Tất toán cho các hóa đơn

Chức năng này nhằm mục đích giải quyết tình trạng treo công nợ theo hóa đơn mà trên thực tế các hóa đơn này đã được nhà cung cấp xóa nợ, còn phải trả với số tiền không đáng kể hoặc do thanh toán thừa cho nhà cung cấp.
Việc treo công nợ của những hóa đơn này làm phản ánh không đúng tình hình nợ của công ty với nhà cung cấp.

Lưu ý:

• Nếu doanh nghiệp không có nhu cầu theo dõi công nợ và thanh toán công nợ chi tiết theo hoá đơn thì không cần phải thực hiện chức năng này. Trước khi thực hiện chức năng này cần phải khai báo tài khoản doanh thu tất toán và tài khoản chi phí tất toán trong danh mục các tham số tùy chọn phần tổng hợp.
• Lập luận này dùng chung cho phân hệ phải thu và phải trả

Ví dụ: Tình trạng công nợ của công ty đối với nhà cung cấp A vào ngày 01/02/2006 theo hóa đơn như sau:

Số còn phải trả nhà cung cấp A trên bảng kê công nợ theo hóa đơn vào ngày 01/02/2006 là 1 000 + 1 500 000=1 501 000.
Số dư có của nhà cung cấp A trên sổ chi tiết công nợ tài khoản 331 vào ngày 01/02/2006 là 1 000 – 2 000 + 1 500 000=1 499 000
Cuối tháng 02/2006 thực hiện chức năng tất toán cho 2 hóa đơn 001, 002. Bảng kê công nợ chi tiết theo hóa đơn sẽ thể hiện như sau:

Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp A từ ngày 01/02/2006 đến 28/02/2006 thể hiện như sau:
Số dư nợ đầu kỳ: 1 000

Số dư có cuối kỳ: 1 500 000

Màn hình tất toán cho các hóa đơn

Giải thích các trường

Các trường trên màn hình lọc

Kỳ/năm tất toán Từ kỳ năm này, chương trình xác định ngày cuối của kỳ và năm đó cho chứng từ tất toán Ngày hóa đơn từ/đến Ngày chứng từ hóa đơn Được tt đến ngày Trường này được tự động tính dựa vào kỳ và năm tất toán Hóa đơn từ/đến số Số chứng từ hóa đơn Tài khoản Tài khoản theo dõi công nợ khách hàng Khách hàng Mã khách hàng giới hạn Nhóm khách 1,2,3 Các phân nhóm khách hàng được khai báo trong danh mục khách hàng Xem các HĐ đã tất toán Có thể hiện các chứng từ đã tất toán hay không. Có 2 tùy chọn: 0 – Không xem, 1 – Có xem.

Lưu ý:
đối với trường hợp thu tiền thừa thì mặc nhiên hóa đơn đã chuyển sang trạng thái tất toán. Muốn xử lý các khoản thu thừa phải tùy chọn là 1

Các trường trong màn hình xử lý

Chọn Chứng từ được chọn để xử lý tất toán Ngày ct, Mã ct, Số ct, Mã khách, Tên khách, Tài khoản Các thông tin chung về chứng từ hóa đơn Số tiền Số tiền tổng thanh toán trên hóa đơn Đã thu Số đã được thu (thanh toán) đến ngày cuối của kỳ, năm trên màn hình lọc Phải thu Số tiền còn phải thu. Số phải thu này có thể âm ( - ) hoặc dương (+) tùy trường hợp thu thừa hoặc thu thiếu. Hạn thanh toán, Ngày thanh toán Thời hạn thanh toán, ngày đến hạn phải thu của hóa đơn

Các thao tác

Chọn chứng từ để thực hiện tất toán Có thể kích chọn từng chứng từ hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt để chọn tất Ctrl + A hoặc hủy tất Ctrl + U Tạo chứng từ tất toán Thực hiện tạo chứng từ tất toán bằng nhấn nút trên thanh công cụ hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + F9 Xóa chứng từ tất toán Thực hiện xóa chứng từ tất toán bằng nhấn nút trên thanh công cụ hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + F8 In bút toán tất toán In các bút toán tất toán bằng cách nhấn nút trên thanh công cụ hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + P