Bút toán điều chỉnh giảm công nợ

Bút toán điều chỉnh giảm công nợ được sử dụng để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh điều chỉnh các khoản phải trả như giảm giá hàng mua, chiết khấu do thanh toán sớm cho nhà cung cấp và các khoản tăng giảm do các nguyên nhân khác.
Điểm đặc trưng của chứng từ này là có thể thực hiện giảm trực tiếp cho hoá đơn, hoặc giảm theo nhà cung cấp. Trường hợp giảm theo nhà cung cấp và có theo dõi công nợ chi tiết theo hoá đơn thì phải thực hiện phần bổ cho hoá đơn.

Giải thích các trường thông tin chung

Mã khách

Mã của nhà cung cấp cần điều chỉnh giảm. Mã này được chọn từ danh mục nhà cung cấp.

Ghi chú: khi rê chuột vào trường mã khách, cho phép hiện số dư tức thời và địa chỉ của khách hàng trên màn hình. Loại chứng từ

1 – Điều chỉnh chi tiết theo hoá đơn, 2 – Điều chỉnh theo nhà cung cấp, 3 – Điều chỉnh cho nhiều nhà cung cấp, 5 – Điều chỉnh theo nhà cung cấp (đối với phát sinh ngoại tệ tính tỷ giá ghi sổ theo phương pháp trung bình tháng), 9 – Điều chỉnh khác.
Loại chứng từ dùng để xác định cách thức điều chỉnh: điều chỉnh giảm trực tiếp cho hóa đơn hay chỉ điều chỉnh giảm tài khoản công nợ của nhà cung cấp hay điều chỉnh giảm cùng một lúc công nợ của nhiều nhà cung cấp. Ngầm định của chương trình là loại 2. Tuy nhiên có thể sửa lại giá trị ngầm định này trong “Khai báo các màn hình nhập chứng từ”.

Tài khoản có

Tài khoản ghi có trong định khoản để phản ánh nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản có được chọn từ danh mục tài khoản.

Kèm theo

Số chứng từ gốc kèm theo

Chứng từ gốc

Mã chứng từ gốc đi kèm theo

Số chứng từ

Số chứng từ điều chỉnh được chương trình tự động đánh tăng lên 1 khi nhập chứng từ mới nhưng người sử dụng được sửa lại. Khi lưu bút toán điều chỉnh bên có chương trình sẽ kiểm tra việc trùng chứng từ đã có. Việc kiểm tra trùng số chứng từ trong 1 ngày, tháng, quý, năm hay toàn bộ cơ sở dữ liệu là tùy theo quyết định của người sử dụng.

Ngày lập

Ngày lập chứng từ là ngày ghi trên chứng từ. Ngày này chỉ để tham khảo chứ không dùng trong các xử lý, tính toán. Khi tính toán thì chương trình sẽ dùng ngày hạch toán.

Ngày hạch toán

Ngày hạch toán của chứng từ. Ngầm định chương trình sẽ gán ngày hạch toán bằng ngày lập chứng từ.

Tỷ giá

Nếu loại tiền là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá bằng 1 và không phải cập nhật trường này. Nếu tỷ giá được sửa lại (thay đổi giá trị) thì chương trình sẽ thực hiện tính toán lại các giá trị cần thiết liên quan đến tiền ngoại tệ và tiền theo đồng tiền hạch toán.

Trạng thái

Trạng thái của chứng từ hiện thời. Có các loại trạng thái sau:

•  Chưa chuyển vào sổ cái;

• Chuyển KTTH;

•  Đã chuyển vào sổ cái.

Xử lý

Phương án xử lý khi lưu chứng từ. Có các phương án sau:

•  Chưa chuyển vào sổ cái;

• Chuyển KTTH;

•  Đã chuyển vào sổ cái.

Giá trị ngầm định là "Chuyển vào sổ cái". Giá trị ngầm định có thể sửa trong phần "Khai báo các màn hình nhập chứng từ". Trường này chỉ hiển thị khi thêm mới hoặc đang sửa chứng từ. Tùy theo lựa chọn mà chương trình sẽ chuyển / không chuyển vào sổ cái khi lưu chứng từ.

