Thuyết minh báo cáo tài chính – dạng xuất Excel

Đặc tính: Đặc tính cơ bản của báo cáo này là không được in trực tiếp từ chương trình mà chương trình chỉ hỗ trợ lên số liệu và đẩy trực tiếp vào tệp bảng tính mẫu đã được khai báo ngầm định trước đó. Người dùng tuỳ ý chỉnh sửa và in báo cáo từ bảng tính.
Khai báo: Tương ứng với từng mẫu báo cáo, chương trình cho phép khai báo chỉ tiêu cần lấy, bằng cách kích vào nút “Tạo mẫu báo cáo” ở màn hình điều lọc nằm ở góc phải, sẽ cho sửa chỉ tiêu đã khai báo trước cho từng mẫu báo cáo.

Màn hình khai báo mẫu:

Giải thích các trường thông tin:

Các thông tin khai báo trên màn hình tương tự như khai báo các báo cáo tài chính. Riêng những thông tin sau cần lưu ý:

Stt

Trình tự sắp xếp trong trang in, số thứ tự nhỏ thì được xếp phía trên.

Mã số

Quy định thành phần tham gia trong các biểu thức tính toán, trong loại này, mã số là không cần thiết.

Loại chỉ tiêu

Có 3 loại:

• Chỉ tiêu đơn: dùng để khai báo các chỉ tiêu dạng 2 cột năm nay/năm trước (hoặc cuối năm/đầu năm).
• Chỉ tiêu dựng cột: dùng để khai báo các chỉ tiêu dạng nhiều cột như: “Tăng giảm tài sản cố định hữu hình (vô hình, thuê tài chính)”, “Đối chiếu biến động vốn chủ sở hữu”.
• Chỉ tiêu tăng giảm: dùng để khai báo các chi tiêu dạng 4 cột như: “Tăng giảm bất động sản đầu tư”.

Cách tính

Có 4 cách tính:

• Tính theo công thức được quy định ở phần công thức;
• Tính theo số dư tài khoản ở trường tài khoản;
• Tính theo số phát sinh tài khoản quy định ở trường tài khoản;
• Do người dùng tự nhập vào.

Số liệu

Kỳ cần lấy dữ liệu, bao gồm 2 giá trị: 1 – Kỳ này, 2 – Kỳ trước.

Nợ/có

Lấy bên nợ hay bên có của trường tài khoản.

Đầu/ Cuối

Lấy số dư đầu hay số dư cuối của trường tài khoản

Cộng/trừ

Tuỳ chọn thể hiện dấu âm hay dương cho kết quả tính toán từ chương trình.

Chỉ lấy giá trị không âm

Tuỳ chọn này là “Có” thì đối với các chỉ tiêu tính theo số dư, nếu kết quả tính toán cho ra số âm thì chương trình sẽ thể hiện bằng 0. Còn kết quả là số dương thì vẫn thể hiện bình thường.

Tài khoản

Danh sách tài khoản cần lấy số liệu. Kết quả sẽ tuỳ thuộc vào khai báo cách tính là theo số dư hay theo số phát sinh, lấy bên nợ hay bên có, dư đầu hay dư cuối…

Tài khoản đối ứng

Danh sách tài khoản đối ứng với “Danh sách tài khoản” cần lấy số liệu. Thông tin này nhập vào chỉ có ý nghĩa khi cách tính là theo số phát sinh tài khoản.

Tài khoản không tính giảm trừ

Thông tin này nhập vào có ý nghĩa khi cách tính là theo số phát sinh tài khoản.
Trong trường hợp có nhập tài khoản đối ứng, "Tài khoản không tính giảm trừ" chỉ giữ vai trò thông báo cho chương trình biết là "có giảm trừ" (nên có thể khai báo bất kỳ tài khoản nào). Khi đó, kết quả tính toán dựa vào phát sinh “Tài khoản” trừ thêm một khoản “Giảm trừ đối ứng đảo”.
Khoản giảm trừ này được tính toán như sau: lấy các phát sinh của “Tài khoản” hạch toán đối ứng với các tài khoản trong danh sách "tài khoản đối ứng", trừ phát sinh của hạch toán (đảo) giữa tài khoản và tài khoản đối ứng.

Ví dụ:
Nợ 111/Có 511: 1.000.000;(A)
Nợ 111/Có 112: 2.000.000;(B)
Có 111 / Nợ 112: 150.000.(C)
Có 111 / Nợ 642: 200.000.(D)

Khai báo chỉ tiêu xxx: bên Nợ;
Tài khoản 111;
Tài khoản đối ứng 112;
Tài khoản không tính giảm trừ có thể khai báo bất kỳ tài khoản nào.

