Tất toán cho các hóa đơn

Đường dẫn: Phải thu → Tất toán cho các hóa đơn
Chức năng này nhằm mục đích giải quyết tình trạng treo công nợ theo hóa đơn mà trên thực tế các hóa đơn này không còn truy thu, còn phải thu với số tiền không đáng kể hoặc do khách hàng thanh toán thừa.
Việc treo công nợ của những hóa đơn này làm phản ánh không đúng tình hình nợ của khách hàng.

Lưu ý:
Nếu doanh nghiệp không có nhu cầu theo dõi công nợ và thanh toán công nợ chi tiết theo hoá đơn thì không cần phải thực hiện chức năng này. Trước khi thực hiện chức năng này cần phải khai báo tài khoản doanh thu tất toán và tài khoản chi phí tất toán trong danh mục các tham số tùy chọn phần tổng hợp.

Ví dụ:
Khách hàng A có tình trạng công nợ vào ngày 01/02/2006 theo hóa đơn như sau:

Số còn phải thu của khách hàng A trên bảng kê công nợ theo hóa đơn vào ngày 01/02/2006 là 1 000 + 1 500 000=1 501 000.
Số dư nợ của khách hàng A trên sổ chi tiết công nợ tài khoản 131 vào ngày 01/02/2006 là 1 000 – 2 000 + 1 500 000=1 499 000
Cuối tháng 02/2006 thực hiện chức năng tất toán cho 2 hóa đơn 001, 002. Bảng kê công nợ chi tiết theo hóa đơn sẽ thể hiện như sau:

Sổ chi tiết công nợ khách hàng A từ ngày 01/02/2006 đến 28/02/2006 thể hiện như sau:
Số dư có đầu kỳ: 1 000

Số dư nợ cuối kỳ: 1 500 000

Màn hình tất toán cho các hóa đơn

Giải thích các trường

Các trường trên màn hình lọc

Ngày chứng từ từ/đến

Ngày chứng từ hóa đơn

Số chừng từ từ/đến số

Số chứng từ hóa đơn

Mã khách

Mã khách hàng giới hạn

Tài khoản

Tài khoản theo dõi công nợ khách hàng

Mã ngoại tệ

Mã ngoại tệ cửa chứng từ dùng để tất toán

Đơn vị

Đơn vị cơ sở của chứng từ được tất toán

Người sử dụng

Chương trình cho tùy chọn lọc theo người sử dụng hay không lọc theo người sử dụng.

Trạng thái

Ngầm định chương trình để ở trạng thái 1. Nếu chọn trạng thái 0 thì bút toán phân bổ này chỉ hiện lên khi cập nhật danh mục và khi lên báo cáo, không hiện lên khi nhập số liệu.

Các trường trong màn hình thêm tất toán

Ngày hđ, Mã ct, Số ct, Mã khách, Tên khách, Tài khoản

Các thông tin chung về chứng từ hóa đơn

Số tiền

Số tiền tổng thanh toán trên hóa đơn

Đã thanh toán

Số đã được thu (thanh toán) đến ngày cuối của kỳ, năm trên màn hình lọc

Còn lại

Số tiền còn phải thu. Số phải thu này có thể âm ( - ) hoặc dương (+) tùy trường hợp thu thừa hoặc thu thiếu.

Các thao tác

Chọn chứng từ để thực hiện tất toán

Có thể kích chọn từng chứng từ hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt để chọn tất Ctrl + A hoặc hủy tất Ctrl + U.

Xóa chứng từ tất toán

Thực hiện xóa chứng từ tất toán bằng nhấn nút trên thanh công cụ hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + F8

Tạo chứng từ tất toán Thực hiện tạo chứng từ tất toán bằng nhấn nút trên thanh công cụ hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + F9 In bút toán tất toán In các bút toán tất toán bằng cách nhấn nút trên thanh công cụ hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + P