Tài khoản nợ

Mã số của tài khoản ghi nợ trong định khoản nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản nợ được chọn trong danh mục tài khoản.

Diễn giải

Diễn giải về nội dung phát sinh. Dòng diễn giải này sẽ được chuyển vào sổ cái.

Tiền (ngoại tệ xxx)

Xxx - mã đồng tiền giao dịch. Số phát sinh theo đồng tiền giao dịch. Trong trường hợp ngoại tệ, tiền sẽ được tính toán theo công thức [tiền xxx * tỷ giá]. Tuy nhiên nếu số tiền thực tế của giao dịch [xxx * tỷ giá] thì có thể nhập trực tiếp giá trị trường tiền.

Loại HĐ

Loại hóa đơn. Trường này phục vụ cho việc cập nhật trực tiếp các thông tin liên quan đến hóa đơn đầu vào để lên bảng kê hóa đơn thuế đầu vào. Có các loại hóa đơn sau:

  • 0- “Không có hóa đơn”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn;
  • 1- “Hoá đơn GTGT đã tách ”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn theo phương pháp khấu trừ. Nếu Loại hđ=1 thì sau khi nhập thuế suất chương trình sẽ tính tiền thuế theo công thức: [Tiền thuế=Tiền hàng * Thuế suất];
  • 2- “Hoá đơn GTGT không tách thuế”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn đặc thù - những hóa đơn này đã gồm thuế GTGT (được khấu trừ) trong tổng giá trị thanh toán. Nếu Loại hđ=2 thì sau khi nhập thuế suất chương trình sẽ tính tiền thuế theo công thức: Tiền thuế=[Tổng tiền thanh toán / (1 + thuế suất)]*Thuế suất;
  • 3- “Hoá đơn bán hàng thông thường”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn theo phương pháp trực tiếp. Nếu Loại hđ=3 thì nhập thuế suất bằng 0.

Mã thuế / Thuế suất

Mã thuế thuế GTGT. Mã thuế được chọn từ danh mục thuế suất. Sau khi nhập mã thuế chương trình sẽ xác định thuế suất và tài khoản thuế được khai báo trong danh mục mã thuế.

Thuế (ngoại tệ xxx)

Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch. Tiền thuế được xác định dựa vào thuế suất và loại hóa đơn. Có thể sửa lại tiền thuế này theo ý chủ quan của người nhập liệu.

Thanh toán (ngoại tệ xxx)

Tổng thanh toán theo đồng tiền giao dịch. Tùy theo cách tính thuế mà tổng thanh toán sẽ được tính bằng những công thức khác nhau.

Tiền

Số phát sinh theo đồng tiền hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì không hiện trường này. Trường này bằng số tiền ngoại tệ nhân với tỷ giá quy đổi nhưng được phép sửa.

Thuế

Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán. Tiền thuế (theo đồng tiền hạch toán)=Tiền hàng (theo đồng tiền hạch toán) * Thuế suất tương ứng với mã thuế được nhập

Thanh toán

Tổng thanh toán theo đồng tiền hạch toán.

Mẫu bc

Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế.
Bao gồm các loại sau:

  • 3- Hoá đơn giá trị gia tăng;
  • 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;
  • 5- Hoá đơn bán hàng thông thường.

Mã tính chất

Tính chất thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào theo qui định. Dùng để phân loại khi lên báo cáo “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)”.
Bao gồm các tính chất sau:

1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT và sử dụng cho các hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ không kê khai, nộp thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế;
2- Hàng hoá, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT;
3- Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế;
4- ...;
5- ...

Số hoá đơn / Số seri

Số hóa đơn và số seri hóa đơn của nhà cung cấp.

Ngày hoá đơn

Ngày ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp.

Mã khách thuế

Mã của nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Ngầm định mã này sẽ là mã khách của giấy báo nợ nhưng có thể sửa lại được. Mã được chọn trong danh mục khách hàng. Sau khi nhập mã chương trình sẽ cập nhật các trường tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp.
Trường này có thể bỏ qua trong trường hợp ta muốn tự nhập tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp. Việc tự nhập các trường này thường sử dụng trong trường hợp nhà cung cấp lẻ.

Tên khách hàng thuế

Tên của nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Nếu không có mã thuế, có thể nhập trực tiếp.

Mã số thuế

Mã số thuế của nhà cung cấp.

Hàng hóa, dịch vụ

Tên (nhóm) hàng hóa, dịch vụ mua vào.

Cục thuế

Mã của cục thuế nơi doanh nghiệp báo cáo phần thuế được khấu trừ này. Mã của cục thuế được chọn trong danh mục khách hàng.
Trường này được sử dụng trong trường hợp phải theo dõi nhiều cục thuế khác nhau. Trường hợp này thường xảy ra đối với các công ty có các đơn vị trực thuộc ở các địa bàn khác nhau.

Theo dõi thanh toán

Xử lý đối với các khoản chi cho vay, tạm ứng như là hoá đơn (thuộc phân hệ kế toán phải thu). Phục vụ lên các báo cáo phân tích tuổi nợ, báo cáo chi tiết thanh toán theo từng khoản cho vay, tạm ứng.
Chương trình ngầm định gán số chứng từ, ngày hạch toán ở phần thông tin chung vào các trường số chứng từ, ngày chứng từ tương ứng trong phần “Thanh toán” và được phép sửa lại. Riêng trường “Mã thanh toán” thì được ngầm định lấy từ danh mục khách hàng (nhà cung cấp).

Sửa tỷ giá ghi sổ

Xử lý để sửa tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền. Có thể sửa tỷ giá ghi sổ đã được tính tự động bởi chương trình bằng tỷ giá tùy ý. Khi tính tỷ giá cuối tháng, chương trình sẽ không cập nhật lại tỷ giá tính được cho những chứng từ này.
Phần thông tin chứa các chứng từ thuế GTGT
Thông tin về hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào. Các thông tin này đã được mô tả chi tiết ở phần “Chi tiết hạch toán”.

Lưu ý:

  • Chỉ nhập các chứng từ thuế trong giấy báo nợ mã giao dịch 9 vì giấy báo nợ loại này phục vụ cho các khoản chi trả ngay.
  • Các dòng thông tin về hóa đơn thuế đầu vào đã được nhập ở “Chi tiết” sẽ được chuyển qua phần này. Chỉ cho phép thêm mới (F4), sửa, xóa (F8) các hóa đơn thuế đầu vào được nhập trực tiếp ở phần này. Nếu muốn sửa, xóa các thông tin về hóa đơn thuế đầu vào đã được nhập ở phần “Chi tiết hạch toán” thì ta phải quay trở lại phần “Chi tiết hạch toán” để sửa, xóa.
  • Trong trường hợp sử dụng mã giao dịch bằng 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã chi cho từng hóa đơn nhưng việc phân bổ được thực hiện ở phân hệ kế toán công nợ phải trả. Chương trình sẽ liệt kê những giấy báo nợ đã chi trong phân hệ tiền mặt, tiền gửi và các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền chi cho các hóa đơn tương ứng.

Màn hình nhập liệu giấy báo nợ- mã giao dịch 1​

Giải thích chi tiết các trường trong màn hình giấy báo nợ- mã giao dịch 1​

Số HĐ / Ngày HĐ / Mã nt

Số / ngày / loại tiền giao dịch của các hóa đơn của nhà cung cấp mà doanh nghiệp chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán hết. Số hóa đơn sẽ được lấy từ danh sách các hóa đơn chưa tất toán của nhà cung cấp.

Tài khoản nợ

Mã số của tài khoản ghi công ghi nhận cho hóa đơn. Tài khoản này tự động trả về và không nhập được trên giấy báo nợ.

Tiền trên HĐ

Số tiền nợ theo đồng tiền giao dịch ghi trên hóa đơn. Số tiền ghi trên hóa đơn tự động trả về và không nhập được trên giấy báo nợ.

Đã trả

Số tiền đã thanh toán cho hóa đơn. Số tiền này được chương trình tự động cập nhật căn cứ vào số tiền (được qui đổi ra đồng tiền giao dịch của hóa đơn) đã thanh toán trước đó cho hóa đơn.

Còn phải thanh toán

Số tiền còn phải thanh toán (tính theo đồng tiền giao dịch) cho hóa đơn. Số tiền này được chương trình tự động cập nhật căn cứ vào số tiền còn phải thanh toán (tính theo đồng tiền ghi trên hóa đơn) cho hoá đơn.

Thanh toán qui đổi

Nếu đồng tiền giao dịch của giấy báo nợ khác với đồng tiền giao dịch của hóa đơn thì chương trình sẽ cho phép cập nhật trường này để nhập số tiền qui đổi ra đồng tiền giao dịch của hóa đơn. Ngược lại, nếu đồng tiền giao dịch của giấy báo nợ giống với đồng tiền giao dịch của hóa đơn thì chương trình sẽ không cho cập nhật trường này.

Diễn giải

Diễn giải về nội dung phát sinh. Diễn giải được ghi và làm ghi chú trong sổ cái.

Thanh toán

Số tiền thanh toán tính theo đồng tiền hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì không hiện trường này. Trường này bằng số tiền ngoại tệ nhân với tỷ giá quy đổi nhưng được phép sửa.

(*)Chú ý:
Chương trình có chức năng gán giá trị trường thanh toán (thanh toán nt) từ giá trị của trường “còn phải thanh toán” khi nhấn phím F11 tại trường thanh toán, trong trường hợp thanh toán cùng đồng nguyên tệ (ví dụ thanh toán VND-VND, USD-USD).
Chương trình có chức năng dùng phím tắt copy số liệu ở phiếu chi có mã giao dịch số 1: Khi đứng tại ô thanh toán nhấn phím tắt F11 thì chương trình sẽ tự động gán số liệu từ ô “còn phải thanh toán” và cho phép sửa lại.

Sửa tỷ giá ghi sổ

Xử lý để sửa tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền. Có thể sửa tỷ giá ghi sổ đã được tính tự động bởi chương trình bằng tỷ giá tùy ý. Khi tính tỷ giá cuối tháng, chương trình sẽ không cập nhật lại tỷ giá tính được cho những chứng từ này.

Lưu ý:
Chương trình cho phép thanh toán chéo hai đồng ngoại tệ khác nhau trên phiếu chi, giấy báo nợ mã giao dịch loại 1;
Trong trường hợp này, khi tính chênh lệch tỷ giá sẽ so sánh giữa tiền thanh toán/tiền quy đổi và tỷ giá hóa đơn để xác định chênh lệch;
Tỷ giá ghi sổ của tài khoản có sẽ được tính toán lại và cập nhật vào phần thông tin chung của phiếu.

Ví dụ:
Đồng hạch toán là VND;
Hóa đơn mua hàng có công nợ với nhà cung cấp, số tiền: 100 USD (tỷ giá 20.000);
Chứng từ thanh toán phiếu chi hoặc giấy báo nợ, số tiền: 50 AUD (tỷ giá 24.000);
Thanh toán qui đổi USD (người dùng tự nhập) = số tiền thanh toán AUD * tỷ giá quy đổi;

  • Tỷ giá qui đổi AUD/USD = 24.000/21.998 = 1.091 (21.998 là tỷ giá USD tại thời điểm thanh toán);
  • Thanh toán qui đổi = 50*1.091 = 54.55 USD.
    Với số tiền qui đổi 54.55 USD, chương trình tính toán như sau:
    50 * 24.000 = 1.200.000 VND;
    54.55 * 20.000 = 1.091.000 VND;
    Vậy với việc chi bằng AUD, chương trình sẽ tính ra được chênh lệch lỗ: 1.200.000 - 1.091.000 = 109.000 VND.

Màn hình nhập liệu giấy báo nợ- mã giao dịch 3​

Trường hợp chi cho nhiều khách cũng giống như trường hợp loại giấy báo nợ cho một khách. Điểm khác biệt ở đây là ở mỗi dòng chi tiết hạch toán có thể nhập các mã khách khác nhau. Ngoài ra, đối với các phát sinh ngoại tệ mà dùng mã giao dịch này thì chương trình chỉ ghi nhận và hạch toán theo tỷ giá giao dịch, không tạo chênh lệch tỷ giá.