Khi đó chỉ tiêu xxx sẽ có kết quả là 2.000.000(B) - 150.000(C) = 1.850.000.

Trong trường hợp không nhập tài khoản đối ứng, "Tài khoản không tính giảm trừ" giữ vai trò thông báo cho chương trình biết chính xác những hạch toán đối ứng giữa tài khoản và tài khoản không giảm trừ bên vế đảo ngược (tức là nếu tài khoản lấy bên Nợ thì tính giảm trừ bên có). Khi đó, kết quả tính toán dựa vào phát sinh “Tài khoản” trừ thêm một khoản “Giảm trừ đảo”.
Khoản giảm trừ này được tính toán như sau: lấy tổng phát sinh của “Tài khoản” hạch toán đối ứng với mọi tài khoản, trừ phát sinh vế đảo nhưng không trừ hạch toán (đảo) giữa tài khoản và danh sách "Tài khoản không tính giảm trừ".

Ví dụ:
Cũng dùng các cặp hạch toán ABCD như trên

Khai báo chỉ tiêu yyy: bên Nợ;
Tài khoản 111;
Tài khoản đối ứng: không khai báo;
Tài khoản không tính giảm trừ là 642.

Khi đó chỉ tiêu xxx sẽ có kết quả là 2.000.000(A) + 1.000.000(B) - 150.000(C) = 2.850.000.

Cách khai báo này hữu ích trong trường hợp số lượng tài khoản giảm trừ khai báo nhiều hơn tài khoản không giảm trừ. Nếu ngược lại, thì nên dùng cách lấy trực tiếp tài khoản và tài khoản đối ứng.

Lấy chi tiết một vế của các đối tượng công nợ

Tuỳ chọn này là “Có” thì đối với các tài khoản công nợ được khai báo có thể có số dư 2 bên (do có đối tượng dư nợ, đối tượng dư có), chương trình chỉ lấy số dư nợ hoặc số dư có theo đúng nhóm đối tượng dư nợ/dư có tương ứng mà không bù trừ số dư giữa các đối tượng công nợ này với nhau.

Hiện kết quả chi tiết theo đối tượng công nợ

Tuỳ chọn này là “Có” thì đối với các khai báo là tài khoản công nợ, chương trình sẽ hiện kết quả số dư của các tài khoản công nợ chi tiết theo từng đối tượng công nợ (khách hàng/nhà cung cấp).

Hiện kết quả chi tiết theo công trình, vụ việc

Chỉ được phép cập nhật khi “Cách tính” là 1 – “Theo số dư” và “Loại chỉ tiêu” là 1 – “Chỉ tiêu đơn”.
Tuỳ chọn này là “Có” thì đối với các khai báo là tài khoản thường, chương trình sẽ hiện kết quả số dư theo vụ việc.

Hiện kết quả chi tiết theo khoản mục phí

Chỉ được phép cập nhật khi “Cách tính” là 2 – “Theo số phát sinh” và “Loại chỉ tiêu” là 1 – “Chỉ tiêu đơn”.
Tuỳ chọn này là “Có”, chương trình sẽ hiện kết quả số phát sinh chi tiết cho từng mã phí. Căn cứ để lấy số liệu là dựa thông tin ở các trường: tài khoản, tài khoản đối ứng, tài khoản không tính giảm trừ.

Tỷ lệ giới hạn (%)

Chỉ được nhập khi một trong các thông tin sau chọn “Có”: “Hiện kết quả chi tiết theo đối tượng công nợ”, “Hiện kết quả chi tiết theo công trình, vụ việc”, “Hiện kết quả chi tiết theo khoản mục phí”. Ngầm định là 10.
Chỉ hiện số dư của các đối tượng có giá trị lớn hơn hoặc bằng “Tỷ lệ giới hạn (%)” của Tổng số dư tài khoản khai báo, các đối tượng có giá trị nhỏ hơn thì không hiện chi tiết mà chỉ hiện một dòng với tên cứng là “Các khoản phải thu khách hàng khác” (ứng với đối tượng là mã khách), “Các công trình khác” (ứng với đối tượng là vụ việc), “Các chi phí khác” (ứng với đối tượng là mã phí).

Công thức

Quy định biểu thức tính toán của các chỉ tiêu thông qua mã số. Công thức này chỉ tác dụng trong trường hợp cách tính là tính theo công thức. Biểu thức tính toán này chỉ thực hiện với các tính toán cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/) và các mã số phải được đặt trong dấu ngoặc vuông ([]).