Giải thích các trường chi tiết- trường hợp giảm chi tiết ngay theo hóa đơn

Số hđ

Số của các hóa đơn của nhà cung cấp mà doanh nghiệp chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán hết. Số hóa đơn sẽ được lấy từ danh sách các hóa đơn chưa tất toán.

Ngày HĐ

Ngày lập hóa đơn.

Ngày hạch toán

Ngày hạch toán (ghi sổ kế toán) của phiếu điều chỉnh công nợ.

Mã nt

Mã loại tiền giao dịch ghi trên hóa đơn.

Tk nợ

Mã số của tài khoản ghi nợ trong định khoản nghiệp vụ phát sinh giảm công nợ nhà cung cấp. Tài khoản nợ được chương trình tự động cập nhật căn cứ vào tài khoản công nợ được dùng để phản ánh nghiệp vụ phát sinh khi có hóa đơn. Tài khoản nợ trong trường hợp này không thể nhập mà được lấy theo hóa đơn.

Tiền trên hđ

Số tiền theo đồng tiền giao dịch ghi trên hóa đơn. Số tiền này được chương trình tự động cập nhật căn cứ vào số tiền theo đồng tiền giao dịch của hóa đơn.

Đã trả

Số tiền đã thanh toán cho hóa đơn. Số tiền này được chương trình tự động cập nhật căn cứ vào số tiền (được qui đổi ra đồng tiền giao dịch của hóa đơn) đã thanh toán cho hóa đơn.

Còn phải thanh toán

Số tiền còn phải thanh toán (tính theo đồng tiền giao dịch) cho hóa đơn. Số tiền này được chương trình tự động cập nhật căn cứ vào số tiền còn phải thanh toán (tính theo đồng tiền ghi trên hóa đơn) cho hoá đơn.

Thanh toán ngoại tệ

Thanh toán theo đồng tiền giao dịch của bút toán điều chỉnh bên nợ.

Thanh toán quy đổi

Nếu đồng tiền giao dịch của bút toán điều chỉnh bên nợ khác với đồng tiền giao dịch của hóa đơn thì chương trình sẽ cho phép cập nhật trường này để nhập số tiền qui đổi ra đồng tiền giao dịch của hóa đơn. Ngược lại, nếu đồng tiền giao dịch của bút toán điều chỉnh bên nợ giống với đồng tiền giao dịch của hóa đơn thì chương trình sẽ không cho cập nhật trường này.

Diễn giải

Diễn giải về nội dung phát sinh. Diễn giải này sẽ được dùng để chuyển làm diễn giải trong sổ cái.

Thanh toán

Số tiền thanh toán tính theo đồng tiền hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì không hiện trường này. Trường này bằng số tiền ngoại tệ nhân với tỷ giá quy đổi nhưng được phép sửa.

Giải thích các trường chi tiết- trường hợp giảm và phân bổ sau

Tk nợ

Mã số của tài khoản ghi nợ trong định khoản nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản có được chọn trong danh mục tài khoản.

Diễn giải

Diễn giải về nội dung phát sinh. Dòng diễn giải này sẽ được chuyển vào sổ cái.

Tiền ngoại tệ

Số phát sinh theo đồng tiền giao dịch. Nếu có sự thay đổi giá trị tiền ngoại tệ thì sẽ tính toán lại giá trị tiền=tiền ngoại tệ * tỷ giá.

Tiền

Số phát sinh theo đồng tiền hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì không hiện trường này. Trường này bằng số tiền ngoại tệ nhân với tỷ giá quy đổi nhưng được phép sửa.

Một số thao tác cơ bản

Tính tỷ giá tức thời

Tương tự như phiếu chi, chứng từ điều chỉnh công nợ phải trả cho phép tính chênh lệch tỷ giá giữa tỷ giá ghi sổ và tỷ giá giao dịch thực tế. Nhấn phím F5 để tính tỷ giá của các tài khoản gốc ngoại tệ tham gia hạch toán trên chứng từ.

Sửa tỷ giá ghi sổ

Trong trường hợp không sử dụng tỷ giá tự động để hạch toán thì có thể sửa lại bằng cách nhấn chọn xử lý “Sửa tỷ giá ghi sổ”. Khi tính tỷ giá trung bình cuối tháng thì những chứng từ này không bị cập nhật lại.
Những thao tác khác đề nghị tham khảo trong phần hướng dẫn nhập liệu chung.