Nhảy tới nội dung

Phiếu nhập chi phí mua hàng

Đường dẫn: Phải trả → Phiếu nhập chi phí mua hàng

Mô tả các trường thông tin chung - phần trên​

Mã ncc

Mã nhà cung cấp trả lại, được nhập từ Danh mục nhà cung cấp. Trường này bắt buộc phải nhập.

Ghi chú: khi rê chuột vào trường mã khách, cho phép hiện số dư tức thời và địa chỉ của khách hàng trên màn hình.

Người giao hàng

Người giao hàng phía nhà cung cấp, trường này không bắt buộc nhập.

Diễn giải

Phần giải thích thêm thông tin của chi phí mua hàng. Trường này không bắt buộc nhập.

Tài khoản có

Tài khoản ghi có đối ứng tài khoản hàng mua. Trường này bắt buộc phải nhập. Lưu ý, phiếu nhập chi phí cũng là một trong những chứng từ sẽ bị khử bút toán trùng, do đó nếu là tài khoản tiền mặt, tiền gửi thì sẽ phải nhập bút toán tại phân hệ tiền mặt.

Mã giao dịch

Mã giao dịch của phiếu nhập chi phí mua hàng.Phiếu nhập chi phí mua hàng có 2 mã giao dịch: 1- Phát sinh trong nước, 2- Phát sinh ở nước ngoài. Mã giao dịch bắt buộc phải khai báo.
Đối với mã chi phí có tiêu thức phân bổ dựa vào giá trị thì liên quan đến mã giao dịch=1, chương trình sẽ lấy tiền hàng của vật tư, hàng hoá trong phiếu nhập cần phân bổ chi phí (không bao gồm chi phí, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có) để làm hệ số phân bổ. Ngược lại, với mã giao dịch=2 thì chương trình sẽ lấy tiền hàng thực nhập của vật tư, hàng hoá (đã bao gồm chi phí, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có) làm hệ số phân bổ.

Số hoá đơn / Số seri/ Ngày hóa đơn

Thông tin hóa đơn được lập bởi nhà cung cấp. Các thông tin này được dùng để kê khai chứng từ thuế GTGT đầu vào hoặc khai báo danh sách các hóa đơn để thanh toán chi tiết theo từng hóa đơn sau này.

Số chứng từ

Số phiếu nhập chi phí mua hàng. Số phiếu được tăng tự động tùy thuộc vào khai báo trong danh mục các chứng từ, tuy nhiên có thể nhập theo hệ thống số chứng từ đặc thù của từng doanh nghiệp.

Ngày lập / Ngày hạch toán

Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán phiếu nhập chi phí mua hàng. Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán có thể khác nhau.

Tỷ giá

Tỷ giá của ngoại tệ nếu theo dõi công nợ ngoại tệ. Sau khi chọn mã ngoại tệ, chương trình sẽ trả lại tỷ giá gần ngày lập chứng từ nhất, tuy nhiên, có thể khai báo lại tỷ giá.

Trạng thái

Trạng thái hiện tại của phiếu nhập chi phí mua hàng. Phiếu nhập chi phí mua hàng có các loại trạng thái sau:

  •  Lập chứng từ;
  • Chuyển KTTH;
  •  Đã chuyển vào sổ cái.

Xử lý

Tùy chọn xử lý trạng thái của phiếu nhập chi phí mua hàng. Tuỳ vào tùy chọn xử lý của người sử dụng, trạng thái hiện tại của phiếu nhập chi phí mua hàng sẽ thay đổi tương ứng.

Mô tả các trường ngăn Chi tiết​

Mã hàng

Mã vật tư trong phiếu nhập hoặc hóa đơn cần phân bổ.

Đvt

Đơn vị tính của vật tư hàng hóa, có thể được lấy mặc nhiên như trong danh mục vật tư nhưng cũng có thể thay đổi qua đơn vị tính quy đổi trong những trường hợp đặc biệt.

Mã kho / Mã vị trí / Mã lô/ Số lượng

Những thông tin được chuyển từ hóa đơn cần phân bổ, không thể sửa những trường này.

Vụ việc

Vụ việc mua hàng… liên quan đến vật tư nhập hàng.

Chi phí

Chi phí đã được phân bổ chi tiết cho các mặt hàng trong hóa đơn.

Tk nợ

Tài khoản này được trả về theo tài khoản vật tư trong phần cập nhật phiếu nhập mua hàng trước đó và không được phép sửa.

Hóa đơn/ Dòng

Số hoá đơn và số dòng trên hoá đơn. Trường này chỉ hiện giá trị nếu phiếu nhập lấy số liệu từ hoá đơn.

Mô tả các trường ngăn Chi phí​

Tab chi phí dùng để cập nhật các chi phí phát sinh liên quan đến việc mua hàng.

Mã chi phí

Mã chi phí được kèm theo hóa đơn, được lấy từ Danh mục chi phí.

Tiền

Tiền chi phí liên quan đến việc mua hàng. Các khoản theo từng mã chi phí sẽ được phân bổ cho từng vật tư trong hóa đơn theo tiêu thức phân bổ đặc trưng của từng mã phí. Tiêu thức phân bổ phụ thuộc vào việc lập danh mục phí.

Mô tả các trường ngăn thuế GTGT​

Thông tin về thuế được chuyển từ phần thông tin chung. Tuy nhiên, cũng có thể sửa một số thông tin không được nhập trước đó hoặc trong một số trường hợp đặc biệt.

Mẫu bc

Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế.

Bao gồm các loại sau:

  • 3- Hoá đơn giá trị gia tăng (ngầm định);
  • 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;
  • 5- Hoá đơn bán hàng thông thường.

Mã tính chất

Tính chất thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào theo qui định. Dùng để phân loại khi lên báo cáo “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)”.
Bao gồm các tính chất sau:

1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT và sử dụng cho các hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ không kê khai, nộp thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế;
2- Hàng hoá, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT;
3- Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế;
4- ...;
5- ...

Số hóa đơn/ Số seri/ Ngày hoá đơn

Những thông tin này được ngầm định chuyển từ phần thông tin chung sang và được phép sửa lại.

Mã nhà cung cấp/ Tên nhà cung cấp / Mã số thuế / Tên hàng hóa – dịch vụ

Các thông tin về nhà cung cấp và loại hàng hóa của hóa đơn.

Mã thuế / Tk thuế

Thông tin được chọn nhập từ danh mục thuế suất thuế GTGT.

Cục thuế

Cơ quan thuế Nhà nước, nơi doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế.

Ghi chú

Phần diễn giải thêm.

Mô tả các trường thông tin chung - phần dưới​

Mã t.toán

Chọn từ danh mục thanh toán.

Một số thao tác cơ bản khi lập phiếu nhập chi phí mua hàng​

Tạo phiếu nhập chi phí mua hàng từ số liệu hóa đơn

Tạo mới phiếu nhập chi phí mua hàng, nhấn phải chuột vào phần thông tin chung, chọn chức năng “Lấy số liệu từ hóa đơn” (hoặc nhấn phím F5). Sau khi chọn được hóa đơn. Nhấn chọn tùy chọn cập nhật vào phiếu để chương trình tự động cập nhật vào phiếu nhập chi phí mua hàng những dòng hàng hóa đã chọn từ hóa đơn.

Phân bổ chi phí cho các mặt hàng

Chọn ngăn (tab) “Chi phí”, sau khi khai báo các mã và tiền chi phí, nhấn phím F9- “Phân bổ”. Các khoản theo từng mã chi phí sẽ được phân bổ cho từng vật tư trong hóa đơn theo tiêu thức phân bổ đặc trưng của từng mã phí. Tiêu thức phân bổ phụ thuộc vào việc lập danh mục phí.

Xem và sửa kết quả phân bổ chi phí cho các mặt hàng

Chương trình cho phép sửa lại giá trị đã được phân bổ cho các mặt hàng. Để xem và sửa, nhấn phím F3- “Sửa phân bổ”, một màn hình chứa thông tin phân bổ chi tiết sẽ hiện lên. Trong màn hình này, chỉ được sửa số tiền phân bổ chi tiết, các thông tin khác như số tiền các loại phí, các tiêu thức tính toán như thể tích, khối lượng, số lượng…do hệ thống tính toán.

Lưu ý là tổng số tiền theo các loại phí đã được phân bổ vừa đủ cho các chi tiết theo mặc nhiên. Trong trường hợp sửa lại, cũng phải bảo đảm yêu cầu này, nếu không chương trình sẽ thông báo “Tiền chi phí không đúng hoặc chưa phân bổ”.

Chọn xử lý chứng từ trước khi lưu

Thông thường, trạng thái sau khi lập hóa đơn sẽ là “Lập ct”. Nhưng có thể chọn mức trạng thái chỉ là “Chuyển KTTH” hoặc “Chuyển sổ cái”, việc này phụ thuộc vào quy trình cụ thể của từng doanh nghiệp.

Chi tiết các thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ”